新入社員教育 日報の活用術TOP

新入社員が3日でPDCAサイクルを回せる日報の書き方

2017年10月19日

「自ら考えて行動し、結果を出す人材に育てたい」「自分でPDCAを回せるようになってほしい」

経営者としては、新入社員が早く自分で行動する状態になって欲しいと思ってます。そこで新入社員が3日でPDCAを回せる「日報の書き方」を紹介します。

新入社員を3日で自らPDCAサイクルを回せる人材に変える日報の使い方とは?

日報の書き方 1日目:先輩の日報を読ませてPDCAの回し方を理解させる

PDCAを回すイメージを新入社員に持ってもらう有効な手段は、「先輩の日報」を読ませること。そうすれば、今の仕事を通じた日々の計画、実行、検証、改善がどのようなものかイメージできます。

また、他部門を含めた複数の先輩の日報を読ませることをお勧めします。「あ、こんな書き方もあるんだ。」「この書き方はわかりやすいな。」というような感じで、読み手を意識した日報の書き方を意識できるようになります。

いろいろな部門の先輩の日報を読むことにより、どの部門ではどんな仕事をしていて、どんな課題があるということが感じられ、会社を俯瞰して眺めることができるという利点もあります。

新入社員が自らPDCAを回せる人材に変える日報の使い方 1日目:先輩の最近の日報を読ませて毎日のPDCAの回し方を理解させる

日報の書き方 2日目:前日に翌日の計画を考えさせる

仕事は、突発的なものも入ってくるため、計画通りに進めることは難しいもの。しかし、1日をできるだけコントロールしながら仕事を進めるのと、行き当たりばったりで進めるのとでは、精度は大きく変わります。

大事なのが、「重要かつ緊急でないタスク」にどれだけ能動的に時間をかけられるか。意識しないと人間は、「緊急なタスク」から進めることを重視し、そのタスクがどれだけ重要かを考えずに進め、結果として成果に繋がらないことを優先してしまう傾向にあります。

よって、できる限り前日の間に翌日の「重要なタスク」と「緊急なタスク」を整理し、どれだけの時間をかけるのかを決め、極力当日も計画通りに進めていけるように指導することが大事。

日報の書き方 3日目:その日の仕事の結果を4象限で振り返らせる

最後は、PDCAを回しやすくする日報のテンプレート。下記のような図の4象限で日報を書いてもらうと、新入社員でもカンタンにPDCAを回す習慣が身につきます。

20161110102454.png

日報のテンプレート(項目)としては、下記のようなイメージになります。

【今日の計画・予定】  PLAN(計画)
 
【うまくいったこと・その要因】①  DO(実行)・CHECK(検証)
 
【うまくいかなかったこと・その要因及び施策】 ② DO(実行)・CHECK(検証)・ACTION(改善)
 
【気づいたこと・提案事項】③ DO(実行)・CHECK(検証)
 
【明日の計画・予定】PLAN(計画)
 

このシンプルな日報のテンプレート(項目)であれば、記入時間は10分程度。新入社員でも毎日PDCAサイクルを回し、習慣化することができます。

新人教育は「フォロー」が重要

研修期間は順調だったのに、現場に配属になった途端、退職したいと言う新人に頭を悩ませていませんか?それは、研修中と研修後のフォローが足りないことが原因です。今回は人気の日報アプリgamba!を例に、日報が新人教育に欠かせない理由をご紹介します。

capture-5-1

①研修(OJT)の状況を把握できる

教育担当と新人との関係に不具合が生じた状況をそのままにしておくと、「自分はこの会社に合わない」という思いが強くなり、退職を考えるきっかけになります。

よって、常に状況を把握できる状況を作っておき、不具合が感じられたら、早めにサポートしましょう。そのために必要なのが「日報」です。

gamba!はSNS形式の日報です。毎日の学びや気づきを日報として投稿し、同期、教育担当(上司)、人事部と共有することで、「新人教育の見える化」を実現します。

新人教育係が持つべき3つの心構え_-_日報共有アプリ_gamba__ガンバ_-_国内最大級の登録実績8_000社・日報投稿率92_で人が育つ

②配属先のミスマッチをなくす

日報に所感を書かせることで、新人の強み、弱みが見えてきます。

面接では良い自己アピールしか言わないので、本当の強み弱みが把握しにくいもの。しかし、研修中に日報を書かせることで、相対評価をすることができ、本当の強み弱みが把握しやすくなります。

日報、配属先のミスマッチがなくなります。配属先のミスマッチは、離職率を高める大きな要因のひとつ。日報は、新人の個性や能力を見極め、適材適所への配属に役立ちます。

 

③現場の教育状況が確認できる

人事部が一番恐れているのが配属直後の離職。これまで大事に育ててきたのに、配属された途端に「辞めます」では、これまでの苦労が報われません。従って、配属後もフォローを継続することが大切です。

日報を人事部と現場が共有することで、「マネージャーがしっかり教育できているか」「周りはちゃんとフォローしているか」「新人のモチベーションが下がっていないか」常に確認することができます。

日報を書かせることで、新人のフォローだけでなく、マネージャーの教育体制のチェックや評価もできるのです。

新入社員研修チーム_gamba_

④切磋琢磨する環境を作る

同期の日報を共有することは、「あいつ頑張ってるな、オレも負けてられるか!」と競争心が刺激され、切磋琢磨するようになります。

また、「このやり方使えそうだな。よし、自分もマネしてみよう」など、ファインプレーをマネることができるので、新人の全体的なスキル向上にも繋がります。

⑤早い段階で個別にフォローできる

「成績が継続的に思わしくない」「最近覇気がない」と異変を感じた新人には、チャットで個別に連絡を取ることも可能。

「調子はどう?」「何か困っていることはない?」と日報で日々の動きを確認し、早い段階でフォローすることが、新人の早期離職を防ぐカギです。

ちゃっと_-_gamba_

日報共有アプリ「gamba!」を使って新人教育をしよう

日報アプリgamba!であれば、これまでの新人教育の課題を解消します。 

いまなら15日間無料のトライアルを実施中! 日報もアプリでスマートに管理する時代。まずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

 

全員画像_png


日報アプリgamba!
詳細はココをクリック!
すでに8,000社以上
実感した効果を無料体験!

いまなら15日間無料!