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新入社員が3日でPDCAサイクルを回せる日報の書き方

2018年1月15日

自ら考えて行動し、結果を出す人材に育てたい。

自分でPDCAを回せるようになってほしい。

ここでは、新入社員が3日でPDCAを回せる「日報の書き方」を紹介します。

新入社員を3日で自らPDCAサイクルを回せる人材に変える日報の使い方とは?

日報の書き方 1日目:先輩の日報を読ませる

他部門を含め、複数の先輩の日報を読ませると、今の仕事を通じた日々の計画、実行、検証、改善がどのようなものかイメージできます。

「あ、こんな書き方もあるんだ。」「この書き方はわかりやすいな。」と、読み手を意識した日報の書き方を意識できるようになります。

また、どの部門ではどんな仕事をしていて、どんな課題があるということが感じられ、会社を俯瞰して眺めることができるという利点もあります。

新入社員が自らPDCAを回せる人材に変える日報の使い方 1日目:先輩の最近の日報を読ませて毎日のPDCAの回し方を理解させる

日報の書き方 2日目:前日に翌日の計画を考えさせる

1日をできるだけコントロールしながら仕事を進めるのと、行き当たりばったりでは、精度は大きく変わります。

大事なのが、「重要かつ緊急でないタスク」にどれだけ能動的に時間をかけられるか。

そうしないと、緊急なタスクから進めることを重視し、それがどれだけ重要かを考えずに進め、結果として成果に繋がらないことを優先してしまう傾向にあります。

よって、できる限り前日の間に翌日の「重要なタスク」と「緊急なタスク」を整理しましょう。

どれだけの時間をかけるのかを決め、極力当日も計画通りに進めていけるように指導することが大切です。

日報の書き方 3日目:その日の仕事の結果を4象限で振り返らせる

下記のような図の4象限で日報を書いてもらうと、新入社員でもカンタンにPDCAを回す習慣が身につきます。

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日報のテンプレート(項目)としては、下記のようなイメージになります。

【今日の計画・予定】  PLAN(計画)
 
【うまくいったこと・その要因】①  DO(実行)・CHECK(検証)
 
【うまくいかなかったこと・その要因及び施策】 ② DO(実行)・CHECK(検証)・ACTION(改善)
 
【気づいたこと・提案事項】③ DO(実行)・CHECK(検証)
 
【明日の計画・予定】PLAN(計画)
 

このシンプルな日報のテンプレート(項目)であれば、記入時間は10分程度。新入社員でも毎日PDCAサイクルを回し、習慣化することができます。

日報アプリを使って新人教育をしよう

日報は新入社員と上司、および他のチームメンバーをつなげる大切なコミュニケーションツールです。上手に活用し、新人を育成しましょう。

今回は人気の日報アプリgamba!をご紹介。gamba!はSNS形式の日報です。

毎日の学びや気づきを投稿し、全員で共有することで、新人教育の見える化を実現します。

1_営業部_-_gamba_

 

①学んだことを振り返り、行動を修正できる

日報の書き方がバラバラだと、内容に個人差が出ます。項目をあらかじめ設定することで、報連相漏れをなくします。

gamba!は、毎日の振り返りを促すテンプレートを搭載。何を書こうか悩んだり、日報作成に時間を費やすことはありません。新入社員でも、すぐに日報を書くことができます。

テンプレート

②情報の横展開ができる

同期の日報を読むことは、「あいつ頑張ってるな、オレも負けてられるか!」と切磋琢磨するようになります。

また、ファインプレーをマネることで、全員のスキル向上にも繋がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」の繰り返しで、新入社員の行動量は増えるのです。

新入社員研修チーム_-_gamba_

 

③競争心に火がつく

日報と一緒に実績報告をして、達成率の推移をグラフ化できます。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

バーなし

 

④チャットもできる!

「成績が思わしくない」「最近覇気がない」と感じる新人には、チャットで個別に連絡を取ることも可能です。

早い段階でのフォローが、新人の早期離職を防ぐのです。

ちゃっと_-_gamba_

 

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

gamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!週報の作成もラクラク。

新入社員の予定の把握もカンタンにできます。

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