モチベーションを上げる！日報のフィードバックの書き方

チームの成長やメンバーのモチベーション向上を促すには、リーダーによる日報への適切なフィードバックが欠かせません。リーダーが一番やってはいけないことは、部下が書いた日報をそのまま放置してしまうこと。

せっかく書いた日報が誰にも読まれていないと感じてしまうと、日報という仕組み自体が運用できなくなります。日報は書く側だけでなく、読む側も日々継続することで価値が生まれます。

日報に一言コメントをフィードバックするだけで、部下は自分の書いたことをリーダーがきちんと受け止めていること、さらには自分がチームの一員として成果に貢献できていると感じることができます。

「お疲れさまでした！」「いいね！」のような簡単なフィードバックを返すだけでは、本質的なチームの問題解決やモチベーションを上げることにはつながりません。では、どのようなフィードバックを返していけばいいのでしょうか。

「ダメ出し」フィードバックは成長を阻害し、モチベーションを破壊する

一番やってはいけないフィードバックは「ダメ出し」。そんなやり方じゃお客様は理解してくれないぞ！もっとよく自分で考えてみろ。」このようなフィードバックをもらったら、部下は突き放された、あるいは相談してもこの人からは何もアドバイスをもらえないと感じてしまい、部下のモチベーションは一気に下がります。

その本人だけでなく、そのようなフィードバックを見ていた他の部下にも伝搬し、チーム全体のモチベーションが停滞してしまいます。リーダーは、たくましく育って欲しいと思ってのフィードバックかもしれませんが、「よし、やってやる！」と奮発するだけの気概を一方的に相手に求めても空回りしてしまいかねません。

リーダーが一方的な指示を出すというのも避けましょう。「もっとこういう提案をして。」「アポイントを取る時にはこの点を気をつけて。」思い通りに仕事をしてくれない部下に、リーダーはどうしても「ダメだ！」「こうしなさい」という指示を出してしまいがち。

指示を出されたメンバーは、何も考えずに言われたことを無批判にその通りにやろうとします。そのような一方的なやり方が繰り返されると、部下は指示がないから何もしない、自分で物を考えようとしなくなってしまいます。また、何か問題が起きた場合も、リーダーの指示が悪いと責任を転嫁するようになってしまいます。

モチベーションを上げるフィードバックは「共感する」

では、「ダメ出し」ではないフィードバックとはなんでしょうか。フィードバックで重要なことは、本人自身による気づきを促すこと。その第一歩は、部下の日々の成果に対して「共感」することです。

「素晴らしい成果ですね。お客様も喜んだでしょうね。」「さすが山田くんですね。そのやり方はとてもいいと思います。」これらのフィードバックによって、部下は自分の行動や態度、成果をリーダーが認めてくれているという安心感を持ち、モチベーションが上がります。

もし仮に、何か具体的な指示を与えなければいけないのだとしても、このような「共感」があるかないかで、部下がそれを素直に受け入れられるかがまったく異なってきます。

「質問する」ことで成長を促すフィードバック

部下の仕事に共感した上で、「質問する」ことで相手の気づきと成長を促します。なぜ「質問」なのでしょうか。それは、「答えは相手の中にある」から。実際に仕事をするメンバー自身が気づいていなければ、部下の仕事を改めることはできません。

いくら「こうしたほうがいい」「それはダメだ」といったところで、本人がそれに気づいて納得し、やり方を変えなければ意味がありません。質問をすることで相手に考えるきっかけを与え、自分で問題に気づき、自分の意思で成長するよう促すことが大切です。

部下の成長を促す質問の仕方には大きく2つ。1つめは、行動の結果や未来への気づきを与える質問です。たとえば、「いまのまま順調にいけば目標は達成できそうですか？」「もし課題があるとしたら何を改善すればいいと思いますか？」

2つめは、自分自身の内面への気づきを与える質問。たとえば、「なぜそう思うのですか？」「お客様はどう感じていると思いますか？」「このプロジェクトの成功のポイントは何だと思いますか？」

相手の中に新たな視点が生まれ、それまで見えなかったもの、気づかなかったことに気づくことができるようになります。質問をすることの真のねらいは、単に疑問点を指摘することではなく、相手の成長を促すことにあります。

モチベーションを上げる！日報のフィードバックの書き方　まとめ

部下の成長を引き出しモチベーションを上げることは、リーダーの重要なミッション。部下の日報に対するフィードバックの与え方をほんの少し工夫するだけで、メンバーは自ら大きく成長します。今日からぜひ、実践してみてください。

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