課題を絞り込め！結果の出るPDCAサイクルの作り方
ビジネスの上で結果を出すためには、精神論や根性論ではうまくいきません。「根性を見せろ！」「気合いだ！」、そんなやり方ではなく、論理的かつ合理的な考え方で成果を達成するための考え方を身につける必要があります。そこで役立つのがPDCAサイクルです。
PDCAサイクルは、目標達成のための計画を立てるところから始めます。計画の立て方で、結果が決まるといっても過言ではありません。では結果の出せる計画を作るためにはどのようにすればよいのでしょうか。具体例とともに説明しましょう。
目次
結果の出るPDCAサイクル① 効果を見極める
PDCAサイクルにおいて計画を立てる際、目標を明確にし、その目標を達成するための課題をリストアップする作業が必要です。そのうえで、一つ一つの課題に対し解決した時に得られる効果を検証します。より大きな効果を望めるものから取り組むことで、結果が出る確率が上がります。
ダイエットを例に考えてみましょう。ダイエットの際、「〇㎏減量」など具体的な目標を立てます。そのうえで、目標達成のために考えられる課題をリストアップします。ダイエットの場合は、「間食をしない」「体を動かす」などが課題として考えられます。
そしてどの課題を解消すると、大きなダイエット効果が得られそうかを検証していきます。普段あまり体を動かさない人の場合は、体を動かすことで大きな効果が得られると予想できますし、普段明らかに食べすぎている方の場合は、食事制限をすることで効果が得られると考えられます。
ビジネスにおいても同様です。どの課題を解決すれば大きな効果が望めるかは、組織の状況により違います。それを見極めて、どの課題を優先的に解決するかを絞り込み、決定することが大切です。
結果の出るPDCAサイクル② 時間効率を見積もる
解決すべき課題を決めたら、課題解決のための方法や、それにかかる時間を見積もります。ダイエットの課題を「体を動かす」と決めたとします。
しかし一口に「体を動かす」といってもやり方はさまざまです。その中から、もっとも短時間で効果が出せそうな方法を検討し選択することが、効率よく結果を出すことにつながります。
ビジネスでも同様です。しかもビジネスでは、時間がお金に直結することもあります。時間効率が悪い方法をとってしまうと、それが残業につながり無駄な残業代が増えることになるためです。そうならないためにも効率の良いやり方を見極めることは重要なポイントです。
結果の出るPDCAサイクル③ 手軽さや気軽さを考慮する
いくら時間効率がよく、大きな成果が望めたとしても、リスクを伴うもの、莫大な資金が必要になるものは、望ましくありません。
ダイエットも、急激な体重減少は健康を害し、サプリメントに頼ったり、ジム通いをしたりするとお金がかかります。また、負担が大きすぎる方法を選ぶと、やる気がそがれ、計画の継続自体が難しくなります。
ビジネスにおいても同様です。効率の良い方法だったとしても、それが社員や組織に大きな負担がかかるものであれば、目標の達成を前に計画が頓挫してしまう恐れも。
計画を継続させるためには効率の良さだけではなく、リスクの少なさや、取り組みやすさも考慮する必要があるのです。
「課題の絞り込み」と「継続可能な計画」が結果につながる
PDCAサイクルを作るには、成功する仕掛けをあらかじめ計画に組み込むことが肝心です。効果が出やすい課題を絞り込み、効率が良くなおかつ継続しやすい方法を選択し計画を立てることで、社員は確実に効果を実感することができ、結果にも反映されます。
それが社員の自信につながり、さらなる高い目標を目指すモチベーションにもつながります。このように、課題を絞り込み、計画を上手く立てることで、PDCAサイクルが円滑に回り結果につなげることができるのです。
PDCAで1番大切なことは、日々地道にサイクルを習慣化すること。習慣化させるためのおすすめの手法は「日報」でPDCAを回すことです。
日報共有アプリgamba!(ガンバ)には、部門や役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日々の業務の中でPDCAサイクルを回し、業務の改善を行うための機能が満載です。
①行動を振り返り、修正できる
うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。
書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。
gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。
②情報の横展開ができる
メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。
また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。
上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる
みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。
また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。
「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。
チームワークが良くなる
各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。
そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。
③競争心に火がつく
日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。
メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。
実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。
④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！
スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。
さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。
仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。
⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる
日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。
そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。
でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。
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2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。
