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新入社員を3日で自らPDCAサイクルを回せる人材に変える日報の使い方とは?

2016年12月19日

新入社員を、自ら考え行動し、結果を出す人材に変えたいとみんな思ってますよね?自分でPDCAを回せるようになることが大切です。そんな人材がたくさんいたら、どんどん会社の業績は拡大します。

でも実際には、新入社員は会社のことがわからず、先輩や上司の指示がないと何も動けません。経営者としては、1日も早くそのような状態から抜け出し、自分で行動する状態になって欲しいと思ってますよね。そこで新入社員が3日でPDCAを回せる人材に変化できる「日報の活用方法」をご紹介します。

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新入社員が自らPDCAを回せる人材に変える日報の使い方 1日目:先輩の最近の日報を読ませて毎日のPDCAの回し方を理解させる

新入社員は、「毎日PDCAを回せ!」と言っても、どう回せばいいか検討がつかないと思います。日々のPDCAを回すイメージを新入社員に持ってもらう有効な手段は、「先輩の日報」を読ませることです。そうすれば、今の仕事を通じた日々の計画、実行、検証、改善がどのようなものかイメージできると思います。

また、できれば一人の先輩の日報だけでなく、他部門を含めた複数の先輩の日報を読ませることをお勧めします。なぜなら、社員によって日報の書き方が微妙に異なるので、「あ、こんな書き方もあるんだ。」「この書き方はわかりやすいな。」というような感じで、読み手を意識した日報の書き方を意識できるようになります。また、いろいろな部門の先輩の日報を読むことにより、どの部門ではどんな仕事をしていて、どんな課題があるということが感じられ、会社を俯瞰して眺めることができるという利点もあります。

新入社員が自らPDCAを回せる人材に変える日報の使い方 2日目:前日に翌日の計画を考えさせる

仕事は、日々突発的なものも多く入ってくるため、100%計画通りに進めることは非常に難しいかもしれません。しかしながら、1日をできるだけコントロールしながら仕事を進めるのと、タスクを端から進める、また行き当たりばったりで進めるのとでは、同じ1日をかけて仕事をしたとしても、その精度(どれだけ成果に結びつくか)は大きく変わってくると思います。特に大事なことが、「重要かつ緊急でないタスク」にどれだけ能動的に時間をかけられるかです。

意識しないと人間は、「緊急なタスク」から進めることを重視し、そのタスクがどれだけ重要かは、考えずに進めてしまい、結果として成果に繋がらないことを優先してしまう、また必要以上に時間をかけてしまうという傾向にあります。よって、できる限り前日の間に翌日の「重要なタスク」と「緊急なタスク」を整理し、重要なタスクにどれだけの時間をいつ、どれだけの時間をかけるのか?緊急なタスクにいつ、どれだけの時間をかけるのか?を決めさせ、極力当日も前日に立てた計画通りに進めていけるように指導することが大事です。

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新入社員が自らPDCAを回せる人材に変える日報の使い方 3日目:その日の仕事の結果を4象限で振り返らせる

最後は、PDCAを回しやすくする日報のテンプレートです。

下記のような図の4象限で日報を書いてもらうと、新入社員でもカンタンにPDCAを回す習慣が身につきます。

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日報のテンプレート(項目)としては、下記のようなイメージになります。

【今日の計画・予定】  PLAN(計画)
 
【うまくいったこと・その要因】①  DO(実行)・CHECK(検証)
 
【うまくいかなかったこと・その要因及び施策】 ② DO(実行)・CHECK(検証)・ACTION(改善)
 
【気づいたこと・提案事項】③ DO(実行)・CHECK(検証)
 
【明日の計画・予定】PLAN(計画)
 

このシンプルな日報のテンプレート(項目)であれば、記入時間も10分から15分程度で書き終わるかと思いますので、新入社員でも毎日回すことができると思います。毎日回すことができれば、習慣化されますよね。

新入社員が自らPDCAを回せる人材に変える日報の使い方のまとめ

新入社員を、自ら考え行動し、結果を出す人材に変えたいとみんな思ってますよね?自分でPDCAを回せるようになることが大切です。 そのためには、次の3つのステップで、自分で行動する状態になってもらうことが大切です。

  • 1日目:先輩の最近の日報を読ませて毎日のPDCAの回し方を理解させる。
  • 2日目:前日に翌日の計画を考えさせる。
  • 3日目:その日の仕事の結果を4象限で振り返らせる。

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