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モチベーションが下がった社員の意識を日報で改善する方法

2016年11月26日

多くの会社で問題となっているのは社員の離職率の高さや、そうしたことにつながりかねない社員たちのモチベーションの低下ではないでしょうか。モチベーションを高めるには楽に導入ができ、効果が高い方法として、「日報」の活用があげられます。

日報は業務上の記録として基本的なツール。会社として取り入れておくべきツールです。もし既に日報を社員に書かせているにもかかわらず、社員のモチベーションが上がらないということであれば、日報について再度見直す必要があるかもしれません。

社員の意識を日報で改善する画像

建設的な意見や考えを言えること

社員のモチベーションがあがらない大きな理由のひとつは、「会社には何を言っても通じない。自分の意見には耳も傾けてくれず、歯車の一つ用に働かせられている。」などと感じてしまうことが原因。

「自由に建設的な意見や考えを言える」ことを、日報を通して認識してもらうことは大切です。社員に一方的に日報を書かせているだけではいけません。必ず、日報に対して建設的で前向きなフィードバックが必要です。

日報を軸にして、そこから前向きなよいコミュニケーションが生じないのであれば、社員にとって日報を書くことは余分な作業、重荷になってしまいます。社員のやる気はますます低下してしまうことでしょう。

建設的な意見や考えを言える画像

日報を活用する仕組みを作る

日報を書かせても、チェックする人が少数で、例えばひとりで何十人もの日報を見なければならないとしたら、通常業務にも支障をきたしてしまう可能性も。日報の確認作業がおざなりになったり、適切に扱われなくなったりしてしまいます。こうしたことも日報が効果を生み出せない一つの原因です。

さらに、手書きの日報は、あまりお勧めできる方法ではありません。作業性の悪さ、チェックなどのしにくさ、さらに業務のデータベースとしての効率の悪さなど多くの問題点を抱えることとなります。ですから、上記のような日報の問題点をクリアできることが、日報が社員のモチベーションをアップするツールといえます。

日報を活用する仕組みを作る

モチベーションが下がった社員の意識を日報で改善する方法 まとめ

日報をモチベーション改善につなげるには、「社員が負担とならないように簡単に日報が作成できること。」「日報にきちんと目を通し、前向きなコメントやフィードバックを適切に行えること。」「日報をチェックする人にとっても負担とならず、適正なコメントが簡単に行えること。」「あとからでも、必要な情報を検索して社員とのコミュニケーションや業務遂行にいかせること。」

こうしたことをシステマチックに毎日積み上げて継続していければ、自分の会社は意見や考えを言いやすい環境であると認識でき、徐々にモチベーションがあがっていき、社内全体は明るい雰囲気に変わっていくことでしょう。

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