日報テンプレート(フォーマット) 日報の活用術TOP

秘訣は日報のテンプレート!訪問介護企業がたった3ヶ月で売上2倍にした理由

2018年1月1日

今回は、訪問介護サービスを提供している企業様の社長インタビュー。リハビリマッサージなどを老人ホームや福祉施設へのご提案を行っている企業様です。

『日報共有アプリgamba!』の導入からたった3ヶ月で、新規受注件数を2倍に拡大させることに成功した軌跡をご紹介します。

訪問介護の画像

導入前に、解決したかった課題はどのようなものでしたか?

課題は、ずばり「生産性の向上」です。新規の利用者数を拡大する必要がありましたが、相談員の多くが新規利用者の開拓に抵抗感があり、伸び悩んでいました。その解決のカギになるのは「社員一人一人が日々仕事を改善し、結果を出し続ける仕組みをどう作るか」だと考えました。

その仕組み作りとして「日報」に着目しました。社員をイキイキと活躍させ、一人一人が「お客さまから「ありがとう」を言っていただく」という理念を日々の業務を通じて実現することにより、業績を拡大することが目的です。

導入に至った決め手は何でしたか?

まず、無料トライアルに登録しました。成績上位20%の社員をあるべき像にして、他の社員のお手本にする、社員同士が相互に影響し合う事で、自律的に生産性を向上させていくような仕組みを構築するには、「いかに上位20%のトップパフォーマーの仕事のやり方を残り80%の社員に横展開するか」でした。

日報に特化したgamba!ならそれができると確信しました。トップパフォーマーとして成績上位の社員がどの程度の量の仕事をこなしていて、お客様とどのようなやり取りをしているのかといった、あるべき社員としての具体像を明確化する必要がありました。

そこで、トップセールス3名と管理職2名を「トップガン」として選抜し、勉強会を開催しました。

導入に至った画像

導入・移行はいかがでしたか?

トップパフォーマーに導入主旨を理解してもらった上で効果測定を行うと同時に、テンプレートの改良及びルールの改善をしていきました。

ねらいは、高いパフォーマンスを出している担当者あるいは管理職がどのような行動をしているのか、「あるべき社員像」「目指すべき社員像」を明確にするためです。

「トップガン」メンバーで日報を運用してわかったことは、

  • トップガンは朝一の計画できちんと目的意識を持っている
  • 優れた管理職はメンバーへのフィードバック、特に称賛を与えるのが上手い

つまり、トップガンの1日の行動を見える化することで、何を目的にどんな行動を取れば良いのか、明確になりました。同時に、我々はテンプレートの重要性に気づいたのです。

<トライアル段階での日報テンプレート>

今日の計画
「ありがとう」と言われる為に今日は何をしますか?
 
今日の実績
「ありがとう」と言われる為に何ができましたか?
 
課題点と改善策
 出来たことで続けるべきこと、改善点は何でしょうか?
 
連携事項
 共有したい事項はありますか?  

<本格導入段階での日報テンプレート>

今日の目標
新規訪問◯件
 
今日の結果(結果/目標)
◯件/◯件
 
良かった点
出来たことで続けるべきことは何でしょうか?
気づいたこと・思いがけずうまくいったこと
 
課題点と改善策
出来なかったことで、明日から課題解決策としてすぐで きそうなことはありますか?
 
連携事項
 
競合情報
 
相談したいこと
 
翌出社日の目標
 
翌出社日のスケジュール
 

使い始めてから、どのような効果がありましたか?

目的ー目標ー行動が一致したテンプレートを用意すれば、社員はテンプレートに沿って日報を書くだけで「計画・行動・検証・改善」をし、自ら学び成長する組織になります。

日報は管理するための手段と思っていませんか?そうではありません。日報とは自己管理(セルフマネジメント)の手助けをするためのものです。

テンプレートに必要なのは「良い結果に結びついた理由(続善点)』と『出来なかったことで改善すべき行動(改善点)』です。良かったことはアピールし、うまくいかなかったことは正直に書くのです。すると、日々の成功や失敗が共有できます。

チーム全体で相手を見守り、励まし、助け合う仕組みを作ることで縦と横の繋がりを強化し、みんながセルフマネジメントできる状態になります。

次第にメンバーの営業魂にも火がつき、導入前に比べて新規営業訪問件数は2倍に、受注件数も2倍にアップしました。

効果の画像

上司として気をつけていることはありますか?

相手を認めると、親密度や高感度を上げます。さらに、行動したことに反応するのは大変効果的です。(gamba!でいう、いいね!やコメントで賞賛されること)

書かされた日報というのは、ほんの数行で終わっていたり、完璧に義務として、適当に書かれていることが多々あります。

しかし誰かから褒められたらどうでしょう。モチベーションが上がり、書かされている日報から書きたくなる日報に変わっていきます。

導入を検討されている方にひとことお願いします

Aknowledge(認める)Admire(賞賛する)Advise(助言する)これら3つのAをみんなで共有すると、自ら学び、成長する組織になるのです。テンプレートは常に改善を続けましょう。

私たちは3ヶ月でテンプレートを完成させました。何を成し遂げたいのか明確にする、目標達成率を可視化し、テンプレート化することが最も重要です。常に改善をする、進化し続ける企業だけが生き残れるのです。

日報共有アプリgamba!とは?

日報共有アプリgamba!(ガンバ)には、テンプレート機能や、Googleカレンダー連携機能など、毎日たった5分で素早く的確な日報を作成するための機能が満載です。 「毎日のたった5分」で仕事のレベルが確実に高まります。

全体

①行動を振り返り、修正できる

うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。

gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。

テンプレート

 

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

 

③競争心に火がつく

日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。

メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

バーなし

 

④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。

チャット

 

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。

そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。

カレンダー


日報アプリgamba!
詳細はココをクリック!
すでに10,000社以上
実感した効果を無料体験!

いまなら15日間無料!