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日報を出さない!困った部下の育成方法のポイントとは?

2017年11月11日

日報の管理は、管理職として欠かせない業務の一つです。しかし部下を複数人管理するとなると、全員が日報を提出するとは限りません。では日報を出さない部下に、日報を出すよう指導することがなぜ大切なのでしょうか。

またなぜそれがなぜそれが難しいのでしょうか。今回はその理由について言及すると共に、日報を出さない、困った部下の育成方法のポイントについて紹介します。

日報を出してこない画像

日報を出さない部下の育成方法① 「ダメじゃないか!」だけでは変わらない

日報を出させる為には、「ダメじゃないか!」と叱りつけ厳しく指導するだけでは変わりません。何故なら、叱りつけるだけでは、ただ部下を委縮させることになりかねないからです。そうなると日報の未提出の改善にはつながりません。

また日報の提出がストレスになれば、部下にとって日報はただ出すだけのものとなり、内容が伴わない可能性もあるからです。つまりダメ出しするだけではダメなのです。管理職として部下に気づきを与えるフィードバックは大切です。

ただ、すぐに厳しい言葉ばかりを投げかけてくる上司には誰も報告したいとは思いません。ダメ出しばかりしていると、それが原因で日報を提出されなくなる可能性があるのです。

「ダメじゃないか!」だけでは変わらない画像

日報を出さない部下の育成方法② 日報にきちんとレスポンスする

日報を出さない部下への指導として必要なことは、日報にきちんとレスポンスすることです。自分の作成した日報がしっかり読まれていないと感じると、部下は日報を出す意味を感じなくなります。そのため日報にきちんとレスポンスすることは欠かせません。

また日報は通常の数字の報告だけでなく、備考欄などに相談が記載されていることがあります。それを見落とすと、たとえ一度や二度でも部下は日報がきちんと読まれていないと感じます。相談へのレスポンスがなく日報を放置する上司にはだれも報告したいとは思いません。どうせ読んでないのだからと、部下は何も書かなくなっていきます。

もちろん複数の部下を抱える場合、一人ひとりの相談に答える時間を捻出するのは難しいかもしれません。しかし、例えばメールで何かしらのアドバイスを送るなど、相談を受け止めた姿勢を見せることが大切です。

日報にきちんとレスポンスする画像

日報を出さない部下の育成方法③ 「日報を出してよかった」を実感させる

日報を出さない部下への指導方法として肯定的なフィードバックを与えることも効果的です。日報を提出してよかったと思わせるレスポンスをしていきましょう。日報を見れば、改善すべきところを注意したくなるかもしれませんが、まずは褒めることが大切です。

どんな些細なことでも構いません。肯定的なフィードバックを取り入れましょう。理想的なフィードバックはまず褒めて、改善のアドバイスをすることです。それが適切であれば部下の行動が変化します。

日報を出したことで仕事がはかどるようになった、目標を達成できるようになったなどのポジティブな実感をもたせることが大切なのです。

「日報を出してよかった」を実感させる画像

日報を書くのが楽しくなる日報アプリはこちら

社内SNS感覚で使える日報アプリを導入しよう

日報を出させる為には、部下が日報を出したくなるような状況をつくることが大切です。今回はいま話題の日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」をご紹介。

gamba!(ガンバ)には、日報でPDCAが回しやすいテンプレートが標準で設定されているだけではなく、部門や、役職に応じたテンプレート設定がカンタンにできる、いいね!や、スタンプで素早く日報にレスポンスができる等、日報を習慣化させるための機能や上司のための日報マネジメント支援機能が満載です。

社内SNS感覚で使える日報アプリが、チームにどのような影響をもたらすのかご紹介します。

フォーマットの共通化で振り返りを仕組み化できる

「うまくいったことを仕組み化させる」、「うまくいっていないことをうまくいくように修正する」、「気づきを共有し、再現性を高める」の3つを実践できれば、チームは必ず目標を達成できます。

どんな振り返りを促すかは、上司の腕の見せ所。日報に何を書くかで、成果は違ってきます。gamba!なら、ノウハウ満載の日報テンプレートが用意されていています。これらをベースに、会社オリジナルのテンプレートを作ってみましょう。

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目標と実績の見える化で競争心を高める

「売上目標を達成した!」。そんなとき、みんなに「この実績を見て欲しい!」と思いませんか?

gamba!のKPI管理機能を使うと、契約獲得件数や売上など、実績の推移をワンクリックでグラフ化できます。何件契約を獲得したのか、いくら売り上げたのか、日報と一緒に報告するだけ。

「達成おめでとう!」という賞賛がたくさん返ってくれば、やる気もUP!しかも、実績を数字で見える化すれば、頑張っている部下や同僚に「いいね!」の応援もしやすくなります。

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どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベターです。

チャット

Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる大きな要因です。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!予定をカンタンに日報に貼り付けることができます。

Googleカレンダーの画像

情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。これでは情報の共有ができません。日報は共有することに意味があります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからアドバイスやコメントがもらえるので、問題の解決ができます。また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかまでわかるようになります。そうすると、周囲も積極的にフォローができるので、連携がよくなります。

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いますぐ日報アプリを試してみよう

日報共有アプリgamba!には、目標達成を実現するためのツールが満載です。

外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を全て一掃することができます。

いまなら15日間無料のトライアルを実施中 日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

 

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