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業務の改善のヒントは「仕組み化」すること

2017年11月12日

時代の変化が早い昨今、改善を続けることが、ビジネスチャンスを生みます。しかしどれだけ改善をテーマに議論を交わしても、実行されなければ意味はありません。

会議で話し合われるだけでは現場が変化することはなく、意味がないのです。そこで改善を考えるにあたって意識すべきこと、そして改善策を浸透させるポイントについて解説します。

改善を意味あるものにする画像

なぜ改善するのか?やる意味は何か?問題点を吟味しよう

業務フローの改善は簡単なことではありません。何故ならほとんどの会社の業務は様々な部署と連携しながら進んでいる為、どこか一つのフローが変わるだけで、他部署の業務フローにも影響を与える必要があるからです。

会社の中である一部の人だけ仕事が楽になったとしても、他の部署にその負担がかかってしまっては意味がありません。改善を意味があるものにするためには、「俯瞰した視点」を持ち、改善すべきポイントと改善方法を考える必要があるのです。

では具体的に改善に取り組む場合、どのようなことから取り組めばいいのでしょうか。それは問題点を吟味すること。業務改善をする場合は表面的なことだけを捉えていてもできません。問題点の本質はどこにあるのか、それを吟味することが欠かせないのです。

問題点を吟味する画像

本当にそれが問題?問題の本質を捉えよう

意味がある改善の為に欠かせない「俯瞰した視点」とは、どのように活かされるべきなのでしょうか。飲食店を例に考えてみましょう。例えば業務フローの改善について考える時、多くの店舗することに「従業員・アルバイトの声を聞く」ということがあります。

それ自体は悪いことではありません。しかしそこから出た問題を議題としてすぐに改善に取り組むべきではありません。それではまだ俯瞰度が低いのです。従業員・アルバイトの声以外にも飲食店では聞くべき声があります。それは「お客様の声」。

例えばお客様にアンケートへの協力を依頼して一定期間、不満点など声を集めるボックスを設置したとしましょう。それだけで従業員の声だけでなくお客様の声も含めて問題の本質が何かを考えることができるのです。

問題の本質を捉える画像

改善の現実化は仕組み化がカギ!掛け声倒れでは意味がない

改善を意味があるものにする為には、会議で改善の手段が決まったとしても、そこで終わってはいけません。改善がしっかりと実施されたのか、また改善策を実施した結果としてどうなったのか、それを集約する仕組みを作りましょう。

飲食店の場合地方の店舗には、本部から管理の目が行き届かなくなりがち。そのためマネージャーや店長が会議で周知されたことが、現場で実行されていないケースは往々にしてあります。

改善策は現場で実施されなければ全く意味がありません。したがって改善策が立案できた際は、それをどのように実行して進捗を管理するのか、そこまで考える必要があるのです。

そしてもう一つ重要なことがあります。それは会議に参加しているマネージャーや店長に「改善がなぜ必要なのか」その意味をしっかりと理解させることです。店舗の従業員に改善を浸透させる為には、それを率先するマネージャー・店長の理解が欠かせません。

掛け声倒れでは意味がない画像

改善を仕組み化できる日報アプリはこちら

改善提案制度を習慣化できる日報共有アプリgambaとは?

改善提案制度は、従業員のモチベーション向上にも大変有効です。

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、部門や役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日々の業務の中でPDCAサイクルを回し、業務の改善を行うための機能が満載です。

日報のテンプレートに取り入れ、改善提案しやすい環境に

日報に何を書くかで、チームの成果は違ってきます。どんな振り返りを促すかは、上司の腕の見せ所。

日報テンプレートに「改善提案」の項目を加えると、1日の業務を振り返りながら、自然と改善提案が上がる仕組みができます。

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目標と実績の見える化で競争心を高める

gamba!のKPI管理機能を使うと、契約獲得件数や売上など、実績の推移をワンクリックでグラフ化できます。何件契約を獲得したのか、いくら売り上げたのか、日報と一緒に報告するだけで、グラフを更新。部下のモチベーションも上がります!

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日報アプリ「gamba!」詳細ページへ

情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。これでは情報の共有ができません。日報は共有することに意味があります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

困っていることを共有することで、みんなからアドバイスやコメントがもらえるので、問題解決まで出来るようになります。また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかまでわかるようになります。そうすると、周囲も積極的にフォローができるので、連携がよくなります。

情報共有が活性化され「気付き、考える文化」が育つ

常に考えながら仕事をする癖がつき、部下のアイデアを常時拾い上げることができます。

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どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベターです。

チャット

Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる大きな要因です。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!部下の1日のスケジュールも把握できます。

Googleカレンダーの画像

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改善提案がしやすい日報アプリを活用しよう

外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を全て一掃することができます。

いまなら15日間の無料トライアルを実施中!日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

 

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