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ビジネスに携わるうえで「KPI」という言葉をご存じの方は多いかと思います。しかし、おおまかに理解しているだけ、という方も多いのではないでしょうか。

管理職、経営職では「数字で判断」する能力が求められます。
KPIの理解はマネージャーの資質に直結する重要な要素です。

この記事ではKPIの基礎理解として、その意義や設定方法などをわかりやすく解説します。

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KPIとは？

はじめに、KPIの定義や関連用語、設定するメリットをご紹介します。

KPIとは「成功の鍵」を「数値」で表したもの

KPIは「Key Performance Indicator」の頭文字を取ったもので、「重要業績評価指標」と訳されることが多いです。
…と言ってもなかなか難しいですよね。

そこで、
「Key Performance = 事業成功（達成したいゴール）の鍵」を「Indicator = 数値で表したもの」と考えると理解しやすくなると思います。

こう理解すると、KPIを設定するうえで「事業の成功（達成したいゴール）とは何か？」を理解しておく必要があることも分かるかと思います。

合わせて覚えておくべきKGI,CSF

KGI、CSFという概念も理解しておきましょう。

・KGI (Key Goal Indicator) ：

組織として最終的に達成したい数値目標。

例として「期末までに利益◯円達成」「売上目標◯円達成」が挙げられます。

・CSF (Critical Success Factor)：
重要成功要因。KGIを達成するために必要なプロセス（要素）。

例えば売上げアップがKGIの場合、売上を構成するプロセスとして「提案数」×「販売金額」×「受注率」のように分解ができます。

この中で、KGIを達成するために最も重要なプロセスを一つに絞り、CSFに設定します。
KSF(Key Success Factor)と称することもあります。

こうした枠組みの中で、CSFをどの程度実施すればKGIを達成できるのかを数値表として設定したものがKPIになります。
期日までにKPIを達成していればKGIも達成できている、ということになります。

※出典：「最高の結果を出すＫＰＩマネジメント」をもとに作成

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KPIのメリット

KPIを設定するメリットを３つ紹介します。

目標に向けた具体的なアクションが明確になる

KPIを設定することで「いつまでに・何を・どれだけ」行えばよいか分かるようになります。生産性が上がり、達成感も向上します。

現在の状況が分かるようになる

KGI、KPIを関係者で共有すると、「自分のチームはどこに向かおうとしていて、順調に進んでいるのか、それとももっと頑張らないといけないのか」分かるようになります。

改善の材料になる

設定したKPIがうまくいった、もしくはうまくいかなかった原因を明確にすることで、次のアクションに活かせる材料になります。
継続的な改善に繋がります。

KPIの設定方法

具体的なKPIの立て方をご説明します。

1.KGIの確認

はじめに「自分のチームはどこを目指しているのか？」というKGIを明確にします。
企業なら「今年度末までに利益◯円達成」、営業チームなら「期末までに売上◯円達成」などが該当するでしょう。
KGIの認識を合わせることはとても大事です。それぞれがバラバラのゴールを目指していたらどこにも行き着きませんよね。

2.現状とKGIとのギャップを確認

ゴールが明確になったら、次は現状とのギャップを確認します。現状のまま進むと、KGIとどれほどギャップがあるのか予測しましょう。
このギャップを埋めるための具体的な方法がCSF、数値目標がKPIになります。

3.プロセスの確認・モデル化

 例として、現状のまま進むと売上目標（KGI）を達成できない場合を考えてみます。売上向上のために、売上が構成される要素（プロセス）を確認します。

・売上が構成される要素は一般的には「販売数量×平均販売単価」で表現できます。「販売数量」をより細かくすると「提案数×受注率（CVR）」と表現ができます。

・売上は「提案数」×「受注率」×「平均単価」の要素で構成されることがわかりました。これがモデル化です。売上向上のために、これらを向上させる方法を検討してみます。

4.CSFの設定

ステップ3で、KGI達成には提案数、受注率、平均販売単価のいずれかを上げる方法を検討する必要がわかりました。この中から一番重要だと思われる要素をCSF（事業成功の鍵）と設定します。

CSFの考え方には様々あります。KPIを設定する上で一番難所といえるでしょう。

簡単な目安として、「自分の組織の行動で向上しやすい要素はどれか？」という観点で検討すると理解しやすいです。

例えば「複数のサービスを合わせて提案すると受注率が上がる」というデータが見つかった場合、「（複数のサービスを合わせて提案することで）受注率を上げる」ことがCSFになります。

5.KPIの設定

設定したCSFを数値目標にすることでKPIを設定します。
CSFを設定することができれば、KGIを達成するためにどの程度CSFを実施すれば良いか計算することでKPIの設定が完了します。

KPI設定の例：売上目標1,000万円の場合

「期末までに売上目標1,000万円を達成する」というKGIが設定されているA社の例を想定してKPIを設定してみます。

1. 売上を「提案数×平均販売単価×受注率」と分解します。
   このうち最も重要なものを事業成功の鍵（CSF）として設定します。
   「自組織の努力で向上が見込める要素」を探してみましょう。
   
   
2. A社では「２つ以上のサービスを提案すると、一つのサービスを提案するより受注率が10％から20％に向上する」というデータが見つかりました。これはCSFとして設定できそうです！
   
   
3. 上記から「（複数サービスを提案することで）受注率を上げる」ことをCSFとして設定しました。
   
   
4. KGIを達成するために、CSFを何回実施すればよいかを計算することでKPIを設定します。
   A社の平均販売単価は20万円。
   売上目標1,000万円 ÷ 平均単価20万円 ÷ 受注率20％ =「250の顧客に複数サービスを提案すること」がKPIになります。

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効果が出るKPIにするために

関係者間でゴール（KGI）の認識は揃っていますか？

　関係者でゴールが揃っていないと何の成果も生み出しません。必ず関係者間でKGIと、「現状とKGIとのギャップ」を明確にしましょう。

設定したKPIに整合性はありますか？

設定したKPIが達成するとKGIも達成している、という整合性が満たされていることが必要です。

また、KPIに実現性が無ければ意味がありません。例えば「提案数を増やす」というCSFを設定したとしても、実行のためには時間も手間も増加します。
KPIを実行すると発生する問題をどうカバーするか、対策を考えておきましょう。

誰でも理解できるKPIになっていますか？

KPIを設定したとしてもメンバーが理解できなければ効果はでません。できる限りKPIはシンプルに、誰にでも理解できるような内容を設定しましょう。

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振り返りが組織を成長させる

KPIを達成できなければなぜそうだったのか？達成できたならば何が良かったのかを振り返ってみましょう。

振り返りまでの取り組みはPDCAサイクルを踏まえて進めるとよりうまくいきます。
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KPIは目標達成に必要なプロセス

KPIは、最終目標ではなくプロセス目標。営業所や小売店には欠かせない指標の一つと言われています。

店舗がどのような状態なのか具体的に知る事ができるからです。

小売店の場合「来店客数」「購買率」「客単価」が重要とされています。この3点をKPIとして目標管理すると、来店客数は多いが客単価が低い等、具体的な状態を数値で把握する
ことが出来ます。組織の状態を把握する指標としてとても優れているのです。

最後まで読んでいただきありがとうございました。
この記事が、あなたの組織が前に進むヒントになれば幸いです。

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