新入社員教育 お役立ちブログ

【日報で定着率アップ!】新入社員研修での日報活用ガイド

2023年1月4日

厚労省によると、就職後3年以内の離職率は31.5%だそうです。
この数字は大卒新入社員での割合で、大卒未満ではそれ以上の離職率に上ります。
参考:厚生労働省

多大な金額を注いで育てた新入社員も3年以内に退職してしまうと、それまでにかけた教育費用は無駄になってしまいます。一人一人の働きがより重大な影響を及ぼす中小企業なら離職は深刻な問題です。

企業としてはなるべく離職率は下げたいですよね。

そこで活用したいのが「日報」。
この記事では、中小規模の企業を中心に使える「新入社員の離職を防ぐ方法」をご紹介します。

新入社員が3年で辞める理由

①業務が過多

社員数30人程度の中小企業の場合、仮に5人の新入社員だったとしてもインパクトはとても大きいもの。社員の15%が一気に右も左も分からない新卒で占めることになります。

しかも中小企業では、ちゃんと新人教育ができる社員を充てられるとは限りません。
むしろ、歴史が浅く経験が不足していたり、スキルのある人材は圧倒的に不足しているのが現状です。
結果、「得られる経験は薄く、一方で業務は過大」という新入社員にとって望ましくない状況に陥ってしまいがちです。

②教育ノウハウの不足

大企業では人材育成の専門部署が設置されていますが、中小企業はそうした体制の整備は少ないのが実情です。

多くの中小企業で新入社員が入社して直面するのは、

  • いきなり現場に放り込まれる。
  • きちんとした教育や研修の機会が与えられず、場当たり的な対応に終始してしまう。
  • メンタルをケアする仕組みがなく孤立してしまう

といった問題です。

「いきなり飛び込み営業をさせられてノルマがきつい」、「何をしていいかわからず、1週間で辞めた」など、新入社員の悲鳴がネット上にあふれるのは、こういった環境に原因があります。

新入社員が足りない画像

日報で新入社員を成長させる方法

上司や先輩から教わったことをメモにとるだけでは、成長できません。自分の言葉で記すことが大切です。
言語化するのに最適なのが「日報」です。

振り返りの習慣をつける

日報は、一番シンプルな内省手段です。実践を通じて得た学びをもとに、どうしたら次はうまくいくのかを考えさせることで、主体性を持たせることができます。事実や考えを言語化できないと、顧客への提案もできません。

新入社員の成長を促す日報テンプレート

新入社員を育成するには、PDCAサイクルを回せるテンプレートを設定すると良いでしょう。

  • どうやって進めればよいかを自分で考え(Plan)
  • 行動し(Do)
  • 振り返り(Check)
  • 次に活かす(Act)

というサイクルです。

自由に書くスタイルでは、書き手によって差が出ます。書くべき項目をテンプレートで設定してあげると良いでしょう。新人も何を書けばよいか迷うことはありませんし、しっかり書かせることができます。

新入社員向けの日報テンプレート

新入社員日報テンプレート

日報を通じてコミュニケーションを図る

毎日日報を書けば、表現力の引き出しが増えて、文章力が身につきます。とはいえ、これらは新入社員が1人で行うのではありません。上司や教育担当者と一緒に振り返ることが重要です。

日報にポジティブなコメントを

経験が少ない新入社員は、ちょっとしたアドバイスや情報に、仕事をうまく進めるきっかけを求めています。ぜひ、毎日の日報にコメントしてあげましょう。『ありがとう』『よくやった』『助かるよ』励ましの言葉をかけたり一緒に改善策を考えるのもいいでしょう。

コメントはできるかぎりポジティブな内容を返しましょう。日報の内容がイキイキとしているかは、上司が的確なコメントをつけて、タイミング良く本人にフィードバックしているかどうかにかかっています。

仕事でミスがあれば、落ち込んだ気持ちで書いたに違いありません。
正直に書いたことに対し、「報告してもらって助かった」と感謝の気持ちを書いて伝えましょう。

日報を介せば自然なコミュニケーションに

日報を「部下が上司に報告する」という一方通行のものだと思っていませんか?大切なのは、日報を通じてコミュニケーションを図ること。仕事内容や気づいた点を日報として報告してもらい、さらに、そこに上司がコメントをつけていく形にすると、双方向のコミュニケーションがとれます。

そうすることで、「上司はちゃんと自分を見てくれている」と安心し、承認欲求も満たされます。日頃からきちんとコミュニケーションが取れていれば、アドバイスも素直に聞き入れられるようになります。

