今日から日報を始めよう！3つのメリットとは？
企業やチームで日々の進捗状況を共有するために「日報」が用いられています。ところが、上司から当たり前のように「業務終了時に日報を提出するように」といわれるだけで、具体的に何のために、何を書けばいいのか指示が曖昧なことがあります。
意味もわからず、先輩の真似をして日報を書くだけ、上司の指示でやらされて仕方なく書いている状態では「日報」を生かすことができません。改めてなぜ「日報」が大切なのかを解説します。
目次
日報のメリット１．仕事のレベルを高める
日報の一番のメリットは自分の仕事のレベルを高められることです。仕事は自分一人だけで完結するものではなく、多くの場合、チームメンバーだったり他部門の様々な関係者との共同作業によってなりたっています。
自分の仕事の進捗状況や問題・課題点を周囲の関係者と共有することで、それら関係者からのさまざまなアドバイスや、協力を得ることができます。自分の仕事の内容を周囲の誰にも知らせず、たった一人で取り組むだけでは、独りよがりな結果に偏ってしまいかねません。
仕事ができる人は、周りを巻き込むことがうまい人。周囲からさまざまなものを吸収し、応援を得て、仕事のレベルを着実に高めています。日報は「毎日仕事の状況を共有する」という仕組みにすることで、「周囲の人を巻き込む」ベースラインになります。
チーム全員が同じ仕組みを共有することで、一定レベルのコミュニケーションを担保することができます。意見をもらうこともできます。その意見を自分の仕事にフィードバックし、学びを得て、よりレベルの高い仕事ができるようになります。
日報のメリット２．チームの力を高める
日報を通じて仕事の状況がお互いに確認できるようになることで、チームの力が高まります。他のメンバーの仕事の成果に対してフィードバックし、アドバイスを与える、場合によっては協力を申し出ることなどにより、チームの一体感が高まり、チームはより大きな成果を得ることができます。
仕事の状況を共有するというのは、さらにもう一つ、仕事上で何か問題が起きた場合に、その問題を個人が抱え込んでしまうことを予防するのにも有効です。悪い情報を問題が起きた時点でタイムリーに報告する、というのは簡単なようで実はとても難しいことです。
意図的に悪い情報を隠す、というのは非常に問題ですが、組織の中で、悪い情報をいつどのように上司に報告しようかと悶々としているうちにどんどん状況が悪化してしまうということは、よくあることです。
日報という仕組みによって定期的な報告の仕組みをチーム内に導入することで、問題がすばやく共有されるようにしておくことが大切です。
日報のメリット３．日々の記録を残すことができる
３つめの日報のメリットは、記録を残すことそのものにあります。多忙な仕事をしている中で、昨日、あるいは１週間前自分たちがどんなことをしていたか、正確に思い出すことはとても困難です。
自分のやってきた仕事を振り返り、そこから重要な情報を見出し、フィードバックする。このプロセスを記憶に頼ってやっていては、大切なことを見落としてしまいます。
どんな作業をしたのか、誰と会ったのか、どんなことに気づいたのかを日々日報に記録する。それを定期的に読み返して振り返る。このサイクルを回すことで、仕事の質は大きく進化します。
日報アプリで部下とのコミュニケーションを向上させよう
日報は自分の仕事を高め、それによってチーム全体を高めるために書くものです。「やらされている」という感覚は捨て、あくまで、自分ごととしてとらえることで、成長につながります。ぜひ、みなさんのチームでも日報を積極的に活用してみてください。
今回はいま話題の日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」をご紹介。社内SNS感覚で使える日報アプリが、チームにどのような影響をもたらすのかご紹介します。
①行動を振り返り、修正できる
うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。
書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。
gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。
②情報の横展開ができる
メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。
また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。
上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる
みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。
また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。
「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。
チームワークが良くなる
各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。
そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。
③競争心に火がつく
日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。
メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。
実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。
④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！
スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。
さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。
仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。
⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる
日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。
そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。
でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。
いますぐ日報アプリを試してみよう
外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。
日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を全て一掃することができます。
日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。
会社様に応じた効果的な使い方を相談できる「オンライン無料相談」を開催しています。
日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。
