週報の書き方 日報の活用ガイド

週報でPDCAを回す!デキる部下を作る週報の書き方|テンプレートあり

2020年10月8日

仕事のパフォーマンスを上げるには一週間を振り返ることが大切です。

それも、頭の中でなんとなく振り返るだけではなく、
言葉に記すことで確実な振り返りができるようになります。

つまり週報を書くことで、
PDCAサイクル、Plan(計画)Do(成果)Check(振り返り)Action(改善行動)
を回す習慣が身につき、仕事の精度は上がります。

一流のリーダーになるには、
「いま現場で何が起きているのか」「いま現場の課題は何なのか」を
いち早く知っておく必要があります。

そのような週報をしっかり部下に書いてもらうためには、どのようにしたらいいでしょうか。
ここでは、週報の書き方やポイントなどを紹介していきます。

PDCAサイクルを回す画像

週報を書く3つのメリット

週報の目的は主に3つあります。この目的をしっかりと部下に理解させましょう。

 

①「考える癖」をつけることで課題解決ができるようになる

一週間で行ってきた事を振り返ることで
「なんでこの結果になったのか? 理由は何だろう?次回はもっとこうすればいいのではないか?」
と部下は自問をします。

すると、何度も同じような原因が登場することに気づきます
そしていつの間にか、「あっ、これだな……」とすぐに原因に辿り着けるようになります。

このように結果分析を続けていけば、いずれ自分で問題点が分かるようなってくるのです。

 

②上司がPDCAサイクルを回す手助けをする

目標に対する進捗報告をしてもらうことで、上司は状況を把握し、部下へ具体的なアドバイスができます。
その時に重要になるのが、PDCAサイクルを回すこと。

Plan(計画)Do(成果)Check(振り返り)Action(改善行動)という流れを作ることで
部下の仕事の精度は上がります。

部下がPDCAサイクルを回せるよう、アドバイスという名のヒントを与えるのが上司の仕事であり、
週報はその手助けとなってくれます。

 

③上司と部下のコミュニケーションを深めることができる

コロナや人材不足の昨今、プレイングマネジャーの増加や、飲み会を嫌がる若手社員が増えたことにより、
コミュニケーションをとる機会が減っています。

そんな中、「仕事が滞りなく進んでいるのか」「何か困っていないか」などを把握するために必要なのが、
日報であり「週報」です。

週報を書いていると、その人の心理状況や身体状況がわかってくることがあります。
毎日顔を合わさなくても、「A君はモチベーションが下がっているな」というように、
短い文章からも微妙な変化が読み取れます

メンバーとしっかりコミュニケーションが取れていれば、
いきなり「退職したいんですが…」といったことも防げるでしょう。

コミュニケーションを深める画像

週報テンプレートを用意する

週報の基本構成は①目標、②結果、③理由、④改善策、⑤今週の予定、の5構成。

「先週の目標が最終的にどのような結果に結びついたのか?」
「その理由や改善策とともに今週の行動予定にどう反映するのか?」
ということが明確になります。

たとえば、こんなテンプレートを用意してみましょう。

 

週報テンプレート

  • 先週の目標(○件/○円)
  • 先週の結果(○件/○円)
  • 結果の理由
  • 改善策(どんな施策を○件行う等)
  • 今週の予定(スケジュール)

 

各自がバラバラの書式で書くのではなく、このようにテンプレートを決め、それに沿って書いてもらいましょう。
そうすることで、部下の目標と成果を見比べることができ、アドバイスや評価がしやすくなります

週報を書く画像

具体的な数字を使う

結果は数字で示すことを心がけましょう。
目標に対する結果がわかりやすくなります

目標未達なら数字を伸ばす方法を、達成していればより数字を増やす方法を、
具体的にどんな改善策をとっていくのか考えさせましょう。

「もっと積極的に声かけをしなければならないと感じた。」といった抽象的な内容はNG。
「アプローチ数を10件増やす」といった数字を入れた具体的な行動レベルで記載させましょう。

もし、日報は書かずに週報だけ書かせるといった場合は、
気づき」と「不明点」という項目も作ってあげると良いでしょう。
現場での気づきは、会社にとって大きな財産となります。

また、不明点を解消してあげることで、部下の不安は和らぎます。
貴重なコミュニケーションツールとして使いましょう。

とはいえ、「週報は面倒」というのが正直なところですよね。
そこでオススメなのが、専用アプリを使うこと。
紙やメール、Excelといった日報のやりづらさを改善し、カンタン且つ楽しく報告ができます。

週報がカンタンに書ける日報アプリgamba!(ガンバ)とは

週報を紙に書く、エクセルに入力するといった方法をとっている会社も多いでしょう。
しかし、ツールを使うとカンタンに報告ができ、もっと活用できます。
オススメなのが日報アプリgamba!(ガンバ)です。

週報アプリ

 

テンプレートを登録できる

日報テンプレートの画像gamba!には、週報を短時間で書けるようなテンプレート機能を備えています。

例えば、毎日決まった業務をこなすルーティンワークは、チェックボックスプルダウンで選択できたり、リフォームの作業員はビフォーアフターの写真を載せるテンプレートなど、それぞれの企業や職種に合わせたテンプレートが作成できるのが魅力です。

週報の場合は、このようなテンプレートを登録しておけば、自然とPDCAサイクルは回ります

 

 

日報を見ながら週報が書ける

週報を書く際、スケジュール帳やカレンダーアプリなどの記録を見返して書く方が多いのではないでしょうか。
これが結構面倒臭い作業だったりしませんか?

gamba!の2画面表示を使えば、右側に日報を表示させつつ、左側で週報を書くことができます

週報の書き方

 

Googleカレンダーの予定をコピペできる

部下の次週の動きは必ず把握しておきたいところ。
そんな時は無料で使えるGoogleカレンダーがオススメです。

スケジュールを共有をすれば、誰がいまどんなスケジュールで動いているのかが一目瞭然
gamba!には、そんなGoogleカレンダーの予定を日報にコピーする機能があります。

わざわざスケジュールを転記したり、コピペする必要がないので、週報もラクラク作成できます。

Googleカレンダー連携の画像

 

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今までの日報運用や社内の状況を丁寧にヒアリングしたうえで、
業務内容に応じた週報のテンプレート作成からKPI設定まで、わかりやすくご提案いたします。
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所要時間は30分です。PCもしくはタブレットでお繋ぎします。
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週報でPDCAサイクルを回す習慣が身につけば、
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