日報へのコメントは重要？返信のポイントから例文まで紹介
部下に日報を書き続けてもらうのは難しいと考えている経営者や管理者は多いのではないでしょうか。実は、社員が日報を毎日書くには、経営者や上司のコメントが重要です。
何も反応がなく、「読んでくれてないんだな・・」と思ったら、昨日の日報をコピペするだけ、さらには日報の提出をサボるということになっていきます。いわゆる「日報の形骸化」です。
では、日報にどのような返信を返すと良いのでしょうか？この記事は手間を極力かけずに部下のモチベーションを上げるコメントの仕方の3つのポイントを紹介します。
日報へのコメントは重要？
日報へのコメントは、社員のモチベーション向上や業務改善に大きな影響を与えます。適切なコメントは、社員の努力を認め、成長を促し、組織全体のコミュニケーションを活性化させる重要な役割を果たします。以下に、日報へのコメントが重要である理由を3つ挙げます。
1. モチベーション向上につながる
日報へのコメントは、社員のモチベーション向上に直接的な影響を与えます。上司が日報に対して適切なコメントを返すことで、社員は自分の仕事が認められていると感じ、やる気が高まります。特に、具体的な成果や努力を指摘し、称賛するコメントは効果的です。例えば、「今日の顧客対応で素晴らしい対応をしていましたね。お客様からの好評価につながっています」といったコメントは、社員の自信と意欲を高めます。また、建設的なフィードバックを含めることで、社員の成長意欲も刺激されます。結果として、社員は自身の仕事に誇りを持ち、より高いパフォーマンスを発揮するようになります。
2. 業務改善のきっかけになる
日報へのコメントは、業務改善のための貴重な機会を提供します。上司が日報の内容を注意深く読み、適切なコメントを返すことで、潜在的な問題点や改善の余地を見出すことができます。例えば、「この作業手順について、もう少し効率的な方法があるかもしれません。明日の朝会で一緒に検討しましょう」といったコメントは、業務プロセスの見直しにつながります。また、社員からの提案や気づきに対してポジティブなコメントを返すことで、社員の創意工夫を促進し、組織全体の生産性向上に寄与します。日報とそのコメントを通じて、継続的な業務改善のサイクルを確立することができるのです。
3. コミュニケーションの活性化
日報へのコメントは、組織内のコミュニケーションを活性化させる重要な役割を果たします。上司と部下の間で日報を介したやり取りが行われることで、日常的なコミュニケーションの機会が増えます。これにより、互いの考えや状況をより深く理解し合うことができ、信頼関係の構築につながります。例えば、「先週のプロジェクトについて、もう少し詳しく聞かせてください。明日のランチタイムに話し合いましょう」といったコメントは、対面でのコミュニケーションを促進します。また、日報とそのコメントを通じて情報共有が促進されることで、チーム全体の連携が強化され、より円滑な業務遂行が可能になります。
日報へコメントを返す際のポイント
すばやくコメントを返す
自分が書いた日報に対して、すぐにコメントがあれば、「自分の日報をすぐに見てくれたんだ〜！」という印象を相手に与えることができます。忙しい状況でも、まずはすぐに反応を示しましょう。
「いいね！」「オッケー！」「 GOOD！」というような短いメッセージでも「読んだよ！」というメッセージを送ることで、相手には「すぐ読んだよ！」というメッセージが伝わります。
もし、すぐに返答が難しいような内容が日報に書かれていたなら、「あとでコメントします」といった内容を返すだけでも十分です。
日報に対して的確なコメントを返す
以下の日報例とコメント例を見てみましょう。
【日付】2024年9月20日
【名前】佐藤太郎
【本日の活動内容】
1. 電話でのアポイント取得：35件（目標：50件）
2. 新規顧客訪問：2件
3. 既存顧客フォローアップ：1件
【成果・気づき】
・電話でのアポイント取得が目標に届かず。効率的なアプローチ方法を模索中。
・新規顧客2社とも、製品デモの段階まで進めることができた。
・既存顧客からの追加注文の可能性あり。来週再訪問の約束を取り付けた。
【課題・改善点】
・電話でのアプローチ時の会話スキルを向上させたい。
・商品知識をさらに深め、顧客の質問により的確に答えられるようにしたい。
【明日の目標】
・電話でのアポイント取得：50件
・新規顧客訪問：2件
・商品勉強会への参加
・効果的ではないコメント例
「よし！明日は100件目指して、ガンバれ！！」
このようなコメントは、社員の成長や具体的な改善につながりません。単なる激励で終わってしまい、どうすれば目標達成できるかの指針がありません。
・効果的なコメント例
次に効果的なコメントの例を示します。模範的な例ということで長いコメントになっていますが、実際にはポイントを掴んで記載ができれば短いコメントでも問題ありません。
「佐藤さん、お疲れ様です。新規顧客2社へのデモ実施、素晴らしい成果ですね。この調子で進めていきましょう。
