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電子メールを捨てる!1/2の時間で2倍成果を上げる3つの方法

2017年4月25日

生産性や効率化が叫ばれているのに、メールのせいで仕事がまったく予定どおり進まないという人も多いのではないでしょうか。メールはどうしてもやり取りに時間がかかる上、スピーディさに欠けます。メールを送っても返事がすぐに返ってこない、そもそも相手が読んだかどうかもわからない。

このような煩雑なやりとりを減らすためには、メール以外にもさまざまなITツールを使い分けることがおすすめです。手間も時間も省け、生産性をアップさせるITツールの3つの活用方法をご紹介します。

電子メールを捨てる画像

メールを捨てて生産性倍増①クラウドで同時作業

1つ目のITツールはクラウドです。クラウドはインターネット上でさまざまな情報共有ができます。これを利用すれば、ミーティングの議事録は、クラウド上に全員が同時に書き込めば、その場でできあがるので、改めて作る必要がなく、生産性が格段に向上します。このやり方は、プロジェクトを進めるときにも有効です。

ワードやパワーポイントは、同じ名前で保存してしまうと、誰がチェックしたかわからなくなってしまうので、名前を変更して保存し直したりして手間がかかります。これがGoogleドキュメントなら、メールで「資料をアップしたので、必要があればいつまでに修正してください」と、Googleドキュメントのリンクを添えて関係者に流しておけば、各自修正を入れることができます。

またハングアウトで話しながら行えば、すぐに完成することができます。進捗管理も全員が共有ファイルにアップしてそれを確認できます。こうした生産性を倍増させるITツールは、マイクロソフトのOffice 365や、アップルのiCloudでも利用可能です。無料で利用できるITツールもあるので、ぜひ導入を検討してみてください。

!1/2の時間で2倍成果を上げる画像

メールを捨てて生産性倍増②日程調整にはカレンダーの共有

2つ目のITツールはカレンダーの共有ソフトです。メールのやりとりのうち、かなりの割合を占めるのは日程調整です。たとえばITツールの一つ、Googleカレンダーを共有すると、ミーティングの予定が入力され、クリックすると参加メンバーと会議のアジェンダが確認できます。

さらに事前配布資料もアップされているので、わざわざ印刷する必要もなく、コストもかかりません。そこまで準備ができていれば、ミーティングの当日はいきなり本題に入って議論を深めることができ、生産性が格段にアップします。

カレンダーを共有すれば、部下もその時間に合わせて相談しにいくことができ、全体のスピード感が上がります。「いつ空いていますか?」と部下が頻繁に聞くようなら、上司が部下の時間を奪っている証拠です。空いている時間を明確に「見える化」し、共有することで、チームや会社全体のスケジュールも把握しやすくなり、さらに生産性が向上します。

カレンダーの共有の画像

メールを捨てて生産性倍増③リアルタイムがスピード感を生む

3つ目のITツールはSkypeやチャットワークなど、リアルタイムで会話・チャットができるソフトです。メールは1往復するだけで1日、場合によっては数日待たなければなりません。

一方、メンバーが一堂に会するオンラインチャットなら、対話しながら意見を集約できるので、バラバラに作業をしていると何日もかかることでも、時間を決めて関係者全員が集まれば、一気に結論まで出すことができ、生産性が向上できます。

今はITツールを駆使すればオンラインでいつでもどこでもつながれるので、時間さえ決めてしまえば1カ所に集まる必要はありません。メールは、いったん持ち帰って検討してから返事をするが、チャットはその場で全部解決します。このスピード感の違いが、生産性を向上し、さまざまな仕事の面で生きてくるのです。

スピード感を生む画像

ITツールを駆使して生産性をアップしよう

メールも大切な連絡手段の1つですが、並行してさまざまなITツールを利用することで、効率化を図り生産性を向上することができます。働き方改革で効率化を図りたい企業や、顧客ともっとスピーディな対応をしたい企業は、ぜひ導入を検討してみてください。

働き方改革で1番大切なことは、PDCAサイクル(計画・実行・評価・改善)を日々回し「習慣化」することです。習慣化させるオススメの手法は「日報」です。毎日のことなので、できる限り手早く報告するのがベストです。

かといって、事務的に書くだけのためのものではなく、簡潔に伝えつつ、今日一日の仕事の中から得た気づきや学びを振り返ることで、より仕事のレベルを高めるツールです。日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、「日報のテンプレート機能」や、「Googleカレンダーとの連携(コピペ)機能」など、毎日たった5分で素早く的確な日報を作成するための機能があります。

「毎日のたった5分」で仕事のレベルが確実に高まります。また、PDCAが回しやすいテンプレートが標準で設定されている他、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日々の業務の中でPDCAサイクルを回し、目標達成を行うための機能が満載です。

生産性をアップの画像

  • 日報フォーマットをあらかじめ登録できるテンプレート機能

  • Googleカレンダーから簡単にその日の予定を日報にコピーできるカレンダー機能

  • 売上などの目標達成率を簡単に報告できるKPI管理機能

ただいま15日間無料トライアル実施中!また、トライアルをお申し込みいただいたお客様には、日報を具体的にどのように使えば自社の業績が拡大するのかなど、日報コンサルタントが「オンライン無料相談」を行っております。ぜひ、この機会にご利用ください。


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