週報の書き方 日報の活用ガイド

週報でPDCAを回す!デキる社員の週報の書き方|テンプレートあり

2021年3月30日

仕事のパフォーマンスを上げるには一週間を振り返ることが大切です。それも、頭の中で
何となく振り返るのではなく、言葉に記すことで確実な振り返りができるようになります。

つまり週報を書くことで、PDCAサイクル(Plan計画Do成果Check振り返りAction改善行動)
を回す習慣が身につき、仕事の精度は上がります。うまく活用して業務改善を図りながら
効率化していきましょう。

ここでは、週報の書き方のポイントや例文などを紹介していきます。

PDCAサイクルを回す画像

日報と週報との違い

日報と週報の役割

日報はその日の業務内容に対する成果や改善点など、短期的な目標と結果を記述します。
また、ちょっとした気づきなどメモとして書いておくと、あとで成功のヒントに繋がる
こともあります。

一方、一カ月単位の目標に対する進捗状況やを把握するために書くのが週報です。その目
標に対する差分をどう埋め、またはさらに伸ばすのかを考える作業と言えます。

 

週報と日報、両方書くことで業務スピードが改善

日報を読み返すことができれば週報が書きやすくなるだけでなく、仕事の振り返りをしっか
りすることができ、目標達成により近づくことが可能になります。

つまり短期と中期でPDCAサイクルを回すことで、業務改善スピードが向上していくのです。

週報の基本構成

週報のテンプレート

週報の基本構成は、PDCAサイクルを意識した項目にしましょう。

先週の目標と結果(P・D)
なるべく定量的なもの、数字で書くようにしましょう。

業務内容(D)
日報を書いている場合は省略しても構いません。

課題と改善策(C)
具体的な行動内容を書きましょう。

今週の予定(A)
何をすればいいのか明確になります。
目標を意識して業務に取り組み、生産性を高めていきましょう。

週報テンプレート

テンプレートダウンロードはこちら

週報の例文

週報の例文

週報のポイント

具体的な数字を使う

結果は数字で示すことを心がけましょう。目標に対する結果がわかりやすくなります

目標未達なら数字を伸ばす方法を、達成していればより数字を増やす方法を、具体的に
どんな改善策をとっていくのか考えさせましょう。

「もっと積極的に声かけをしなければならないと感じた。」といった抽象的な内容はNG。
「アプローチ数を10件増やす」といった数字を入れた具体的な行動を記載しましょう。

 

課題点と改善策は「気づき」でも良い

具体的な改善策が思いつかない場合は、所感や気づきを書いても構いません。
現場での些細な気づきは、会社にとって大きな財産となります。遠慮せずに書きましょう。

週報を書く画像

週報を書くメリット

①「考える癖」をつけることで課題解決ができるようになる

一週間を振り返ることで「なんでこの結果になったのか? 理由は何だろう?次回はもっと
こうすればいいのではないか?」とは自問をします。

すると、何度も同じような原因が登場することに気づきます。そしていつの間にか、「あっ、
これだな……」とすぐに原因に辿り着けるようになります。

このように結果分析を続けていけば、いずれ自分で問題点が分かるようなってくるのです。

 

②上司と部下のコミュニケーションを深めることができる

コロナや人材不足の昨今、プレイングマネジャーの増加や、飲み会を嫌がる若手社員が増えた
ことにより、コミュニケーションをとる機会が減っています。

そんな中、「仕事が滞りなく進んでいるのか」「何か困っていないか」などを把握するために
必要なのが、日報であり「週報」です。

週報を書いていると、その人の心理状況や身体状況がわかってくることがあります。毎日顔を
合わさなくても、「A君はモチベーションが下がっているな」というように、短い文章からも
微妙な変化が読み取れます

メンバーとしっかりコミュニケーションが取れていれば、いきなり「退職したいんですが…」
といったことも防げるでしょう。

また、部下にアドバイスという名のヒントを与えるのが上司の仕事であり、週報はその手助け
となってくれます。

コミュニケーションを深める画像

週報を効率良く作成しよう

週報でPDCAサイクルを回す習慣が身につけば、自然に仕事の生産性やクオリティが上がり、
業績に大きく貢献できます。ぜひ、この機会に週報の書き方を見直しましょう。

とはいえ、週報は面倒というのが正直なところですよね。そこでオススメなのが専用アプリ
を使うこと。紙やメール、Excelといった週報のやりづらさから解放されます。

 

週報がカンタンに書ける日報アプリとは

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週報の書き方日報を見ながら週報が書ける

週報を書く際、スケジュール帳やカレンダーアプリなどの記録を見返して書くのが結構面倒臭い作業だったりしませんか?

アプリの2画面表示を使えば右側に日報を表示させつつ左側で週報を書くことができます。

 

Googleカレンダー連携の画像

Googleカレンダーの予定をコピペできる

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