スケジュール管理アプリ人気おすすめランキング！無料・個人・ビジネス向けのアプリを紹介【2025年最新版】

本記事では、個人用途・ビジネス用途、それぞれのシチュエーションに合わせたおすすめのスケジュールアプリを紹介します。あなたの生活や働き方に合ったアプリを見つけて、時間管理の達人を目指しましょう！

スケジュールアプリとは

スケジュールアプリとは予定管理をデジタル化し、より便利に行えるようにするためのツールです。紙のスケジュール帳とは異なり、これらのアプリはスマートフォンやPCなどで利用でき、常に最新の情報を確認できます。

スケジュールアプリの特徴は、カレンダー表示を基本としながらも、タスク管理機能やリマインダー機能など、多彩な機能を備えていることです。例えば、家族と予定を共有したり、繰り返しのタスクを自動登録したりと、手書きでは難しい便利な機能が満載です。ビジネスシーンでの活用も広がっており、、業務タスクの進捗管理や、チームメンバーとのスケジュール調整、プロジェクトのマイルストーン管理などもできるようになっています。

このように、スケジュールアプリは単なる予定管理だけでなく、生産性向上やワークライフバランスの改善、チームコラボレーションの強化など、多様な目的に活用できるツールへと進化しています。

スケジュールアプリで管理する目的

・時間の有効活用
日々の予定を見える化することで、どこに時間を使うべきかが明確になり、作業効率が向上します。

・優先順位の明確化
タスクに優先度を設定し、重要なことから取り組めるよう整理できます。締切が迫っているプロジェクトや重要な会議など、優先すべきタスクに集中できるようになります。

・ストレス軽減
「あれ、次回の会議は何時だっけ？」「この締切いつだっけ？」といった不安を解消し、予定を整理することで心の余裕が生まれます。リマインダーや通知機能を活用すれば、大切な予定を忘れてしまう心配もなくなります。

スケジュールアプリで管理するメリット

・生産性の向上
毎日の予定やタスクを視覚的に把握できるため、効率的に時間を使えるようになります。例えば、隙間時間に小さなタスクを入れたり、集中力が高い時間帯に重要な作業を配置したりと、自分の時間を最適化できます。

・ストレス軽減
「あの締切、いつだっけ？」という不安や、急な予定変更による混乱を減らせます。複数のプロジェクトを抱えるビジネスパーソンにとって、この安心感は特に価値があります。

・優先順位の明確化
タスクに重要度や緊急度を設定することで、何に時間を使うべきかが一目瞭然になります。

・情報共有
さらに、スケジュールアプリの多くは共有機能を備えているため、チームやファミリーでのスケジュール調整もスムーズになります。スケジュール調整などの複雑なやり取りを減らせます。

スケジュール管理の具体的な方法

・カレンダーアプリの活用
スケジュール管理において、カレンダーアプリは不可欠です。重要な予定やイベントをカレンダーに記入し、通知機能を設定してリマインダーを受け取りましょう。カレンダーアプリを使えば、予定が一目でわかり、重要な日付を見落とすことがありません。

・タスクリストの作成
タスクリストは、日々のタスクを整理し、優先順位を付けるのに役立ちます。重要なタスクをリストアップし、期限を設定しましょう。また、大きなプロジェクトを小さなタスクに分割し、ステップごとに進捗を追跡できるようにしましょう。

・時間のブロック化
時間のブロック化は、効果的な時間管理の手法です。スケジュールを細かい時間帯に分け、特定の活動に集中するための時間を確保します。たとえば、午前中は仕事に、午後は家庭のことに、夕方は趣味に時間を割り当てるなど、日々のスケジュールを工夫して計画しましょう。

スケジュールアプリに必要な機能

特に仕事で使う上で重要となる部分を説明します。

・月・週・日の表示と切り替え機能

個人用途でビジネス用途でも表示の切り替え機能は必須です。業種や目的によって、月単位、週単位どちらがフィットするか違います。

・共有カレンダー、共同編集機能

同席すべきメンバーの予定を確認してアポイントメントを調整したり、全社的なイベントで他のメンバーも一緒に予定を登録する際には共有機能が必要になります。

・外部サービスの連携機能

日報や顧客管理、タスク管理などツールと連携ができるととても便利です。
連携があるだけで、スケジュールアプリと報告書への記載の二度手間が大きく削減できることもあります。

・色分け機能

予定の区別をつけたい時には色分け機能が便利です。例えば重要度の高い予定や変更のきかない予定に対して色をつけることで、そのほかの予定との区別が視覚的にわかりやすくなります。

