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業務の改善のヒントは「仕組み化」すること

2016年12月13日

時代の変化が早い昨今、改善を続けることが、ビジネスチャンスを生みます。しかしどれだけ改善をテーマに議論を交わしても、実行されなければ意味はありません。会議で話し合われるだけでは現場が変化することはなく、意味がないのです。そこで改善を考えるにあたって意識すべきこと、そして改善策を浸透させるポイントについて解説します。

改善を意味あるものにする画像

なぜ改善するのか?やる意味は何か?問題点を吟味しよう

業務フローの改善は簡単なことではありません。何故ならほとんどの会社の業務は様々な部署と連携しながら進んでいる為、どこか一つのフローが変わるだけで、他部署の業務フローにも影響を与える必要があるからです。

会社の中である一部の人だけ仕事が楽になったとしても、他の部署にその負担がかかってしまっては意味がありません。改善を意味があるものにするためには、「俯瞰した視点」を持ち、改善すべきポイントと改善方法を考える必要があるのです。

では具体的に改善に取り組む場合、どのようなことから取り組めばいいのでしょうか。それは問題点を吟味すること。業務改善をする場合は表面的なことだけを捉えていてもできません。問題点の本質はどこにあるのか、それを吟味することが欠かせないのです。

問題点を吟味する画像

本当にそれが問題?問題の本質を捉えよう

意味がある改善の為に欠かせない「俯瞰した視点」とは、どのように活かされるべきなのでしょうか。飲食店を例に考えてみましょう。例えば業務フローの改善について考える時、多くの店舗することに「従業員・アルバイトの声を聞く」ということがあります。

それ自体は悪いことではありません。しかしそこから出た問題を議題としてすぐに改善に取り組むべきではありません。それではまだ俯瞰度が低いのです。従業員・アルバイトの声以外にも飲食店では聞くべき声があります。それは「お客様の声」。

例えばお客様にアンケートへの協力を依頼して一定期間、不満点など声を集めるボックスを設置したとしましょう。それだけで従業員の声だけでなくお客様の声も含めて問題の本質が何かを考えることができるのです。

問題の本質を捉える画像

改善の現実化は仕組み化がカギ!掛け声倒れでは意味がない

改善を意味があるものにする為には、会議で改善の手段が決まったとしても、そこで終わってはいけません。改善がしっかりと実施されたのか、また改善策を実施した結果としてどうなったのか、それを集約する仕組みを作りましょう。

飲食店の場合地方の店舗には、本部から管理の目が行き届かなくなりがち。そのためマネージャーや店長が会議で周知されたことが、現場で実行されていないケースは往々にしてあります。

改善策は現場で実施されなければ全く意味がありません。したがって改善策が立案できた際は、それをどのように実行して進捗を管理するのか、そこまで考える必要があるのです。

そしてもう一つ重要なことがあります。それは会議に参加しているマネージャーや店長に「改善がなぜ必要なのか」その意味をしっかりと理解させることです。店舗の従業員に改善を浸透させる為には、それを率先するマネージャー・店長の理解が欠かせません。

掛け声倒れでは意味がない画像

改善を意味あるものにするためには「仕組み化」すること まとめ

意味がある改善を実行するためには、改善を管理する仕組み作りが欠かせません。店舗展開しているサービス業であれば、特に必要なこと。ボトムアップで出た改善策なら現場が自主的に動く可能性があります。

しかし、トップダウンで改善策が浸透するのは簡単ではありません。そのため、進捗や結果を管理する仕組みを整えることで必要です。トップダウンの改善も、改善をいかに仕組み化するかで現実化されるかどうかが決まります。

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「仕組み化」する画像

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