無駄な会議は時間泥棒！長時間ミーティングを見直す3つのポイント
あなたの職場の会議は効率的ですか？たくさんのメンバーが会議室に集められ、長時間のミーティングに拘束されているだけの状態に陥ってはいませんか。
「残業を減らせ」「長時間労働を改善せよ」と言われているなかで、ミーティングの時間だけが聖域扱いされていませんか。
働き方改革のカギは、無駄なミーティングの時間を減らし、短時間で結論を得るようにすること。今回は、生産性向上のための会議のコツを紹介します。
目次
長時間ミーティングを見直すポイント① 連絡事項の周知
会議の効率化は、段取りが命。会議を開く前に、ミーティングにおける大前提の項目について、メールなどで事前に知らせておくようにしましょう。
よく会議の冒頭で、会議の趣旨や内容、決定すべき事項をざっと話しているのを見ますが、その周知は、メールで代替すればいいのです。
メールで事前に周知しておくことによって、会議に集まるメンバーも「会議はこんなことを話すんだな」とイメージがわきやすく、より生産性向上に向けた会議の運営をすることが可能です。
そしてすぐに本題に入ることで時間短縮でき、事前にメンバーが調べたり考えてきたりすることができるので、スムーズに話が進みます。
会議の連絡事項を事前に周知しておくことは、生産性向上という面でも大変大きな役割を持っているのです。
長時間ミーティングを見直すポイント② 個々のメンバーの現状把握
会議の最初に各チームが今どのような状況なのかを報告する場面が見受けられます。これも、できれば会議が始まる前に終わらせておきましょう。そもそも、現状把握をするには、個別で聞いた方が効率的。
思うように進んでいないのであれば、軌道修正も考えていかなければいけません。それを会議で話し合ってしまうと、現状の報告だけで終わるはずが話が膨らんでしまい、時間が長引くことに。
生産性向上を目指すうえで、メンバーの現状把握をしなければならない人だけが把握をし、それ以外のメンバーは、ほかのチームの進捗状況は大まかな内容で必要最低限だけ知っておけばいいのです。
会議で長々と各チームの細かい現状報告から、対策の話まで派生されては、時間がいくらあっても足りません。関係のないチームのメンバーからすると「ただ無駄に拘束されている時間」でしかありません。
生産性向上を意識し、まず会議前の現状把握は、すべき人が個々で対応するように心がけましょう。
長時間ミーティングを見直すポイント③ 意見を募る
できるだけ意見募り、肯定的に受け入れる姿勢が大切です。何のためにメンバーがわざわざ時間を調整してまでその場に集まっているのか、しっかり意識しましょう。
何を言っても否定的なコメントが返ってくるような会議では、「黙っているほうが得策」だと思われかねません。チームメンバーは考えているふりをしながら、時がたつのを待っているだけの状態となってしまいます。
より高い生産性向上を求めるのであれば、どんな意見もまずは肯定的に受け入れる会議の運営を意識することが大切です。
意見が出やすい環境作りをし、意見に指摘事項があるのであれば、上司は「それにさらに～すると、もっといい効果をもたらしそうだね」といったような前向きな返事をしましょう。メンバーも意見がしやすくなります。
日報アプリを使って仕事を効率化しよう
業務の見直しで1番大切なことは、PDCAサイクル（計画・実行・評価・改善）を日々地道に回し続け「習慣化」すること。習慣化させるためのおすすめの手法は「日報」です。
今回はいま話題の日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」をご紹介。社内SNS感覚で使える日報アプリが、チームにどのような影響をもたらすのかご紹介します。
①行動を振り返り、修正できる
うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。
書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。
gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。
②情報の横展開ができる
メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。
また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。
上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる
みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。
また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。
「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。
チームワークが良くなる
各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。
そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。
③競争心に火がつく
日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。
メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。
実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。
④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！
スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。
さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。
仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。
⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる
日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。
そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。
でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。
いますぐ日報アプリを試してみよう
日報共有アプリgamba!には、目標達成を実現するためのツールが満載です。
外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。
日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を一掃できます。
日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。
会社様に応じた効果的な使い方を相談できる「オンライン無料相談」を開催しています。
2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。
