週報とは？4つの目的や書き方のコツを紹介｜無料Excelテンプレート付き
仕事のパフォーマンスを上げるのに大切な振り返り。
その振り返りに最適な手法の一つが「週報」です。
この記事では、週報の書き方のポイントを紹介します。
Excelで利用できる週報テンプレートも無料でご用意。週報の例文も紹介します。
週報の書き方
週報とは
- 定期的なタイミングで仕事を振り返り、上司（管理者）へ報告する資料です。
- 自分の活動を振り返り改善点を分析することで、自分自身の成長にも繋がります。
- 上記を踏まえ、人が読むことを意識しつつ、自分のためにもなる週報を作りましょう。
日報と週報の違い
「上司への報告資料であり、振り返りの材料でもある」点は日報も週報も変わりません。
振り返りの期間と、内容の具体性が大きな違いです。
- 日報
その日の業務の成果や改善点など、短期的な結果と改善点を記述します。
「今日の○○社との面談、提案の流れを改善できたな…」といったちょっとした気づきを書くことができる点も日報のメリットです。
こうした気づきを繰り返すことが、成功のヒントにつながることもあります。
- 週報
週報は、日報より長期的な目線で書くことが一般的です。
目標と現状の差分をどう埋め、どうやってより良くするのかを考えます。
「この１週間で○○をした。全体的なスピード感はもっと改善できる」といったように日報より長い目で見た振り返りを行います。
月報と週報の違い
月報と週報では、報告の頻度と詳細度が異なります。月報は月末に提出され、その月全体の成果や問題点を総括します。週報は毎週の具体的な進捗と短期的な課題に焦点を当て、迅速な対応を可能にします。
週報のメリット
社内コミュニケーションの活性化
部下の状態が把握できる点が管理者目線のメリットです。
昨今のオンライン化の進行で、直接的な社内コミュニケーションを取る機会が減っています。
減少の対策として有効なのが週報です。
毎週状況を確認することで、「Aさんはモチベーションが下がっていそうだな」といった気づきを得ることができます。
問題解決能力が身につく
週報を書く際に一週間を振り返ることで「なぜこの結果になったのか？よりよくするためには？」と考える機会ができます。
これを繰りかえすことで、改善策の精度が高まります。社会人として大事な自己解決能力が身につくのです。
週報の４つの目的
週報の4つの目的をご紹介します。状況を可視化し、メンバーのコミュニケーションを促進することが主な目的です。
進捗の可視化
週報を通じて、各メンバーのタスク進捗を具体的に記録し、プロジェクト全体の進行状況を可視化します。この透明性により、管理者やチームメンバーは現状を把握しやすくなり、必要な調整や対応を即座に行うことができるようになります。進捗の詳細な追跡は効率的な意思決定を支援します。
コミュニケーションの促進
定期的に提出される週報は、チーム内外の情報共有を促進し、各メンバー間のコミュニケーションを活性化します。これにより、リモートワークや異なる部署間での誤解を減らし、プロジェクトの進行に必要な協力と理解が得られます。透明な情報共有は、効果的なチームワークを促します。
問題の早期発見
週報は進行中の問題や潜在的な遅延を早期に発見する手段として機能します。定期的な報告により、小さな問題が大きな障害へと発展する前に、迅速に対処することが可能です。このような早期介入はプロジェクトのリスクを管理し、計画の成功率を高めるのに貢献します。
チームのモチベーション向上
週報はチームメンバーの努力と成果を認識し、評価する場を提供します。定期的なフィードバックと成功体験の共有は、メンバーの自己効力感を高め、持続的なモチベーション向上に繋がります。また、個々の成果を明確にすることで、チーム全体の目標達成への意欲が強まります。
週報に書く項目
一般的な項目を記載します。週報の目的や状況に合わせて調整しましょう。
１週間の活動内容
１週間を振り返って、活動した内容や結果を報告します。
ただ羅列をするだけではなく、読む人（管理者や上司）はどんな情報を求めているのかを意識して書くとわかりやすく作成できます。多すぎても少なすぎても不適切なので、必要だと考える内容を整理して記載しましょう。
行動目標の結果や進捗
目標に対してどんな進捗があったのか、どんな結果が出たのかを記載しましょう。
