営業マンが日報を書かない3つの理由
日報は、上司にとって部下の一日の行動や、営業の進捗状況、競合他社の情報などを知ることができる大切なもの。しかし、中にはなかなか日報を書きたがらない部下も。
そのような部下は困りものですが、部下には「書かない理由」があるのです。日報を書かない理由と、その対処法を紹介します。
目次
営業マンが日報を書かない理由① 忙しくて書く時間がない
日報を書かない理由としてもっとも多いものが、「忙しくて書く時間がない」というもの。このような部下は決まって、「そんな時間があればもう一件訪問できます。」などという言い訳をします。
しかし日報を書くのにかかる時間は、たかだか15分程度。この時間を捻出できないのは、日報を書かないための単なる言い訳にすぎません。このような部下には、いかに日報が大切なものなのかを丁寧に伝え、納得させることが大切です。
このとき、「日報を書くことで、君の営業成績アップにもつながるのだ」という点を強調してみてください。頭ごなしに「書きなさい」というのではなく、自分から「書こう」という気持ちにさせることが大切。自分の成績に直結するということが伝われば、書く意欲につながります。
営業マンが日報を書かない理由② 書くことそのものが苦手
「書くことが苦手」ということも挙げられます。「営業の仕事が大好き！」という部下の中には、「お客様と話すことは得意だけど、書類作成などの事務作業が苦手」というタイプが少なくありません。
この場合、ただ「書け」といってもなかなか書けるようにはなりません。書くことが苦手だと「そもそも何を書けばよいのかわからない」という場合が多いのです。そのため、どんな情報を書けばよいのか具体的に伝えることで、書くことができるようになります。
部下が書いたものに対して、あまり指摘をしすぎないということも大切。指摘され過ぎると、ますます書くことに対する自信を失ってしまいます。指摘の前に、まずは日報を書いてきたことを褒めるようにしましょう。
そうすることで、部下は書くことに対し自信を持つことができ、「また書こう」という意欲につながります。
営業マンが日報を書かない理由③ 書く内容がそもそもない
「書く内容がそもそもない」というもの。営業の仕事は毎日同じことの繰り返しで、「特に書くことがない」と感じてしまうことが少なくありません。先ほど例に挙げた「書くことが苦手」な部下の場合、特にこのように感じることも。
しかし書くことが苦手ではなさそうなのに「書くことがない」という場合は、単に仕事をしっかりとしていないだけかもしれません。しっかりと仕事をしていれば、同じ訪問先に行ったとしても新しい発見や進展があるはずです。
それがないということは、何となく営業先を訪問しているだけにすぎず、新しい情報を得ようと努力していないということが考えられます。この場合、営業先でどんな情報を聞き出してきて欲しいのかを具体的に伝え、理解させることが大切です。
何か新しい収穫があれば、日報を書くことは難しいことではありません。その日得られた情報を日報に書くことで、自分の成果を再確認することができ、自信や充実感にもつながります。
書けない理由ごとに対処して日報を書ける部下に！
多くの場合、営業は客先に1人で出向き、お客様と対面しています。上司には、部下がどのように営業活動を進めているのか見えなくなり、不安に思うことも多いでしょう。日報があることで、部下の営業の様子を知ることができ、的確なアドバイスを送ることができるようになります。
上司からの的確なアドバイスにより営業成績が上がれば、会社全体の利益にもつながります。このことを十分部下に理解させましょう。その上で「書けない理由」を探り、その原因ごとにあった対処をおこなうことが重要です。
日報アプリ「gamba!(ガンバ)」には、部門や役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日報でPDCAを習慣化させるための機能や上司のための支援機能が満載です。
①行動を振り返り、修正できる
うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。
書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。
gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。
②情報の横展開ができる
メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。
また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。
上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる
みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。
また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。
「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。
チームワークが良くなる
各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。
そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。
③競争心に火がつく
日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。
メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。
実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。
④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！
スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。
さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。
仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。
⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる
日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。
そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。
でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。
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