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無駄な会議は時間泥棒!長時間ミーティングを見直す3つのポイント

2017年2月11日

あなたの職場の会議は効率的ですか?たくさんのメンバーが会議室に集められ、長時間のミーティングに拘束されているだけの状態に陥ってはいませんか。「残業を減らせ」「長時間労働を改善せよ」と言われているなかで、ミーティングの時間だけが聖域扱いされているということがよく見受けられます。

働き方改革のカギは、無駄なミーティングの時間を減らし、短時間で結論を得られるようにすること。今回は、生産性向上のための会議のコツを紹介します。

無駄な会議は時間泥棒!長時間ミーティングを見直す3つのポイント

長時間ミーティングを見直すポイント① 連絡事項の周知

会議の効率化は、段取りが命です。会議を開く前に個々のメンバーに知っておいてほしい連絡事項はしっかりと周知しておくようにしましょう。そのミーティングにおける大前提の項目について、メールなどで事前に知らせておくようにしましょう。

よく、会議の最初に司会となる人が、今回の会議の趣旨や内容、決定すべき事項などをざっと話している流れを見ますが、その時間ははっきり言って、無駄といえます。そんな大前提の事柄の周知は、メールで代替すればいいのです。

むしろ、メールで事前に周知しておくことによって会議に集まるメンバーも「この後の会議はこんなことを話すんだな」とイメージがわきやすく、より生産性向上に向けた会議の運営をすることが可能です。

会議を開始するや否や本題に入ることで、大幅な時間短縮にもなりますし、決定しなければならない事項について、事前にメンバーが調べたり考えてきたりすることができるという点で、非常にスムーズに話が進むようになります。このように、会議の連絡事項を事前に周知しておくことは、生産性向上という面でも大変大きな役割を持っているのです。

連絡事項の周知の画像

長時間ミーティングを見直すポイント② 個々のメンバーの現状把握

チームで一つの取り組みを分担して行っている場合、会議の最初に各チームがいまどのような状況なのかを報告しあう場面がよくみうけられます。この時間も、できれば会議が始まる前に終わらせておくことがベストです。

まず、そもそも現状把握をするには個別で聞いた方が効率的です。思うように進んでいないのであれば、なぜ進んでいないのか、どうすればスケジュール通りにできるのかといった軌道修正の方法も考えていかなければいけません。

それを会議の場で話合ってしまうと、さらっと現状の報告だけで終わるはずが、話が膨らんでしまい、時間が長引く現況になります。生産性向上を目指すうえで、個々のメンバーの現状把握をしなければならない人だけが個々の現状把握をし、それ以外のチームメンバーは、ほかのチームの進捗状況は大まかな内容で、必要最低限だけ知っておけばいいのです。

会議の場で長々と各チームの細かい現状報告から、それに伴う対策の話まで派生されては、時間がいくらあっても足りませんし、関係のないチームのメンバーからすると「ただ無駄に拘束されている時間」でしかありません。生産性向上を意識し、まず会議前の現状把握は、するべき人が個々で対応するように心がけましょう。

現状把握の画像

長時間ミーティングを見直すポイント③ 意見を募る

会議の場ではできるだけ、意見募るようにしましょう。そして、その意見をまずは肯定的に受け入れる姿勢が大切です。何のためにメンバーがわざわざ時間を調整してまでその場に集まっているのか、をしっかり意識しましょう。

何を言っても否定的なコメントが返ってくるような会議では、「黙っているほうが得策」だと思われかねません。そうなると、チームメンバーは考えているふりをしながら時がたつのを待っているだけの状態となってしまいます。

より高い生産性向上を求めるのであれば、どんな意見もまずは肯定的に受け入れる会議の運営を意識することが大切です。結果的に上司が意見を押し付けるような場面もよく見受けられますが、上司が自分の意見を押し付けるのであれば会議を開催している意味がありません。

まずは意見が出やすい環境づくりをしながら意見を募り、その意見に指摘事項があるのであれば、上司自ら「それにさらに~すると、もっといい効果をもたらしそうだね」といったような前向きな返事をすることで、メンバーも意見がしやすくなり、会議の生産性向上を図ることができます。

 意見を募る画像

「ミーティングでなければできないこと」だけをするように意識する

このように、会議の前に済ましておけることや、会議の前に済ましておいた方が効率的な事柄は、会議の場でするのではなく、率先して済ませておくようにしましょう。小さな確認事項でも積み重なれば会議時間の半分を使ってしまっていた、なんてことはざらにあります。

事前に会議メンバー全員がしっかりと会議中に「みんなが集まっているこの時間でしかできないことをする」という環境づくりをすることが、会議の生産性向上の第一歩なのです。業務の見直しで1番大切なことは、PDCAサイクル(計画・実行・評価・改善)を日々地道に回し続け「習慣化」することです。

習慣化させるためのおすすめの手法は「日報」です。日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、PDCAが回しやすいテンプレートが標準で設定されているだけでなく、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日々の業務の中でPDCAサイクルを回し、業務改善を行うための機能が満載です。

「ミーティングでなければできないこと」だけをするように意識する画像

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