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無駄な会議は時間泥棒!長時間ミーティングを見直す3つのポイント

2017年11月11日

あなたの職場の会議は効率的ですか?たくさんのメンバーが会議室に集められ、長時間のミーティングに拘束されているだけの状態に陥ってはいませんか。「残業を減らせ」「長時間労働を改善せよ」と言われているなかで、ミーティングの時間だけが聖域扱いされていませんか。

働き方改革のカギは、無駄なミーティングの時間を減らし、短時間で結論を得るようにすること。今回は、生産性向上のための会議のコツを紹介します。

無駄な会議は時間泥棒!長時間ミーティングを見直す3つのポイント

長時間ミーティングを見直すポイント① 連絡事項の周知

会議の効率化は、段取りが命。会議を開く前に個々のメンバーに知っておいてほしい連絡事項はしっかりと周知しておくようにしましょう。そのミーティングにおける大前提の項目について、メールなどで事前に知らせておくようにしましょう。

よく会議の冒頭で、会議の趣旨や内容、決定すべき事項をざっと話しているのを見ますが、それは無駄。その周知は、メールで代替すればいいのです。むしろ、メールで事前に周知しておくことによって、会議に集まるメンバーも「会議はこんなことを話すんだな」とイメージがわきやすく、より生産性向上に向けた会議の運営をすることが可能です。

会議を開始してすぐに本題に入ることで、時間短縮できます。また、事前にメンバーが調べたり考えてきたりすることができるので、スムーズに話が進みます。会議の連絡事項を事前に周知しておくことは、生産性向上という面でも大変大きな役割を持っているのです。

連絡事項の周知の画像

長時間ミーティングを見直すポイント② 個々のメンバーの現状把握

チームで一つの取り組みを分担して行っている場合、会議の最初に各チームが今どのような状況なのかを報告する場面が見受けられます。これも、できれば会議が始まる前に終わらせておきましょう。そもそも、現状把握をするには、個別で聞いた方が効率的。

思うように進んでいないのであれば、なぜ進んでいないのか、どうすればスケジュール通りにできるのかといった、軌道修正も考えていかなければいけません。それを会議で話し合ってしまうと、現状の報告だけで終わるはずが話が膨らんでしまい、時間が長引くことに。

生産性向上を目指すうえで、メンバーの現状把握をしなければならない人だけが把握をし、それ以外のメンバーは、ほかのチームの進捗状況は大まかな内容で必要最低限だけ知っておけばいいのです。

会議で長々と各チームの細かい現状報告から、それに伴う対策の話まで派生されては、時間がいくらあっても足りませんし、関係のないチームのメンバーからすると「ただ無駄に拘束されている時間」でしかありません。生産性向上を意識し、まず会議前の現状把握は、すべき人が個々で対応するように心がけましょう。

現状把握の画像

長時間ミーティングを見直すポイント③ 意見を募る

できるだけ意見募りましょう。その意見は肯定的に受け入れる姿勢が大切です。何のためにメンバーがわざわざ時間を調整してまでその場に集まっているのか、をしっかり意識しましょう。何を言っても否定的なコメントが返ってくるような会議では、「黙っているほうが得策」だと思われかねません。

そうなると、チームメンバーは考えているふりをしながら、時がたつのを待っているだけの状態となってしまいます。より高い生産性向上を求めるのであれば、どんな意見もまずは肯定的に受け入れる会議の運営を意識することが大切です。上司が自分の意見を押し付けるのであれば会議を開催している意味がありません。

意見が出やすい環境作りをし、意見に指摘事項があるのであれば、上司は「それにさらに~すると、もっといい効果をもたらしそうだね」といったような前向きな返事をしましょう。メンバーも意見がしやすくなります。

 意見を募る画像

長時間ミーティングが必要なくなる日報アプリはこちら

日報アプリを使って仕事を効率化しよう

業務の見直しで1番大切なことは、PDCAサイクル(計画・実行・評価・改善)を日々地道に回し続け「習慣化」すること。習慣化させるためのおすすめの手法は「日報」です。

今回はいま話題の日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」をご紹介。社内SNS感覚で使える日報アプリが、チームにどのような影響をもたらすのかご紹介します。

フォーマットの共通化で振り返りを仕組み化できる

「うまくいったことを仕組み化させる」、「うまくいっていないことをうまくいくように修正する」、「気づきを共有し、再現性を高める」の3つを実践できれば、チームは必ず目標を達成できます。

どんな振り返りを促すかは、上司の腕の見せ所。日報に何を書くかで、成果は違ってきます。gamba!なら、ノウハウ満載の日報テンプレートが用意されていています。これらをベースに、会社オリジナルのテンプレートを作ってみましょう。

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目標と実績の見える化で競争心を高める

gamba!のKPI管理機能を使うと、契約獲得件数や売上など、実績の推移をワンクリックでグラフ化できます。何件契約を獲得したのか、いくら売り上げたのか、日報と一緒に報告するだけ。

「達成おめでとう!」という賞賛がたくさん返ってくれば、やる気もUP!しかも、実績を数字で見える化すれば、頑張っている部下や同僚に「いいね!」の応援もしやすくなります。

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どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベターです。

チャット

Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる大きな要因です。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!予定をカンタンに日報に貼り付けることができます。

Googleカレンダーの画像

情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。これでは情報の共有ができません。日報は共有することに意味があります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからアドバイスやコメントがもらえるので、問題の解決ができます。また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかまでわかるようになります。そうすると、周囲も積極的にフォローができるので、連携がよくなります。

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日報共有アプリgamba!には、目標達成を実現するためのツールが満載です。

外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を全て一掃することができます。

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