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社内SNSが失敗する「2大要因」とは?

2018年1月15日

働き方改革における新たなコミュニケーション手段として注目を集めている社内SNSですが、導入に失敗してしまうケースも少なくありません。

日本企業にありがちな縦割り型組織では、部や課を跨いだ情報共有が発生しにくいため、社内SNSの導入でコミュニケーションの場を作り出すことが期待されています。

しかし、その反面従来の縦割り型組織が弊害となり、活用に失敗した事例も発生しています。どのようなポイントが社内SNSの弊害となるのでしょうか。今回は2つの事例からご紹介します。

社内SNSの画像

社内SNSが失敗する2大要因① 叱責は「公開処刑」となる

飲食業を営むA社では、全国の店舗スタッフと経営層をはじめとする本部メンバーがフラットに情報交換するため、無料のソーシャルツールを導入しました。

店舗ごとに支給されたiPadで、現場スタッフが顧客対応で感じたことなどを社内SNS上にポツポツと投稿するようになりました。中でも、特に積極的に発言していたのは社長でした。社長の投稿は感じたことをストレートに記すものだったのです。

例えば「A支店の売り上げが減っているのは店長の目標達成意識の低さじゃないか?」「B支店の●●さんに対してクレームが入っている」などと、特定の店舗や店舗関係者に対して指摘するようなつぶやきが契機となり、現場メンバーの参加率がガクンと下がってしまったのです。

社内SNSでは「フラットな情報交換」というテーマこそありましたが、目的について話し合い、現場メンバーと共有するまでには至っていなかったため、社長の発言によって「触らぬ神に祟りなし」として社員に認識されてしまったのです。

せっかく本部と気軽にコミュニケーションをとる場を設けたのに、導入の結果認識の差によるコミュニケーション不足を露呈し、利用者が減っていく状況になってしまいました。

こうした状況を防ぐためには、他人を叱責したりするツールとして使わないというルールを設けることが必要です。社内SNSを逆に「褒める」「良い点を評価する」ツールとして利用すれば、現場社員のモチベーションの向上にもつながったことでしょう。

叱責は「公開処刑」となる画像

社内SNSが失敗する2大要因② 目的が明確になっていない

B社では従来、メールやグループウェアで社内コミュニケーションを行ってきました。しかしそれだけではイノベーションが起きにくいのではと、あるとき経営陣のトップダウンで社内SNSツールを導入することになりました。

ITリテラシーが比較的高い社員が集まっている同社では、ソーシャルツールに対する抵抗感は少なく、導入後も“ソーシャル推進派”の役員が積極的にプライベート行事などを投稿したり、会社近くのおすすめのランチの店を紹介したりと、活発に書き込みが行われていました。

しかし、なぜか半年もしないうちにソーシャルツール上での情報共有が激減してしまったのです。理由は仕事とは関係のない場所として認識されたことにあります。つまり社内SNS導入の目的を明確にしていなかったのです。

業務に関する情報は投稿されなくなり、社内SNSを見るユーザーも減り、当初の導入目的だった「部門間をまたぐ情報連携」は実現されないまま、廃れていきました。

社内SNSの成功には、明確な目的を持ち、「誰が」「どの部門から」「何に関する」情報を共有すればいいか、はっきりさせることが必要。まずは部門を限定して取り組むことをおすすめします。

目的が明確になっていない画像

日報アプリでコミュニケーションを向上させよう

今回はいま話題の日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」をご紹介。社内SNS感覚で使える日報アプリが、チームにどのような影響をもたらすのかご紹介します。

全体

①行動を振り返り、修正できる

うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。

gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。

テンプレート

 

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

 

③競争心に火がつく

日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。

メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

バーなし

 

④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。

チャット

 

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。

そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。

カレンダー

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外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。

日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を一掃できます。

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