日報の書き方 目標達成するチームTOP

モチベーションを上げる!日報のフィードバックの書き方

2015年1月10日

日報でチームの成長やメンバーのモチベーション向上を促すには、リーダーによる適切なフィードバックが欠かせません。

リーダーが一番やってはいけないことは、メンバーが書いた日報をそのまま放置してしまうことです。せっかく書いた日報が誰にも読まれていないと感じてしまうと、日報という仕組み自体が運用できなくなります。

日報は書く側だけでなく、読む側も日々継続することで価値が生まれます。

日報に一言コメントをフィードバックするだけで、メンバーは自分の書いたことをリーダーがきちんと受け止めていること、さらには自分がチームの一員として成果に貢献できていると感じることができます。

「お疲れさまでした!」「いいね!」のような簡単なフィードバックを返すだけでは、本質的なチームの問題解決やモチベーションを上げることにはつながりません。

では、どのようなフィードバックを返していけばいいのでしょうか。具体的に説明します。

チームが成長しモチベーションを上げる!フィードバックの書き方

「ダメ出し」フィードバックは成長を阻害しモチベーションを破壊する

一番やってはいけないフィードバックは「ダメ出し」することです。

そんなやり方じゃお客様は理解してくれないぞ!
もっとよく自分で考えてみろ。

このようなフィードバックをもらったら、メンバーは突き放された、あるいは相談してもこの人からは何もアドバイスをもらえないと感じてしまいます。メンバーのモチベーションは一気に下がります。それは、その本人だけでなく、そのようなフィードバックを見ていた他のメンバーにも伝搬し、チーム全体のモチベーションが停滞してしまいます。

リーダーは「たくましく育って欲しい」と思ってのフィードバックかもしれませんが、「よし、やってやる!」と奮発するだけの気概を一方的に相手に求めても空回りしてしまいかねません。

フィードバックでリーダーが一方的な指示を出すというのも避けるべきです。

もっとお客様にこういう提案をしてください。
アポイントを取る時にはこの点を気をつけなさい。

思い通りに仕事をしてくれないメンバーに対して、リーダーはどうしても「それはダメだ!」「こうしなさい」という指示を出してしまいがちです。指示を出されたメンバーは、何も考えずに言われたことを無批判にその通りにやろうとします。

そのような一方的なやり方が繰り返されると、メンバーの方は指示がないから何もしない、自分で物を考えようとしなくなってしまいます。また、何か問題が起きた場合も、リーダーの指示が悪いと責任を転嫁するようになってしまいます。

モチベーションを上げるフィードバックは「共感する」こと

では、「ダメ出し」ではないフィードバックとはなんでしょうか。

フィードバックで重要なことは、本人自身による気づきを促すことです。

その第一歩は、メンバーの日々の成果に対して「共感」することです。

素晴らしい成果ですね。お客様も喜んだでしょうね。
さすが山田くんですね。そのやり方はとてもいいと思います。

これらのフィードバックによって、メンバーは自分の行動や態度、成果をリーダーが認めてくれているという安心感を持ち、モチベーションが上がります。

もし仮に、何か具体的な指示を与えなければいけないのだとしても、このような「共感」があるかないかで、メンバーがそれを素直に受け入れられるかがまったく異なってきます。

「質問する」ことで成長を促すフィードバック

メンバーの仕事に対して共感した上で、「質問する」ことで相手の気づきと成長を促します。

なぜ「質問」なのでしょうか。それは、「答えは相手の中にある」からです。

実際に仕事をするメンバー自身が気づいていなければ、そのメンバーの仕事を改めることはできません。いくらリーダーや他のメンバーが「こうしたほうがいい」「それはダメだ」といったところで、本人がそれに気づいて納得し、自らやり方を変えなければ意味がありません。

質問をすることで相手に考えるきっかけを与え、自分自身で問題に気づき自分の意思で成長するよう促すことが大切です。

メンバーの成長を促す質問の仕方には大きく2つあります。

1つめは、行動の結果や未来への気づきを与える質問です。たとえば、このようなものです。

いまのまま順調にいけば目標は達成できそうですか?
もし課題があるとしたら何を改善すればいいと思いますか?

2つめは、自分自身の内面への気づきを与える質問です。たとえば、このようなものです。

なぜそう思うのですか?
お客様はどう感じていると思いますか?
このプロジェクトの成功のポイントは何だと思いますか?

このような質問によって、相手の中に新たな視点が生まれ、それまで見えなかったもの、気づかなかったことに気づくことができるようになります。質問をすることの真のねらいは、単に疑問点を指摘することではなく、相手の成長を促すことにあります。

チームが成長しモチベーションを上げるフィードバックのまとめ

メンバーの成長を引き出しモチベーションを上げることは、リーダーの重要なミッションです。

メンバーの日報に対するフィードバックの与え方をほんの少し工夫するだけで、メンバーは自ら大きく成長します。今日からぜひ、実践してみてください。

日報共有アプリgamba!では、日報の共有、目標を日次に落とし込んで追いかけることができるKPI機能、日々のPDCA、日々の改善活動を行いやすい日報テンプレート機能など、長時間労働を撲滅し、目標達成を実現するためのツールが満載です。

  1. カスタマイズ可能な日報テンプレートで御社に最適な日報を作成
  2. Googleカレンダーからワンクリックで予定を日報にコピー
  3. 売上などの目標達成率が一目で見えるKPI管理機能

android-sales

ただいま、15日間無料トライアル実施中!また、トライアルをお申し込みいただいたお役様には、日報を具体的にどのように使えば自社の業績が拡大するのかなど、弊社日報コンサルタントが個別のオンラインコンサルティングを行っております。

ぜひ今日から、gamba!で日報を実践してみてください。


日報アプリgamba!の
詳しい資料を
いますぐ無料で入手!

すでに7,000社以上
実感した効果を無料体験!

いますぐ使える。15日間無料!

  • App Store
  • Android