いまどきの新入社員は、優越感に浸ろうとして褒められたいのではありません。ずっと横ばいの社会で育ってきているため、ちょっとでも失敗したら自分は必要なくなってしまうのではないかという危機感があります。だから、「君の居場所はここだよ」と認めてもらいたいのです。

新入社員の育成がうまくいく3つのポイント

手厚い研修ができない場合は日々の業務を通じて新人育成をすることになります。
ここでは、新入社員の育成がうまくいく3つのポイントをお伝えします。

①仕事の目的や全体像を理解させる

新入社員のやる気が奪われる理由の多くは、仕事をする意味を見失うこと。最初は地味で簡単な仕事の繰り返しのことが多いので、業務の全体像や目的が見えないと、単なる作業になってしまいます。結果的に、やる気がある新入社員ほど「こんな仕事をするために、この会社に入社したわけではない」と考えてしまうのです。

そのため、いま取り組んでいる仕事が、会社や本人にとってどういった意味を持つのか説明したり、将来の大きな仕事につながるのだ、ということを理解させましょう。そうすることで、新入社員に目的意識を持たせることができます。

②対話を交える

「一度しか言わないからよく聞いて」このセリフはプレッシャーをかけるだけです。途中でわからなくなってしまっても言い出せず、結果として大きなミスに発展する可能性があります。

例えば…

ここは重要なのでよく聞いてね。もし分かりにくい点があったら、いつでも質問していいから。

というセリフの方が、新入社員は落ち着いて説明を聞くことができます。

また、説明途中に

ここまでで、何か分からないことはある?

と聞いてあげましょう。そうすれば、何ができて何ができないかを把握しやすく、教える側も楽になります。説明した後に、理解した内容を自分の言葉で言ってもらうというのも良いでしょう。

③ステップを追って教える

「とりあえずこのマニュアル見てやって、わからなかったら聞きに来て。」と、突き放すようなやり方では、新入社員が辞めてしまうのも時間の問題でしょう。新人の理解度をヒアリングするためにも、ステップを踏んで教えることも大切です。

例えば…

まずこれを覚えて、一人でこなせるようになってから次の工程へ進もう

という形で、一つずつ段階を追って教えましょう。新入社員もステップごとに「今日はこれができた」「これを覚えられた」と、自信をつけることができるでしょう。

また、新入社員がつまづきそうなポイントは事前に伝えてあげましょう。対応方法を事前に伝えておくと、新入社員が一人で悩むことなくスムーズに仕事を進めることができます。自分の失敗談があれば、それを話してあげるのも良いでしょう。

例えば…

私も新入社員の時にこんな失敗をしちゃってね。だからこうするといいよ

と話せば、新人も説明が腹落ちするだけでなく、気持ちも楽になり場が和みます。こうした、話しかけやすい雰囲気を作ることで、新入社員も発言しやすくなり、積極性を促します。

まとめ

日報で新入社員の心理状態を把握する

毎日日報を読んでいると、新入社員のちょっとした変化も日報から読み取れるようになります。例えば、日報の内容が濃かったのに薄くなってきた場合、そこには3つの原因が考えられます。

  1. 忙しすぎる 
  2. モチベーションが落ちている
  3. 怠慢

その変化に気付くことができればすぐにフォローできるので、突然退職することもありません。理想的なのは、チームや職場の全員で日報を共有すること。みんなで新入社員の業務進捗を確認するだけでなく、コミュニケーションを円滑にし、抱えている悩みの内面的なケアも可能になります。

新入社員教育に欠かせない日報アプリとは

最後に弊社の日報アプリgamba!をご紹介させてください。
日報アプリは、新入社員と上司、および他のチームメンバーをつなげる大切なコミュニケーションツールです。
上手に活用し、新人を育成しましょう。

新入社員を即戦力にしたいなら、社内SNS型日報アプリgamba!がオススメです。

コミュニケーションを取りながら毎日の行動を振り返ることで、新入社員だけだけでなく、教育担当者も成長することができます。

  • かんたんに入力できる日報テンプレート
  • KPI管理機能で目標達成率をグラフ化
  • 日報へのコメントで社内コミュニケーションアップ

今なら、メールアドレスだけで15日間無料トライアルできます。
15日経過したら終了。自動的に課金されることはありません

あなたのチームでも、新入社員教育に日報アプリを活用してみませんか?

お気軽にご相談ください

15日間無料トライアル実施中
無料トライアルはこちら

1分で登録完了!