所感、感想など
１週間を振り返って感じた点や改善できる点を記載します。単なる感想ではなく、今後に活かせる内容を記載しましょう。
参考：上司に評価される日報の「所感」書き方
今後の計画
１週間の活動と、改善を踏まえて今後の計画を記載します。
週報の書き方のポイント
PDCAサイクルを意識して書く
PDCAサイクルを意識して振り返ると次に活かせるヒントを得ることができます。
例えば下記のような項目を振り返ってみましょう。
・今週の目標
・結果として今週はどのような活動をしたのか。
・今週の結果を振り返ると、どんなことが言えるのか。
・振り返りを踏まえて、翌週は何ができるか？どんな改善ができるか？
参考：PDCAとは？基本から具体的事例までわかりやすく解説【実践シートつき】
なるべく具体的な数字を使う
活動内容や振り返りは、なるべく数字（定量的な表現）を使いましょう。目標と現状とのギャップがわかりやすく、振り返りやすくなります。
課題点と改善策も記載する
結果のみではなく、結果に対する改善点、改善策も記載するようにしましょう。
少しでも改善をしようという心構えがあなたを成長させます。
週報の例文
これまでご紹介したポイントを踏まえて、週報の例文を紹介します。
【週報 松田 光彦 （○○年○月○日〜○月丸日）】
- 業務内容
- ○月○日（月）
- 新規アポTEL（15件中8件獲得）
- A株式会社プレゼン資料最終調整
- ○月○日（火）
- 新規アポTEL(15件中5件獲得)
- A株式会社プレゼン
- ○月○日（水）
- 祝日
- ○月○日（木）
- 大阪出張
- B株式会社訪問。来期の予算計画ヒアリング
- ○月○日（金）
- C株式会社訪問。新規開拓。名刺交換と、簡単なサービス紹介。
- 今週の成果
- 新規アポ獲得結果13件
- A株式会社プレゼン：12,000千円受注確定
- B株式会社、来期HP刷新を予定していることを確認
- 課題点・今後の目標
- 新規アポについて、確度を上げるために課題の下調べする方法を今後模索する。
- B株式会社様のHP刷新案件、予算は大きく、長期的利益を見込み選定する予定とのこと。
デザインチームを動員の上、すり合わせを行う。- 来週の予定
- デザインチームと打ち合わせ
- インサイドセールスチームと、新規アポに関して打合せ
- A社様契約準備
- ポイント
業務内容をもとに、良かった点、課題となる点を簡潔に記載しています。
現状どんなことが起きていて、今後何が起きそうか、上司にもわかるように記載します。
上司への協力が必要な場合ははっきりとその旨記載しましょう。
書くことに悩む場合
- 業務内容を思い出せない場合は記録をつける
何をしたのか思い出せない…という場合は日々メモを付ける習慣をつけましょう。 - 振り返りができない場合：自分に質問してみよう
どうやって振り返ればよいかわからない場合は、こんな質問を自分に問いかけてみましょう。- 今週は目標に向かって十分に活動できた？
- できた場合は何が理由？次回も十分に活動するには？
- できなかった場合は、何が原因？次回はどうやって改善できる？
週報のテンプレート
週報のテンプレートはこちらよりダウンロードできます。
ぜひご活用ください。
週報を運用するツール
メール
メールで報告してもらいます。
気軽に書いて出せるので運用しやすい一方で、情報活用や分析には難があります。
WordやExcel
普段使い慣れているソフトなので始めやすいですが、管理や分析に難があります。
参考：エクセルの日報は時代遅れ？管理者を悩ませる理由と解決方法【テンプレートあり】
社内コミュニケーションツール
本格的にはじめたい場合は社内コミュニケーション用のツールを導入しましょう。
便利な機能がたくさんあり、分析も簡単にできます。
おすすめアプリはこちらにまとめています。
日報アプリおすすめ12選(無料あり)｜機能や特徴を比較
まとめ
この記事では、週報の書き方やメリットなどについてご紹介しました。週報では、日報より長い視点で、状況を可視化し、コミュニケーションを促す効果があります。定期的な振り返りを行うことによって、自身の成長を促す効果もありますので、ぜひ前向きに取り組んでみましょう。
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