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営業日報の3つの役割とは?

2018年1月18日

部下に営業日報を漫然と書かせていませんか?その営業日報を毎日ルーチンのようにチェックしていませんか?

営業日報はチームの生産性を高め、営業目標の達成を実現するたくさんのヒントが詰まっています。あらためて営業日報の役割を考え直してみましょう。

上司が認識すべき営業日報の3つの役割とは?

営業日報の役割① 部下の活動状況を知るため

営業日報の1つ目の役割は、部下の活動状況を知るためです。今日、あなたの部下はどのお客様に、誰と何時に訪問しているか、きちんと把握していますか?部下の訪問先に無関心なマネージャーでは、部下の営業成績を高めることはできません。

営業戦略に沿って顧客ターゲットに合致したお客様に訪問できているか、お客様の約束を守れているか、キーマンとの面談はできているか?活動状況を把握すべきポイントはたくさんあります。お客様に日々接している部下は、お客様のニーズやマーケットの状況に関する直接の情報を持っています。営業日報を、これらの情報を把握するツールとして活用してください。

部下への教育的指導を徹底するために営業日報は重要です。人間は忘れる生き物です。週次や月次の定例ミーティングなどでの報告では、タイムリーな指導は困難です。問題があればすぐに対応する。そのためのツールが日報です。

上司が認識すべき営業日報の役割① 部下の活動状況を知るため

営業日報の役割② 部下の教育的指導のため

部下への教育効果を高めるには、訪問後速やかに日報で報告させ、フィードバックを返すことが必要です。お客様への訪問での課題の指摘や、次のアクションで何をするべきかといった指導を、記憶が薄れないうちに徹底することです。営業日報を見て、何のコメントもない上司は失格です。

部下がその日どのように行動して、何を感じたのかを把握し、その都度適切なアドバイスを行うようにしてください。タイムリーなアドバイスを受けた部下は「日報をきちんと読んでくれている」「自分のことをわかってくれている」と仕事に対する意欲が湧いてきます。

また、仕事でミスをしたり指摘すべき点があったりしたときも、日報を使うとよいです。直接言うと角が立つこともありますが、日報で「ここはどうすればよかったと思う?」や「次はこうしてみたらどうだろう」とコメントを返すことで、部下も冷静に受け止めることができます。

上司が認識すべき営業日報の役割② 部下の教育的指導のため

営業日報の役割③ 担当者の心理状態を知るため

併せて取り組みたいのは、日報を通じて担当者の心理状況を知ること。真面目に日報を書いていた部下が、あるときから突然手抜きになった、毎日書いていた日報が数日分まとめて提出されるようになった、という変化には注意が必要です。何か本人の心の中に変化が起きています。

仕事に対する意欲を失ってきている可能性のある部下には、早い段階で上司が手を差し伸べていく必要があります。時間があるのに突然字の書き方が乱れるようになった、というのも心理状態が良くないことの現れですので、注意をして日報を見てください。

また、部下の慢心にも注意しましょう。同じような仕事を日々繰り返すだけの仕事に安住してしまっては、本人に取っても、チーム全体に取っても成長が見込めません。

毎日同じような日報を書いてきたり、向上心のない文章ばかりを書いてくる部下には、自分の考えをまとめさせたり、改善点を自分で考えさせるような提案をするのがよいです。自分から「何かをしよう」と積極的に行動してもらうように、日報を通じて働きかけましょう。

心理状態を知る画像

カンタンに使える営業日報アプリはこちら

日報アプリを使って目標達成の仕組みを作ろう

営業日報は、毎日の仕事状況を確認するだけでなく、部下を育て、チームの目標達成のための情報がたくさん詰まっています。ぜひ営業日報の役割を見直して、有効に利用してください。

「うまくいったことを仕組み化させる」、「うまくいっていないことをうまくいくように修正する」、「気づきを共有し、再現性を高める」の3つを実践できれば、チームは必ず目標を達成できます。

日々の仕事を振り返るために最適なツールが「日報」です。今回は国内最大級の登録実績を誇る日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」をご紹介。

gamba!を使うと何が変わるのか、目標達成するチームづくりにどう貢献するのか解説します。

全体

①行動を振り返り、修正できる

うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。

gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。

テンプレート

 

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

 

③競争心に火がつく

日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。

メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

バーなし

 

④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。

チャット

 

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。

そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。

カレンダー

いますぐ日報アプリを試してみよう

日報共有アプリgamba!には、目標達成を実現するためのツールが満載です。

外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。

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