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間違いだらけの生産性向上?中小企業がやってはダメな働き方改革とは

2017年11月13日

多くの企業で「生産性の向上」を目標に、さまざまな働き方改革を取り入れています。しかしその中には「生産性の向上」の意味を取り違え、意味のない改革を取り入れている企業も見受けられます。

生産性を向上させるということは、仕事の量を増やすことではありません。できるだけ少ない労力と資金で、多くの成果を得ることが生産性を向上させるということです。では、間違いやすい働き方改革にはどのようなものがあるのでしょうか。

ダメな働き方改革の画像

やってはダメな働き方改革① 小手先のテクニックに走る

仕事の生産性を向上させるために、小手先のテクニックを磨き、仕事のスピードアップに走る企業があります。例えば、仕事のスピードを上げるために、部下全員にタッチタイピングの練習をさせたり、Excelのショートカットキーを覚えさせたりetc。

確かに仕事のスピードアップに効果はありますが、これだけでは仕事の生産性を上げることにはつながりません。仕事の生産性を向上させるためには、仕事そのものの内容を見直すことが大切。

現在の仕事の取り組み方に無駄な点はないかを確認し、無駄な仕事を徹底的に排除することで、仕事を効率的に進めることができ、生産性アップにつながります。表面的なテクニックを磨いてスピードを速くするのではなく、仕事の内容に目を向け、効率的な仕事の進め方を模索しましょう。

小手先のテクニックに走る画像

やってはダメな働き方改革② 高スキル高給人材をヘッドハントする

高スキルな人材を1人ヘッドハントしてきたところで、生産性が劇的に変化するとは考えられません。チームの改革を進めないまま優秀な人材をヘッドハントしても、結局はヘッドハントしてきた方に仕事が集中してしまう可能性が高いためです。

生産性を向上させるためには、1人の優秀な人材に頼るのではなく、チーム全体の効率を上げることが大切です。チーム全体の働き方を見直し、効率の良い仕組みに変えていきましょう。

誰か一人が仕事を抱え込むのではなく、適材適所でそれぞれが得意分野の仕事を受け持ち、チーム全体で仕事を分担しながらすすめることが大切。そうすることで一つの仕事にかかる時間を減らすことができますし、それぞれの得意分野を受け持つことで仕事の完成度が高まり、成果につなげることもできます。

高スキル高給人材をヘッドハントする画像

やってはダメな働き方改革③ 仕事の量を詰め込む

生産性=仕事量と勘違いしている方がいますが、そうではありません。特に日本の企業ではそのように認識されることが多く、残業が多いほど「頑張っている」と評価されやすい傾向にあります。そのため、ブラック企業や過労死などの問題が後をたたないのです。

しかし冷静に考えると、同じ成果であれば仕事の量が少ないほうが生産性が高いことは明らか。仕事を評価する際、仕事の量に着目することはやめて、仕事のやり方に目を向け、どれだけ効率よく成果を上げることができたのかという点を評価するようにしましょう。

そうすることで、自然と社員たちは無駄な仕事を省き、本当の意味で生産性が向上できる仕事の仕方を、一人一人が工夫をするようになっていきます。そうなることで、会社全体の生産性もアップします。

仕事の量を詰め込む画像

働き方改革を実現できる日報アプリはこちら

日報アプリで部下とのコミュニケーションを向上させよう

働き方改革で1番大切なことは、PDCAサイクル(計画・実行・評価・改善)を日々回し「習慣化」すること。習慣化させるオススメの手法は「日報」です。

今回はいま話題の日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」をご紹介。社内SNS感覚で使える日報アプリが、チームにどのような影響をもたらすのかご紹介します。

フォーマットの共通化で振り返りを仕組み化できる

「うまくいったことを仕組み化させる」、「うまくいっていないことをうまくいくように修正する」、「気づきを共有し、再現性を高める」の3つを実践できれば、チームは必ず目標を達成できます。

どんな振り返りを促すかは、上司の腕の見せ所。日報に何を書くかで、成果は違ってきます。gamba!なら、ノウハウ満載の日報テンプレートが用意されていています。これらをベースに、会社オリジナルのテンプレートを作ってみましょう。

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目標と実績の見える化で競争心を高める

gamba!のKPI管理機能を使うと、契約獲得件数や売上など、実績の推移をワンクリックでグラフ化できます。何件契約を獲得したのか、いくら売り上げたのか、日報と一緒に報告するだけ。

「達成おめでとう!」という賞賛がたくさん返ってくれば、やる気もUP!しかも、実績を数字で見える化すれば、頑張っている部下や同僚に「いいね!」の応援もしやすくなります。

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どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベターです。

チャット

Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる大きな要因です。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!予定をカンタンに日報に貼り付けることができます。

Googleカレンダーの画像

情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。これでは情報の共有ができません。日報は共有することに意味があります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからアドバイスやコメントがもらえるので、問題の解決ができます。また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかまでわかるようになります。そうすると、周囲も積極的にフォローができるので、連携がよくなります。

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日報共有アプリgamba!には、目標達成を実現するためのツールが満載です。

外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を全て一掃することができます。

いまなら15日間無料のトライアルを実施中 日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

 

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