アポイント取得については、目標に届かなかったようですが、どの時間帯でアポイントが取れやすかったか分析してみましたか？また、うまくいかなかった会話の内容を振り返り、改善点を見つけることも大切です。
明日の商品勉強会では、特に顧客からよく聞かれる質問をリストアップして参加すると、より効果的だと思います。商品知識が深まれば、自信を持って会話でき、アポイント取得率も上がるはずです。
課題として挙げられている会話スキルの向上については、来週、ロールプレイング研修を行いますので、そこで一緒に練習しましょう。
明日も頑張ってください。何か困ったことがあれば、いつでも相談してくださいね。」
効果的なコメントの特徴
- 具体的な成果を認める：新規顧客へのデモ実施を具体的に褒めています。
- 問題解決のヒントを与える：アポイント取得の改善方法について、具体的なアイデアを提供しています。
- 次のアクションを示唆する：商品勉強会への参加に関して、効果的な参加方法をアドバイスしています。
- 今後のサポートを約束する：ロールプレイング研修の予定を伝え、継続的なサポートを示唆しています。
- オープンなコミュニケーションを促す：困ったことがあれば相談するよう促し、上司との距離を縮めています。
このように、効果的なコメントとは単なる激励ではなく、社員の成長を促し、具体的な改善につながるものです。日報へのコメントを通じて、社員一人一人の成長を支援し、組織全体の成果向上につなげていくことが重要です。
他の部署の上司やメンバーからのコメントを奨励する
日報のコメントのやりとりには、上司部下というラインだけでなく、他部署をより積極的に巻き込みましょう。
理由は2つ。1つは「役職者が部門を超えて日報にコメントし、成長スピードを加速させるため」。もう1つは「他部署との情報共有や協力・協業を促進するため」。
直属の上下間だけだと、難しい局面があった場合、どうしてもコメントが遅くなる傾向があります。ですが、組織全体で共有することにより、より上の上司が答える、また他の部門の役職者が答えるということが可能です。
例えば、営業が顧客から技術的な質問をもらい、それを日報に上げたとします。それが、開発部に聞かないとわからないような内容だった場合、コメントが遅れてしまう可能性があります。
しかし、この日報を開発メンバーも読んでいれば回答することができ、より速く的確なコメントを返せます。また、メンバーを賞賛する場合も、できるだけ多くの社員から賞賛してあげたほうが本人の喜びも増します。
日報へコメントを返す際の注意点
日報へのコメントは、社員の成長と組織の発展に大きな影響を与える重要なコミュニケーションツールです。しかし、適切に行わないと逆効果になる可能性もあります。ここでは、日報へのコメントを返す際に注意すべき点を3つ紹介します。これらの点に気をつけることで、より効果的なフィードバックが可能になります。
批判的な態度を避け、建設的なフィードバックを心がける
日報へのコメントは、社員の努力を評価し、成長を促す機会です。単に欠点を指摘するのではなく、建設的なフィードバックを心がけましょう。例えば、「この方法は効果的ではないですね」と言うのではなく、「こういうアプローチを試してみてはどうでしょうか」というように、具体的な改善案を提示します。また、批判的なコメントをする場合は、必ず肯定的な点も一緒に伝えるようにしましょう。**「サンドイッチ法」**と呼ばれる、肯定的なコメント→改善点→肯定的なコメントという順序でフィードバックを構成するのも効果的です。このように、社員のモチベーションを下げずに、成長を促すコメントを心がけることが重要です。
プライバシーとセキュリティに配慮する
日報には、個人情報や機密情報が含まれている可能性があります。コメントを返す際は、こうした情報の取り扱いに十分注意を払う必要があります。特に、顧客の名前や具体的な商談内容などをコメントで繰り返すことは避けましょう。また、日報システムのセキュリティ設定を確認し、必要以上に多くの人が閲覧できる状態になっていないか確認することも大切です。さらに、センシティブな内容については、日報へのコメントではなく、直接対面や電話でフィードバックすることを検討しましょう。このように、情報セキュリティとプライバシー保護を意識したコメントを心がけることで、安全で信頼性の高いコミュニケーションを実現できます。
タイミングと頻度に配慮する
日報へのコメントは、タイミングと頻度が重要です。できるだけ早くコメントを返すことが理想ですが、毎日すべての日報に詳細なコメントを返す必要はありません。重要なポイントや特筆すべき成果がある場合に、重点的にコメントするようにしましょう。また、長期間コメントがない状態が続くと、社員のモチベーションが低下する可能性があるため、定期的にコメントを返すよう心がけましょう。さらに、業務時間外や休日にコメントすることは、社員のワークライフバランスを乱す可能性があるため避けるべきです。緊急の場合を除き、業務時間内にコメントを返すようにしましょう。このように、適切なタイミングと頻度でコメントすることで、効果的なコミュニケーションと健全な職場環境を維持することができます。
