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日報を出してこない!困った部下への指導方法のポイントとは?

2017年1月6日

日報の管理は、管理職として欠かせない業務の一つです。しかし部下を複数人管理するとなると、全員が日報を提出するとは限りません。そこで必要になるのが、部下へ日報提出を促す指導です。

では日報を出さない部下に、日報を出すよう指導することがなぜ大切なのでしょうか。またなぜそれがなぜそれが難しいのでしょうか。今回はその理由について言及すると共に、日報を出さない、困った部下への指導方法のポイントについて紹介します。

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日報を出さない部下への指導方法① 「ダメじゃないか!」だけでは変わらない

日報を出させる為には、「ダメじゃないか!」と叱りつけ厳しく指導するだけでは変わりません。何故なら、叱りつけるだけでは、ただ部下を委縮させることになりかねないからです。そうなると日報の未提出の改善にはつながりません。また日報の提出がストレスになれば、部下にとって日報はただ出すだけのものとなり、内容が伴わない可能性もあるからです。つまりダメ出しするだけではダメなのです。

管理職として部下に気づきを与えるフィードバックは大切です。ただ、すぐに厳しい言葉ばかりを投げかけてくる上司には誰も報告したいとは思いません。ダメ出しばかりしていると、それが原因で日報を提出されなくなる可能性があるのです。

日報を出さない部下への指導方法② 日報にきちんとレスポンスする

日報を出さない部下への指導として必要なことは、日報にきちんとレスポンスすることです。自分の作成した日報がしっかり読まれていないと感じると、部下は日報を出す意味を感じなくなります。そのため日報にきちんとレスポンスすることは欠かせません。また日報は通常の数字の報告だけでなく、備考欄などに相談が記載されていることがあります。それを見落とすと、たとえ一度や二度でも部下は日報がきちんと読まれていないと感じます。

相談へのレスポンスがなく日報を放置する上司にはだれも報告したいとは思いません。どうせ読んでないのだからと、部下は何も書かなくなっていきます。もちろん複数の部下を抱える場合、一人ひとりの相談に答える時間を捻出するのは難しいかもしれません。しかし、例えばメールで何かしらのアドバイスを送るなど、相談を受け止めた姿勢を見せることが大切です。

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日報を出さない部下への指導方法③ 「日報を出してよかった」を実感させる

日報を出さない部下への指導方法として肯定的なフィードバックを与えることも効果的です。日報を提出してよかったと思わせるレスポンスをしていきましょう。日報を見れば、改善すべきところを注意したくなるかもしれませんが、まずは褒めることが大切です。どんな些細なことでも構いません。肯定的なフィードバックを取り入れましょう。

理想的なフィードバックはまず褒めて、改善のアドバイスをすることです。それが適切であれば部下の行動が変化します。日報を出したことで仕事がはかどるようになった、目標を達成できるようになったなどのポジティブな実感をもたせることが大切なのです。

日報を出してこない!困った部下への指導方法のポイントとは?まとめ

部下が日報を出してこなかったとしても、上司としての関わり方を改善すれば、日報はきちんと提出されるチームを作ることができます。そのためには、「ダメじゃないか!」と厳しく指導するだけではいけません。まずは日報の内容に対してきっちりとレスポンスをすることが欠かせません。またただレスポンスするだけでなく、部下が「日報を出して良かった」と感じるような肯定的なフィードバックと、もっと良くなるような的確な支援が必要です。

部下の日報の提出率が悪い場合は、これらのことが上司としてできているか、一度振り返りましょう。もちろん厳しい指導が必要な場面もあるかもしれません。しかし日報を出させる為には、部下が日報を出したくなるような状況をつくることが大切なのです。

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