スケジュール管理アプリの選び方

管理方法や表示形式

スケジュールアプリを選ぶ際には、どのように予定を表示・管理できるかが重要です。カレンダー形式（月・週・日表示）とタスクリスト形式の2タイプが主流です。

カレンダー形式は予定の全体像を把握しやすく、視覚的に管理できます。

タスクリスト形式は、ToDo管理や進捗確認に適しており、細かなタスクを優先順位別に整理するのに最適です。

その他にもタイムライン表示（ガントチャート）やカード形式などもあります。

使いやすさ

スケジュール管理ツールを選ぶ際、直感的で使いやすいインターフェースが重要です。全てのチームメンバーがスムーズに利用できるかどうかを確認し、必要な機能に簡単にアクセスできるかを評価してください。

目的に合った機能を選ぶ

目的や使用するシチュエーションを明確にして、必要な機能の有無を確認しましょう。
例えば以下のような選び方があります。例をあげます。

・家族との予定共有が主な目的なら、TimeTreeのような共有カレンダー機能が充実したアプリが最適です。家族の誰がいつ何をするのかが一目でわかります。

・ビジネスで使うなら、Asanaのようなタスク管理機能が充実したアプリがおすすめです。単なる予定表示だけでなく、プロジェクトの進捗管理や期限設定など、業務に必要な機能が揃っています。

・個人の目標達成が目的なら、Todoistのような習慣化機能やタスク管理に特化したアプリが役立ちます。継続的なタスクの管理や、達成度の可視化など、モチベーション維持に役立つ機能を持つアプリを選びましょう。

・学生や研究者には、Notionのようにノート機能とスケジュール機能が統合されたアプリが便利です。講義のスケジュール管理だけでなく、関連資料やメモも一元管理できるため、学習効率が向上します。

・リモートワークが中心の方には、Google Workspaceのようなビデオミーティングやメールとの連携に強いアプリがおすすめです。オンライン会議のスケジュールとURLを一元管理でき、通知機能で会議の開始時間も逃しません。

料金

多くのアプリは基本機能を無料で提供し、より高度な機能やストレージ容量の拡張などは有料プランとして設定しています。

無料版と有料版の違いは大きく分けて3つあります。

・機能
例えばTimeTreeでは、無料版でも基本的なカレンダー共有ができますが、有料版ではファイルのアップロードや予定の並べ替えなど、より便利な機能が使えるようになります。

・広告の有無
多くの無料アプリには広告が表示されますが、有料版にアップグレードすることで広告なしの快適な環境で使用できます。

・同期デバイス数やストレージ容量
無料版では同期できるデバイス数に制限があったり、保存できるファイル容量に上限があることが多いです。

【無料】スケジュールアプリ人気ランキング

【個人向け】スケジュールアプリ人気ランキング

【ビジネス用】スケジュールアプリ人気ランキング

スケジュール管理アプリおすすめ12選【個人利用向け】

個人利用におすすめのアプリを紹介します。個人で使うスケジュール管理アプリを選ぶなら、使いやすさと機能のバランスが重要です。

Timetree

TimeTreeは、予定の共有とコミュニケーションを一つの場で可能にするアプリです。家族や友人と共通のカレンダーを作成し、共有できます。新しい予定や変更点はリアルタイムで通知され、予定に対するコメントや写真も共有可能です。

主な特徴

1. 予定の共有とコミュニケーションが一体化
   • 新しい予定や変更された予定を迅速に共有し、すれ違いを防ぎます。
   • 週末の予定や日常の小さな相談も、アプリ一つでスムーズに行えます。
2. マルチカレンダー機能
   • 家族、友人、同僚など、異なるコミュニティごとにカレンダーを作成・管理できます。
   • コミュニティごとに予定を立て、共有することができます。
3. メッセージや写真の共有
   • 予定に関するメッセージや写真を共有し、コミュニケーションを豊かにします。
   • 「いつだっけ？」や「あの情報はどこだっけ？」といった疑問を解消します。
4. TimeTreeプレミアム
   • 広告なし、ファイルアップロード、予定の並べ替え、予定のバーチカル表示など、より便利な機能を利用できます。
5. TimeTreeギフト
   • カレンダーを共有する相手へ気軽に贈り物ができるサービスです。
   • 感謝の気持ちやお疲れ様のメッセージを、贈り物と共に伝えることができます。

TimeTreeは、さまざまなコミュニティやグループでのスケジュール共有をサポートし、コミュニケーションを円滑にする機能を提供しています。

注意点

一人だけで使う場合、機能がやや過剰に感じることがあります。共有が必要ない方は、シンプルなカレンダーアプリの方が使いやすいケースもあります。

Yahoo!カレンダー

Yahoo!カレンダーは、個人やビジネスチームが時間を効率的に管理できるウェブベースのアプリケーションです。

特徴

• 使いやすいインターフェース: クリアで直感的なデザインは、ユーザーがスケジュールを迅速に確認し、管理するのを助けます。
• 柔軟な共有オプション: ユーザーは簡単にイベントを作成し、他のYahoo!カレンダーユーザーや非ユーザーと共有できます。
• マルチデバイス対応: スマートフォンやコンピューターなど多様なデバイスからアクセス可能です。

