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営業日報の3つの役割とは?

2017年1月18日

部下に営業日報を漫然と書かせていませんか?その営業日報を毎日ルーチンのようにチェックしていませんか?

営業日報はチームの生産性を高め、営業目標の達成を実現するたくさんのヒントが詰まっています。あらためて営業日報の役割を考え直してみましょう。

上司が認識すべき営業日報の3つの役割とは?

営業日報の役割① 部下の活動状況を知るため

営業日報の1つ目の役割は、部下の活動状況を知るためです。今日、あなたの部下はどのお客様に、誰と何時に訪問しているか、きちんと把握していますか?部下の訪問先に無関心なマネージャーでは、部下の営業成績を高めることはできません。

営業戦略に沿って顧客ターゲットに合致したお客様に訪問できているか、お客様の約束を守れているか、キーマンとの面談はできているか?活動状況を把握すべきポイントはたくさんあります。お客様に日々接している部下は、お客様のニーズやマーケットの状況に関する直接の情報を持っています。営業日報を、これらの情報を把握するツールとして活用してください。

部下への教育的指導を徹底するために営業日報は重要です。人間は忘れる生き物です。週次や月次の定例ミーティングなどでの報告では、タイムリーな指導は困難です。問題があればすぐに対応する。そのためのツールが日報です。

上司が認識すべき営業日報の役割① 部下の活動状況を知るため

営業日報の役割② 部下の教育的指導のため

部下への教育効果を高めるには、訪問後速やかに日報で報告させ、フィードバックを返すことが必要です。お客様への訪問での課題の指摘や、次のアクションで何をするべきかといった指導を、記憶が薄れないうちに徹底することです。営業日報を見て、何のコメントもない上司は失格です。

部下がその日どのように行動して、何を感じたのかを把握し、その都度適切なアドバイスを行うようにしてください。タイムリーなアドバイスを受けた部下は「日報をきちんと読んでくれている」「自分のことをわかってくれている」と仕事に対する意欲が湧いてきます。

また、仕事でミスをしたり指摘すべき点があったりしたときも、日報を使うとよいです。直接言うと角が立つこともありますが、日報で「ここはどうすればよかったと思う?」や「次はこうしてみたらどうだろう」とコメントを返すことで、部下も冷静に受け止めることができます。

上司が認識すべき営業日報の役割② 部下の教育的指導のため

営業日報の役割③ 担当者の心理状態を知るため

併せて取り組みたいのは、日報を通じて担当者の心理状況を知ること。真面目に日報を書いていた部下が、あるときから突然手抜きになった、毎日書いていた日報が数日分まとめて提出されるようになった、という変化には注意が必要です。何か本人の心の中に変化が起きています。

仕事に対する意欲を失ってきている可能性のある部下には、早い段階で上司が手を差し伸べていく必要があります。時間があるのに突然字の書き方が乱れるようになった、というのも心理状態が良くないことの現れですので、注意をして日報を見てください。

また、部下の慢心にも注意しましょう。同じような仕事を日々繰り返すだけの仕事に安住してしまっては、本人に取っても、チーム全体に取っても成長が見込めません。

毎日同じような日報を書いてきたり、向上心のない文章ばかりを書いてくる部下には、自分の考えをまとめさせたり、改善点を自分で考えさせるような提案をするのがよいです。自分から「何かをしよう」と積極的に行動してもらうように、日報を通じて働きかけましょう。

心理状態を知る画像

営業日報の役割を理解して有効的に活用しよう

営業日報は、毎日の仕事状況を確認するだけでなく、部下を育て、チームの目標達成のための情報がたくさん詰まっています。ぜひ営業日報の役割を見直して、有効に利用してください。部下の信頼を得続け、リーダーシップを発揮し続けるためには、部下の日報を日々よく読み、業務の中でPDCAサイクルを支援し続けることが大切です。

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、PDCAが回しやすいテンプレートが標準で設定されているだけではなく、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日報でPDCAを習慣化させるための機能や上司のための支援機能が満載です。

営業日報の役割を理解して有効的に活用しよう

  • 日報フォーマットをあらかじめ登録できるテンプレート機能

  • Googleカレンダーから簡単にその日の予定を日報にコピーできるカレンダー機能

  • 売上などの目標達成率を簡単に報告できるKPI管理機能

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