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デキる上司はここが違う!部下へのスマートな仕事の任せ方

2017年2月27日

仕事が忙しいと嘆いているあなた。その仕事は、本当にあなたがやるべき仕事でしょうか。部下に任せられる仕事もあるのではないでしょうか?仕事のスピードが速い「できる上司」ほど、仕事を上手く部下に割り振り、効率的に仕事を進めています。

部下に仕事を任せる際、どのようなことに気を付けると、効率よく仕事を進めることができるのでしょうか。3つのポイントを紹介しましょう。

デキる上司の画像

デキる上司のスマートな仕事の任せ方①「任せる」ことは「育てる」こと

上司であるあなたの一番大切な仕事は、「チームのリーダーとして全体の仕事の進捗具合を把握し、チームを動かす」ことです。しかし1人で仕事を抱え込んでしまっては、このもっとも重要な仕事ができなくなってしまいます。

また当然のことながら、いくつもの仕事を一人が抱え込むよりも、手分けをしておこなったほうが仕事が効率よく進みます。人の脳は、たくさんの仕事を同時にマルチタスクでこなすことには向いていません。

部下のほうにも仕事を任されることによるメリットはあります。さまざまな仕事の経験を積むことで、仕事のスキルを上げることができ成長につながるのです。仕事を任せることは、部下を育てる意味でも重要です。上司であるあなたのためにも、部下のためにも、仕事は1人で抱え込まず、部下と協力をして取り組むようにしましょう。

「育てる」画像

デキる上司のスマートな仕事の任せ方②「完成度」と「期限」を明確に伝える

仕事を部下に任せる際は、仕事の完成度と期限を明確に伝えましょう。一つの仕事に対する完成度は、人それぞれイメージが違います。そのため仕事の内容のみを伝えると、いざ完成した時に、「ここまでやらなくても良かったのに」とか、「もっとやって欲しかったのに」ということが起こります。

例えば、「調査をして結果をまとめなさい」と部下に命じたとします。あなたの中では「とりあえず結果だけわかればいいか」くらいの完成度しか求めていなかったのに、部下はパワーポイントにまとめ、高い完成度で報告をしました。

確かに仕事は完成度が高いほうがよいかもしれません。しかし、あらかじめ「結果だけ簡単にわかればいいよ」と完成度を伝えていたら、部下は無駄な時間をかけずに済んだかもしれません。

また仕事を任せる際には、期限を明確にすることも重要です。部下が他の仕事も請け負っていた場合、期限が明確になっていると優先順位がつけやすく、仕事に取り組みやすくなります。せっかく部下に仕事を任せるのですから、より効率よく仕事が進むようしっかりと仕事の内容を伝えるようにしましょう。

「完成度」と「期限」を明確に伝える画像

デキる上司のスマートな仕事の任せ方③「方向・進捗・期限」をきちんとチェックする

仕事のやり方や完成度を伝えていても、出来上がったものを見たら「自分が求めていたものとは違った」となると、場合によってはすべてやり直しをしてもらうことになります。これでは、効率よく仕事を進めようと部下に頼んだのに、余計に時間がかかる結果となってしまいます。

このようなことを未然に防ぐためには、仕事の進捗状況をたびたび確認することが大切。進捗状況を確認すると、仕事が正しい方向に進んでいなかったとしても、すぐに軌道修正を指示することができ、無駄なやり直しを避けることもできます。

また思った通り仕事が進んでいない時にも、すぐに対処することが可能です。特に経験の浅い部下は、仕事に対して自信が持てず、不安を抱えることがほとんどです。しかし進捗状況を確認し、そのつど上司に確認ができることで安心して仕事に取り組むことができます。

「方向・進捗・期限」をきちんとチェックする画像

部下に仕事を任せ、さらなる業績アップを

「仕事が忙しすぎる」と感じている方は、一度自分の仕事を振り返ってみることをおすすめします。自分がやらなくてもよい仕事は上手く部下に任せ、効率よく仕事を進めましょう。上司として本当にやらなければならない業務に集中して取り組むことで、さらなる業績アップを目指しましょう。

部下の信頼を得続け、リーダーシップを発揮し続けるためには、部下の日報を日々よく読み、業務の中でPDCAサイクルを回す支援をし続けることが大切。日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、PDCAが回しやすいテンプレートが標準設定されているだけでなく、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日報でPDCAを習慣化させる機能や上司のための支援機能が満載です。

部下に仕事を任せる画像

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