日報を書きたくなるgamba!の日報アプリ
効果的なコメントは部下の心をつかみ、モチベーションをアップさせます。日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、日報にすばやく、的確なコメントを手間なく返すことができるようにする機能が満載です。
行動を振り返り、修正できる
うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。
書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。
gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。
情報の横展開ができる
メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。
また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。
上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる
みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。
また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。
「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。
チームワークが良くなる
各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。
そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。
競争心に火がつく
日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。
メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。
実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。
どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！
スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。
さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。
仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。
Googleカレンダーからスケジュールを同期できる
日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。
でもgamba!ならワンクリックでGoogleカレンダーの予定をコピーできます。複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。
まとめ
日報へのコメントは、社員の成長と組織の発展に大きく貢献します。効果的なコメント文化を導入することで、以下のような利点が得られます：
- モチベーション向上: 迅速で的確なフィードバックにより、社員のやる気が高まります。
- 業務改善の促進: 建設的なコメントが、業務プロセスの見直しにつながります。
- 組織内コミュニケーションの活性化: 部門を超えた情報共有と協力が促進されます。
これらの利点を最大限に活かすためには、適切な日報システムの導入と効果的なコメントの習慣化が重要です。今日から、あなたの組織に合った方法で、より良い日報コメント文化の構築を始めてみましょう。小さな一歩が、大きな変化を生み出す可能性を秘めています。
当社が開発した日報アプリ「gamba（ガンバ）」は、こうした効果的な日報コメント文化の構築をサポートします。gambaは以下の特徴を持っています：
- 迅速なコメント機能: 素早く簡単にコメントを返せるので、タイムリーなフィードバックが可能です。
- 部門横断的な情報共有: 他部署からのコメントも容易に行えるため、組織全体のコミュニケーションが活性化します。
- セキュアな環境: プライバシーとセキュリティに配慮した設計で、安心して使用できます。
今日から、gambaを活用してより良い日報コメント文化の構築を始めてみませんか？ 小さな一歩が、あなたの組織に大きな変化をもたらす可能性を秘めています。
日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。会社様に応じた効果的な使い方を相談できる「オンライン無料相談」を開催しています。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。運営ポリシー
