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会議の質がチームの生産性を決める!会議を改革する3つのポイント

2017年4月18日

いくらプレゼンスキルを高めても、会議のマネジメントができていなければ意味がありません。会社で働く上で、会議の質が組織の生産性を決定づけるということを忘れてはいけません。

仕事上の課題を解決するために、必要な関係者を集めた場を作る段取り力とは、どのようなことを意識して身に着けていけばいいでしょうか。

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会議を改革するポイント①会議で何が動き出すのか明確にする

会議はプロジェクトの「動かし方」、つまりは「方針」そのものにかかわる重要事項です。課題を解決するためには、時間と空間の中で役者を集めて「場」を設定し、シナリオをつくって動かしていかなければなりません。

それを意識せず、せっせと事前に作った資料だけを持ち込んで会議に挑んでしまっては、この会議で何を決めるのか、誰が何をするのか明確になっておらず、なんとなく来た人たちとどんなに長時間会議をやっても何も決まりませんし、当然ながら先に進むことはできません。このような会議の仕方では生産性が上がるはずがないのです。

大切なのは、この会議で何が動き出すのか、動き出すためには何を解決していく必要があるのか、そのためにはどういったシナリオで進めるべきかということをより具体的にイメージして会議に臨むことです。

会議を改革するポイント②日頃から上司との報連相を欠かさない

現場で問題が生じた際、初めは直属の上司に相談し、上司を通じて課題提示をするのが基本的な行動の仕方です。何かしら働いていくなかでトラブルや課題が出てきたときに、会社の中で誰に話したら、その人がどう動いてくれて、物事がどう変わるかというのが見えているかどうかが重要です。

いざ、問題が出てきたときのために、日頃から上司との報連相を密にするようにしておきましょう。ここで築いた信頼関係が、いざというときに生きてくることになりますから、報連相は仕事の基礎として重要といわれているのです。こういった上司とのパートナーとしての信頼関係の積み重ねで、場の設定力もついてくるということを覚えておきましょう。

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会議を改革するポイント③課題の本質を考え抜く

品質を高めたいけどコストは下げたいなど、矛盾の課題というのは、部署や関係会社どうしの利害の対立が背景にあることが多いのではないでしょうか。そのような環境ではなかなかお互いの立場で意見を言い合ってしまうため、話が平行線になり会議が進まないというようなことも多々あります。

ですが、大切なポイントは、お互いが痛みを分かち合いながら、ウインウインの解決法を生み出すことです。立場や一時的な感情を抜きにして、お互いに率直に対話をし、悩み抜く時間も大切にしましょう。

そうすることで、あなたには見えていなかった相手の立場や状況が見えてくるようになり、より広い視野でものごとを計ることができるようになります。さまざまな立場の人間が、とことん悩み抜くことで知恵は生まれ、そこで生まれた解決策は、とても効果の高い案を生み出すことができます。

会議は事前の準備が何より重要

自分が主体となるテーマの会議前にはつい、会議をいかに成功させるかということに意識がいってしまいがちです。ですが、紹介したように、大切なのは会議の前にいかにシナリオを作ってシミュレーションができているかどうか、そして書く担当との報連相や各部署の立場をくみ取ることができるか、ということころにあります。

会議そのものの時間にばかり比重を置くと、「とにかく会議をいい方向で終わらせたい」と焦るあまり、ほかの部署などの協力を得られないまま強引に持って行こうとして破たんしてしまいかねません。今回紹介したことをぜひ参考にし、会議に挑んでみてください。目標達成で1番大切なことは、PDCAサイクル(計画・実行・評価・改善)を日々回し続け「習慣化」することです。

習慣化させるためのおすすめの手法は「日報」です。日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、PDCAが回しやすいテンプレートが標準で設定されているだけでなく、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日々の業務の中でPDCAサイクルを回し、目標達成を行うための機能が満載です。

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