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モチベーションが下がった社員たちの意識を日報によって改善する方法

2016年11月26日

最近は、すこしずつ景気回復の兆候も見られ会社の業績も右肩上がりという会社も少なくありません。
そのような状況にあって、多くの会社で問題となっているのは社員の離職率の高さや、そうしたことにつながりかねない社員たちのモチベーションの低下ではないでしょうか。

こうした、モチベーションの低下などと取り組むためにはいくつかの方法がありますが、比較的楽に導入ができ、また効果が高い方法として、”日報”の活用があげられるでしょう。

そもそも、日報は業務上の記録として、さらに社員一人一人にとっても大切な作業内容や業績の蓄積となる基本的なツールといえますので、会社として取り入れておくべきツールであるといえます。

もしまだ導入しておられず、社内のモチベーションアップについてよい方法を模索されておられるようであれば、まずモチベーションアップのツールとして日報の導入をご検討なさってみるのはいかがでしょうか。
また、もし既に日報を社員に書かせているにもかかわらず、社員のモチベーションが上がらないということであれば日報について再度見直す必要があるかもしれません。

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建設的な意見や考えを言えること

社員のモチベーションがあがらない大きな理由のひとつは、会社には何を言っても通じない。自分の意見には耳も傾けてくれず、歯車の一つ用に働かせられている、などと感じてしまうようことです。

ですから、社員は自由に建設的な意見や考えを言える、ということを日報を通して認識してもらうことは大切です。

しかし、ただ単に機械的に社員たちに一方的に日報を書かせているだけではいけません。必ず、日報に対して建設的で前向きなフィードバックが必要です。
日報を軸にして、そこから前向きなよいコミュニケーションが生じないのであれば、社員にとって日報を書くことは余分な作業、重荷になってしまいますので社員たちのもやる気はますます低下してしまうことでしょう。

日報を活用する仕組みを作る

日報を活用する方法についてもきちんとした仕組みが必要といえるでしょう。社員に日報を書いてもらっても、その日報をチェックする人が少数で、たとえばひとりで何十人もの日報を見なければならないとしたら、通常業務にも支障をきたしてしまう可能性もありますし、日報の確認作業がおざなりになったり適切に扱われなくなったりしてしまいます。こうしたことも日報が効果を生み出せない一つの原因となります。

さらに、手書きの日報をいまだに使っておられる会社も少なくはありませんが、それもやはりあまりお勧めできる方法ではありません。
それは、単に紙を使ってエコではない、というだけではなく、作業性の悪さ、チェックなどのしにくさ、さらに業務のデータベースとしての効率の悪さなど多くの問題点を抱えることとなります。

ですから、上記のような日報の問題点をクリアできることが、日報というツールを社員たちのモチベーションアップのためのツールとしての条件といえます。

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まとめ

日報を社内のモチベーション改善につなげるために必要なことは、各社員が負担とならないように簡単に日報が作成できること。その日報に対して、きちんと目を通し前向きなコメントやフィードバックを適切に行えること。さらに、日報をチェックする人にとっても負担とならずに適正なコメントが簡単に行えること。あとからでも、必要な情報を検索して社員とのコミュニケーションや業務遂行にいかせること。

こうしたことをシステマチックに毎日積み上げて継続していければ、社員の多くが自分の会社は意見や考えを言いやすい環境であると認識できるようになり、徐々にモチベーションがあがっていき社内全体は明るい雰囲気にかわっていくことでしょう。

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