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無駄な会議は時間泥棒!長時間ミーティングを見直す3つのポイント

2017年2月11日

あなたの職場の会議は効率的ですか?たくさんのメンバーが会議室に集められ、長時間のミーティングに拘束されているだけの状態に陥ってはいませんか。「残業を減らせ」「長時間労働を改善せよ」と言われているなかで、ミーティングの時間だけが聖域扱いされていませんか。

働き方改革のカギは、無駄なミーティングの時間を減らし、短時間で結論を得るようにすること。今回は、生産性向上のための会議のコツを紹介します。

無駄な会議は時間泥棒!長時間ミーティングを見直す3つのポイント

長時間ミーティングを見直すポイント① 連絡事項の周知

会議の効率化は、段取りが命。会議を開く前に個々のメンバーに知っておいてほしい連絡事項はしっかりと周知しておくようにしましょう。そのミーティングにおける大前提の項目について、メールなどで事前に知らせておくようにしましょう。

よく会議の冒頭で、会議の趣旨や内容、決定すべき事項をざっと話しているのを見ますが、それは無駄。その周知は、メールで代替すればいいのです。むしろ、メールで事前に周知しておくことによって、会議に集まるメンバーも「会議はこんなことを話すんだな」とイメージがわきやすく、より生産性向上に向けた会議の運営をすることが可能です。

会議を開始してすぐに本題に入ることで、時間短縮できます。また、事前にメンバーが調べたり考えてきたりすることができるので、スムーズに話が進みます。会議の連絡事項を事前に周知しておくことは、生産性向上という面でも大変大きな役割を持っているのです。

連絡事項の周知の画像

長時間ミーティングを見直すポイント② 個々のメンバーの現状把握

チームで一つの取り組みを分担して行っている場合、会議の最初に各チームが今どのような状況なのかを報告する場面が見受けられます。これも、できれば会議が始まる前に終わらせておきましょう。そもそも、現状把握をするには、個別で聞いた方が効率的。

思うように進んでいないのであれば、なぜ進んでいないのか、どうすればスケジュール通りにできるのかといった、軌道修正も考えていかなければいけません。それを会議で話し合ってしまうと、現状の報告だけで終わるはずが話が膨らんでしまい、時間が長引くことに。

生産性向上を目指すうえで、メンバーの現状把握をしなければならない人だけが把握をし、それ以外のメンバーは、ほかのチームの進捗状況は大まかな内容で必要最低限だけ知っておけばいいのです。

会議で長々と各チームの細かい現状報告から、それに伴う対策の話まで派生されては、時間がいくらあっても足りませんし、関係のないチームのメンバーからすると「ただ無駄に拘束されている時間」でしかありません。生産性向上を意識し、まず会議前の現状把握は、すべき人が個々で対応するように心がけましょう。

現状把握の画像

長時間ミーティングを見直すポイント③ 意見を募る

できるだけ意見募りましょう。その意見は肯定的に受け入れる姿勢が大切です。何のためにメンバーがわざわざ時間を調整してまでその場に集まっているのか、をしっかり意識しましょう。何を言っても否定的なコメントが返ってくるような会議では、「黙っているほうが得策」だと思われかねません。

そうなると、チームメンバーは考えているふりをしながら、時がたつのを待っているだけの状態となってしまいます。より高い生産性向上を求めるのであれば、どんな意見もまずは肯定的に受け入れる会議の運営を意識することが大切です。上司が自分の意見を押し付けるのであれば会議を開催している意味がありません。

意見が出やすい環境作りをし、意見に指摘事項があるのであれば、上司は「それにさらに~すると、もっといい効果をもたらしそうだね」といったような前向きな返事をしましょう。メンバーも意見がしやすくなります。

 意見を募る画像

「ミーティングでなければできないこと」だけをするように意識する

会議の前に済ましておいた方が効率的な事柄は、率先して済ませておくようにしましょう。小さな確認事項でも積み重なれば会議時間の半分を使ってしまっていた、なんてことも。「会議中はみんなが集まっているこの時間でしかできないことをする」という環境作りをすることが、会議の生産性向上の第一歩です。

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「ミーティングでなければできないこと」だけをするように意識する画像

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