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会議の質がチームの生産性を決める!会議を改革する3つのポイント

2018年1月18日

いくらプレゼンスキルを高めても、会議のマネジメントができていなければ意味がありません。会社で働く上で、会議の質が組織の生産性を決定づけるということを忘れてはいけません。

課題を解決するために、必要な関係者を集めた場を作る段取り力とは、どのようなことを意識して身に着けていけばいいでしょうか。

会議を改革する画像

会議を改革するポイント①会議で何が動き出すのか明確にする

会議はプロジェクトの「動かし方」、つまりは「方針」そのものにかかわる重要事項です。課題を解決するためには、時間と空間の中で役者を集めて「場」を設定し、シナリオをつくって動かしていかなければなりません。

それを意識せず、せっせと事前に作った資料だけを持ち込んで会議に挑んでしまっては、この会議で何を決めるのか、誰が何をするのか明確になっておらず、なんとなく来た人たちとどんなに長時間会議をやっても何も決まりませんし、当然ながら先に進むことはできません。このような会議の仕方では生産性が上がるはずがないのです。

大切なのは、この会議で何が動き出すのか、動き出すためには何を解決していく必要があるのか、そのためにはどういったシナリオで進めるべきかということをより具体的にイメージして会議に臨むことです。

明確にする画像

会議を改革するポイント②日頃から上司との報連相を欠かさない

現場で問題が生じた際、初めは直属の上司に相談し、上司を通じて課題提示をするのが基本的な行動の仕方です。何かしら働いていくなかでトラブルや課題が出てきたときに、会社の中で誰に話したら、その人がどう動いてくれて、物事がどう変わるかというのが見えているかどうかが重要です。

いざ、問題が出てきたときのために、日頃から上司との報連相を密にするようにしておきましょう。ここで築いた信頼関係が、いざというときに生きてくることになりますから、報連相は仕事の基礎として重要といわれているのです。こういった上司とのパートナーとしての信頼関係の積み重ねで、場の設定力もついてくるということを覚えておきましょう。

報連相の画像

会議を改革するポイント③課題の本質を考え抜く

品質を高めたいけどコストは下げたいなど、矛盾の課題というのは、部署や関係会社どうしの利害の対立が背景にあることが多いのではないでしょうか。そのような環境ではなかなかお互いの立場で意見を言い合ってしまうため、話が平行線になり会議が進まないというようなことも多々あります。

ですが、大切なポイントは、お互いが痛みを分かち合いながら、ウインウインの解決法を生み出すことです。立場や一時的な感情を抜きにして、お互いに率直に対話をし、悩み抜く時間も大切にしましょう。

そうすることで、あなたには見えていなかった相手の立場や状況が見えてくるようになり、より広い視野でものごとを計ることができるようになります。さまざまな立場の人間が、とことん悩み抜くことで知恵は生まれ、そこで生まれた解決策は、とても効果の高い案を生み出すことができます。

課題の本質を考え抜く画像

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会議は事前の準備が何より重要

自分が主体となるテーマの会議前にはつい、会議をいかに成功させるかということに意識がいってしまいがち。大切なのは会議の前にいかにシナリオを作ってシミュレーションができているかどうか、そして書く担当との報連相や各部署の立場をくみ取ることができるか。

会議の時間にばかり比重を置くと、「とにかく会議をいい方向で終わらせたい」と焦るあまり、ほかの部署などの協力を得られないまま強引に持って行こうとして破たんしてしまいかねません。目標達成で1番大切なことは、PDCAサイクル(計画・実行・評価・改善)を日々回し続け「習慣化」することです。

日報共有アプリgamba!で議事録を作成する3つのメリット

日報共有アプリgamba!は、日々の業務を報告するだけのものではありません。議事録を作成し、社内で共有することもできるのです。

議事録のテンプレートを設定できる

議事録には「型」となるフレームワークが重要。定例会議の議事録がバラバラの書式で書かれていると、読む側は混乱します。そんなときは、テンプレートを使いましょう。

あらかじめ記入すべき項目を設定しておけば、毎回バラバラの議事録になったり、前回のものをコピペするといった面倒な作業を避けることができます。

gamba!には「議事録のテンプレート」が用意されています。クリック一発で、入力エリアに貼り付けることができ、とても便利です。

議事録テンプレート画像

 

会議ごとに別のテンプレートをカスタマイズすることもできます。内容に合わせた最適なテンプレートを個別に用意するといいでしょう。

会議の名前を「テンプレート名」にすると、あとから一発で検索することができ、便利です。

議事録テンプレート設定画像

 

前回の議事録や他の日報を「1画面で見比べられる」

議事録を作成する際、前回の会議の時の議事録を見比べたいと思いませんか。パソコンで複数のウィンドウを開き、あっちこっちと行ったり来たりしながら見比べるのは面倒。

gamba!なら、デュアル画面で前回の議事録を表示させながら、その場で議事録を作成できます。前回の会議で出された宿題がどのように進捗したのかを確認し、今回の議事録にまとめることもカンタンです。

デュアル画面画像

他にも社員の日報を見比べて、「前回の会議で決まったことがどう実行されたのか、振り返りながら会議を進める」ということもできます。

 

読むべき人に読んでもらい、開封記録を残せる

会議の結論は、参加した人だけのものではありません。会議に参加する必要はないけど、会議の結論を知っておくべきという人はたくさんいます。

gamba!には既読機能があるので、「会議の結論を知っておくべき人」がちゃんと議事録に目を通したか、簡単に確認できます。

開封記録の画像

 

また、「読んでみて!」機能を使って、議事録を読むよう直接要求を送ることもできます。

「読んでみて!」機能を画像

この「読んでみて!」機能が秀逸なのは、「読んでみて!」を送られた人が議事録を開封すると、送った人の元に、「開封しました」という通知が戻ってくることです。

読んでみて確認画像

なかなか読んでくれない人に催促したり、上席が議事録を読んだタイミングを見計らって、直接会って説明に伺うといった使い方もできます。

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