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手書きやメールの日報から、クラウドサービスを選択する理由

2016年8月3日

日報、週報をメンバーに書くことを義務付けている企業は多いですが、それらを本当に活用できているでしょうか。日報は書きっぱなしでは意味がありません。

書いても業績アップにつながらないとか、日報を書く意味が分からないと感じているメンバーがいるなら、日報を書く時間が無駄になっているだけです。

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日報がうまく活用できていない場合、その提出方法に改善の余地があるかもしれません。日報をはじめ各種報告書には手書き、メール送信のほかにSNSで共有するという方法もあります。それぞれどのようなメリットとデメリット、特徴があるのかをご紹介いたします。

1.手書きの日報のメリットとデメリット

手書きで書く日報のメリットは手軽さです。手軽に始めるのに紙ほど楽なものはありません。

一方で紙の日報は、紙で保管しなくてはいけないのため、保管場所が必要となります。それにメンバーが日報を提出する時に、リーダーに直接会えるなら手渡しできますが、そうでない場合はFAXで送信することもあります。ほとんどの場合は、そのデータをプリントアウトして保管することになり、毎日メンバー全員からの日報を受け取る際にはFAXのインク代もばかになりません。

また、保管した日報を後日検索するのは非常に難しいデメリットがあります。例えば、先週書いた日報にクライアントのクレームを処理したことが記載されていたとします。その日報を後日参照しようとしたときに、送られた方はもちろん、書いた本人でさえ、2週間前の日報となれば、水曜日の日報に書いたのか、木曜日の日報に書いたのか覚えていないことがあります。

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2.メール日報のメリットとデメリット

その点、メールで送る日報は、データで管理できるのでかさばりません。また手書き日報よりは検索しやすいです。さらにエクセルの計算式を利用すれば、目標達成率などの計算が、数字を入力するだけで済みますので、楽になります。また、昨日の日報からコピーも簡単です。

ただ、メール送信の場合、リーダーが送られてくる日報すべてに目を通すことができればよいものの、そうでない場合、メンバーはリーダーが日報を読んでいるつもりで相談したり業務をすすめたりしますので、リーダーとメンバーの間で話がかみ合わないことが発生します。リーダーが日報を読んでいないことが分かれば、メンバーは改めて日報に書いたことを口頭で説明しなおさなくてはなりません。そんな時、メンバーは思うはずです。「日報を書いても読んでくれないのなら、意味がない」。

3.クラウドサービスの日報

そんな手書きやメールでの日報提出のデメリットを解消するのが、クラウドで運用されるSNSを利用した日報です。SNSなら、リーダーだけでなく他のメンバーとの日報の共有もできます。そしてリーダーが日報を読んだことがわかる既読マーク機能を利用すれば、メンバーはそれを前提に、相談をしたり業務をすすめることができます。さらに、メンバーの日報提出状況も一目でわかりますので、日報の提出をメンバーに徹底することが可能です。

メールで受信した日報にコメントをするのは、何か特別なことがない限り、面倒に感じてしまうものです。その点でも、SNS日報は簡単にコメントを送付することができるので、それがメンバーの励みになり、結果的にチームのモチベーションが上がるわけです。

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チームに合った日報の選択を

手書き、メール、クラウドサービスそれぞれの日報の比較でした。日報は続かなければ意味がありません。また、書くメンバー自身が、日報を書くことのの意義が分からないようでは、その日報は十分に活用されているとは言えません。本当に役立つ日報のクラウドサービスを検討してみてはいかがでしょうか。

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