規模が小さいから会社こそ日報を使うべき理由

少人数だからコミュニケーションを取るのは簡単だ、というのは思い込みにすぎません。メンバーの少ないスタートアップのチームだからこそ、日報は重要な役割を果たします。規模が小さいから会社こそ日報を使うべき理由とは？

規模が小さいからこそコミュニケーションは重要な課題

少人数のスタートアップでは、多くのメンバーは一人一人がまったく別のミッションに取り組んででいます。一人一人が独立して、自律的に仕事をすることが求められます。

たとえば開発エンジニアは各自異なる部分の開発をし、マーケティングスタッフは、一人でも多くのお客様に自分たちの製品の良さを知ってもらうか、目標数字の達成に全力で取り組んでいます。

そして、カスタマーサポートは、お客様からの大量の問い合わせに悪戦苦闘しています。全員違う課題に精一杯取り組みながら、チームの売上を上げるという最終ゴールに向かって仕事をしています。

1人1が部署のプレイングマネージャだといっても過言ではありません。このような状況では、それぞれの持ち場で、いま何が問題で、どんなことが起きているのかという情報をタイムリーに共有していくのは、実は困難なこと。

みんな、目の前のことに精一杯になってしまい、そしてそれが深刻なコミュニケーション不足に陥ってしまいがちです。

日報はミッションを超えた連携のカギになる

あるとき、gamba!の大口のお客様から「gamba!のレスポンスが遅くて使いにくいので至急解決してほしい」というクレームをいただいたことがあります。

性能を改善するのは、技術的にとても難しいこと。性能には様々な要因が絡まっているため、たくさんの試行錯誤を重ねて一つ一つ性能を改善していく必要があり、時間がかかります。

しかし、お客様は待ってくれません。それも特に大口のお客様です。カスタマーサポートはお客様をつなぎとめるため、開発チームに連日、進捗状況を催促をすることになります。その当時のエンジニアの日報にこんなことが書いてありました。

コメント欄にはマーケティングの担当者からこんなメッセージが。「すごいですねー！スマホ版が早くなるとうれしいです。」

この日のエンジニアの日報にたくさんのメンバーからの「いいね！」が集まったことはいうまでもありません。このような日報が共有されることで、エンジニアがどんな苦労をして性能改善に取り組んでくれているのかが十分伝わります。

少しずつですが、その取り組みによって性能が実際に改善されていることが実感として感じられるようになってきます。その間、セールスやカスタマーサポートがお客様のもとに足繁く通い、頻繁にコミュニケーションをとることでなんとかつなぎとめ、果たして成約にいたることができました。

スタートアップのための日報アプリはこちら

スタートアップは少人数だからこそ日報が重要になる　まとめ

個々のメンバーがそれぞれ別のミッションを掲げて、自律的に仕事を進めることが求められる少人数のスタートアップだからこそ、日報によるコミュニケーションが重要になります。今日からぜひ、日報を始めてみてください。

日報共有アプリgamba!では、日報の共有、目標を日次に落とし込んで追いかけることができるKPI機能、日々のPDCA、日々の改善活動を行いやすい日報テンプレート機能など、長時間労働を撲滅し、目標達成を実現するためのツールが満載です。

①行動を振り返り、修正できる

うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。

gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

③競争心に火がつく

日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。

メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。

そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。

ただいま、15日間無料トライアル実施中！ぜひ今日から、gamba!で日報を実践してみてください。

株式会社gamba

日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。