部下の指導は初めが肝心！PDCAサイクルの回し方
PDCAサイクルは、すべてのビジネスマンにとって必要な思考習慣の一つ。その理由はPDCAサイクルを理解していなければ、言われたことを実行するだけの人材に育ってしまうリスクがあるからです。
そのためPDCAサイクルは、細かい業務内容の前に理解させるべきスキルだといえるでしょう。今回は部下の指導に欠かせない「PDCAサイクルの回し方」を紹介します。
目次
言葉だけでは不十分！具体例でPDCAサイクルを回す
PDCAサイクルとは計画、実行、評価、改善を繰り返す手法ですが、これを言葉として理解してすぐに実践に応用できる人材はほとんどいません。
そのため新人に指導する際は、具体的な例を用いてPDCAサイクルを伝える必要があります。具体例はどのようなことに注意すべきなのでしょうか。それは次の2点です。
- 新人でもイメージしやすい例え話を用いる
- 難しい言葉を使わずに小学生でもわかる言い回しをする
この2点を守って新人を指導しましょう。もちろんマンツーマン指導で、相手にビジネスの基礎がある場合はここまで丁寧にする必要はありません。しかし複数人に対して指導する場合は、平易な言葉と例えを用いた方が伝わりやすくなります。
PDCAサイクルは回さないと意味がない！回し方のコツは？
PDCAサイクルを教える際に、抜けてしまいがちなポイントがあります。それはPDCAサイクルの「回し方」。新人研修でもPDCAについて解説される場合は多いのですが、「回し方」については抜けている場合が多いのです。
サイクルの回し方のコツは「評価」のタイミングを指導すること。PDCAサイクルを繰り返すタイミングは最低でも1週間に一度、ベストは毎日などタイミングを指導するのです。
真面目な人ほど陥りやすい？PDCAサイクルの失敗例
PDCAサイクルを回すことが目標になってしまっていると、逆効果になる場合も。例えば、PDCAサイクルを本業よりも重視してしまうケース。これは真面目な人ほど陥りやすいです。
営業が最も重視すべき契約の獲得。しかしそれ以上にPDCAサイクルのレポートを作成することや、評価に時間をかけ過ぎるとどうなるでしょうか。本来取り組むべき業務が疎かになってしまいます。
日報アプリgamba!でPDCAサイクルを回そう
PDCAサイクルは一度実践を習慣化してしまえば、あらゆる業務に応用して使える手法です。PDCAで一番大切なことは、日々地道にサイクルを回し続け「習慣化」すること。習慣化させるためのおすすめの手法は、「日報」です。
日報アプリ「gamba!(ガンバ)」には、PDCAが回しやすいテンプレートが標準で設定されているだけではなく、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日々の業務の中でPDCAサイクルを回し、業務の改善を行うための機能が満載です。
テンプレートの共通化でチームの振り返りを仕組み化できる
日報に何を書くかで、チームの成果は違ってきます。どんな振り返りを促すかは、上司の腕の見せ所。
gamba!なら、ノウハウ満載の日報テンプレートが用意されていています。これらをベースに、オリジナルのテンプレートを作ってみましょう。
目標と実績の見える化で競争心を高める
gamba!のKPI管理機能を使うと、契約獲得件数や売上など、実績の推移をワンクリックでグラフ化できます。何件契約を獲得したのか、いくら売り上げたのか、日報と一緒に報告するだけで、グラフを更新。部下のモチベーションも上がります！
情報の横展開ができる
メールだと1:1のやり取りになりがちです。これでは情報の共有ができません。日報は共有することに意味があります。
上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる
困っていることを共有することで、みんなからアドバイスやコメントがもらえるので、問題解決まで出来るようになります。また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。
チームワークが良くなる
各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかまでわかるようになります。そうすると、周囲も積極的にフォローができるので、連携がよくなります。
情報共有が活性化され「気付き、考える文化」が育つ
常に考えながら仕事をする癖がつき、部下のアイデアを常時拾い上げることができます。
どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！
スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。
さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベターです。
Googleカレンダーからスケジュールを同期できる
日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる大きな要因です。
でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！部下の1日のスケジュールも把握できます。
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日報を活用してPDCAサイクルを回そう
日報はPDCAサイクルを確実に実行するためのツールです。gamba!には、日報を書くだけでPDCAを仕組み化するたくさんの便利機能が満載です。
外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を全て一掃することができます。
いまなら15日間の無料トライアルを実施中！日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。
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2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。運営ポリシー
