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日報で仕事の能率をあげる3つの方法

2018年1月16日

日報をつけさせてはいるけど、有効活用できていない気がする。そう思っている上司の方は多いのではないでしょうか。

そこで日々つけている日報をしっかり利用し、仕事の効率をあげることについて考えてみました。

日報で仕事の能率をあげる画像

見直す日を決める

日報と聞くと、面倒と思ってしまう人が多いもの。また、読み返したことがないという人も。

日報は、次の業務にいかすためにあります。そして次の業務にいかすためには、定期的に読み直す日や時間を決めるようにしてみましょう。

やった業務をしっかり見直すことで、今までの業務を次の業務につなげ、ただ書くだけの無駄な時間にしないことが大切です。 

見直す日を決める画像

上司と部下のコミュニケーションを図るツールにする

上司と部下の信頼関係が仕事の能率も左右する、と考えているひとは多いのではないでしょうか。

しかし、日々のハードな仕事の合間だけで、信頼関係を築くのは難しいもの。そこで利用するべきが「日報」です。

部下の日報を読み、レスポンスする。それだけでいいのです。仕事の不安や不満点を吸い上げることができ、部下とのコミュニケーションもとりやすくなります。

1日5分程度でも、仕事を能率をあげるためにも、部下の日報を読んでレスポンスを返してあげましょう。

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日報を共有して仕事をもっとスムーズに

日報を個人で管理しているだけでは、本人しか日報の内容をいかすことができません。

人の日報を見て仕事の進捗をお互いに確認したり、作業内容について詳細を知ったりできるようにするべきです。

そうすることで、お互いの仕事の状況を知ったり、ほかの人の業務内容も次にいかすことができます。

仕事の能率をあげる日報アプリはこちら

日報アプリで仕事の能率をあげよう

日報を仕事にいかすためには、上司は部下の日報をしっかりチェックして、フィードバックを返し、日報を共有できる環境にしておくことが大切です。

今回は、国内最大級の登録実績を誇る人気の日報アプリgamba!を紹介します。

全体
 

①日報で振り返り、成功体験を積み上げる

うまくいったことは、そのやり方を繰り返せばさらに大きな成果が生まれます。日報に記録することで、確実な成果につなげられます。

gamba!はテンプレートを搭載。書くべき項目をあらかじめ設定することで、報連相漏れをなくします。

もちろん、カスタマイズも可能!すぐに日報を書くことができます。

テンプレート

 

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらえるので、問題の解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」の繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各部署が今どんな取り組みをしているか、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

周囲も積極的にフォローができるので、連携がよくなります。

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③競争心に火がつく

日報と一緒に実績報告をして、達成率の推移をグラフ化できます。メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

バーなし

 

④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中や外出先から日報を提出できて便利です。日報のためだけに会社に戻る必要はなくなります。

さらに、チャット機能も搭載。LINEを業務利用は、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使いましょう。

チャット

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達したなか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!週報の作成もラクラク。部下の予定の把握もカンタンです。

カレンダー

日報アプリは部下の管理もラクになる

移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。

日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。これまであなたのチームを煩わせていた作業を一掃できます。

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日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

会社様に応じた効果的な使い方を相談できる「オンライン無料相談」を開催しています。

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