おすすめポイント

• コラボレーションの促進: グループカレンダー機能により、チームメンバーや家族とのスケジュール調整が容易になります。
• リマインダー: 重要なイベントや会議の前に自動的に通知され、予定の見逃しを防ぎます。
• カスタマイズ: 好みに合わせて見た目や表示形式を調整できます。

これらの特徴と機能により、Yahoo!カレンダーは個人ユーザーやビジネスチームにとって信頼性の高いスケジュール管理ツールとなっています。

注意点

ビジネス向け機能は少ないため、複雑なタスク管理やチーム利用にはやや不向きです。

スケコン

スケコンは、1対1や複数⼈での日程調整を効率的にかつスマートにできるサービスです。カレンダーツールと連携することで自動で候補日を割り出すだけでなく、別の予定が入った場合には候補日を自動更新してダブルブッキングを防ぎます。

また、オンライン名刺交換機能により、日程調整した相手の名前や連絡先を自動取得できます。

特徴

ダブルブッキングを防げる：自分のカレンダーと常に連動しているので、候補日時に別の予定が入ってしまったら、瞬時に自動で候補日時から外してくれるので、ダブルブッキングを防ぐことができます。

複数人での予定調整が簡単：前述の「候補日時に別の予定が入ったら自動で候補日時から外してくれる機能」は、予定の主催者だけでなく参加者全員に自動適用されるので、どれだけ参加者が増えても大丈夫です。

おすすめポイント

オンライン名刺交換が自動でできる：日程調整した相手との名刺交換を自動で行ってくれます。

オンライン会議にも便利：Zoom等のURLを入れるだけで、候補日時と共に参加者全員に共有されます。

こんな組織におすすめ

営業チーム：クライアントへの訪問も大人数のプレゼンも簡単に調整できます。
リモートワーク環境：調整用のURLをSNS・メール等で簡単にシェアできます。

注意点

日程調整専用のアプリなので、通常のカレンダー管理には不向きです。

Todoist

Todoistは、全世界で3,000万人以上のユーザーに利用されているタスク管理＆ToDoリストアプリです。個人用途・ビジネス用途、どちらにも便利に使うことができます。

主な特徴

• タスクの整理と管理
  • タスクを簡単に入力するだけでToDoリストを自動作成します。タスクは自動的に整理され、最も重要な仕事に集中できるように設計されています。
• 個人と仕事のタスク管理
  • ワークスペースを利用して、個人、仕事、チームタスクを一つのアプリで一元管理します。
• シンプルで高度な機能
  • Todoistはシンプルながらも高度な機能を提供し、ユーザーがタスクを効率的に管理できるようサポートします。

その他の情報

• 広範な利用者
  • 全世界で3,000万件以上のダウンロードがあります。
• 多くのレビュー
  • Google PlayとApp Storeで合計30万件以上のレビューがあります。

注意点

カレンダー表示は弱め。日付単位の予定管理にはやや不便です。

Googleカレンダー

Googleアカウントで即使えるシンプル＆高機能カレンダー

特徴

Googleアカウントに標準搭載されているカレンダーアプリ。GmailやGoogleMeetと連携し、ビジネスでも活用可能。カレンダー共有や招待も簡単です。

おすすめポイント

• Gmailから予定を自動登録
• カレンダー共有や色分け管理が簡単
• PC・スマホ間でリアルタイム同期

注意点

シンプル設計のため、細かなタスク管理や習慣化などの目的には別アプリの併用をおすすめします。

Lifebear

カレンダー・ToDo・ノートが一体化した手帳アプリ

特徴

紙の手帳感覚で使えるおしゃれなアプリ。カレンダーに加え、ToDoリストや日記にも対応。

おすすめポイント

• 予定・タスク・メモを1つにまとめられる
• 可愛いデザインと多彩なカスタマイズ
• 手書きメモや写真添付にも対応

注意点

無料版は広告あり。長期的に使うなら有料版を検討した方が快適です。

Microsoft Outlook カレンダー

特徴

Microfostが提供するスケジュール管理ツール。OutlookメールやTeamsと連携し、ビジネス用途でも快適に利用可能。

おすすめポイント

• メールから予定登録が簡単
• 他カレンダーとの統合もスムーズ
• セキュリティ面も安心

注意点

高度な機能はMicrosoft 365契約が前提です。

Any.do

特徴

タスク・カレンダー・リマインダーが一体化。音声入力やシンプルなUIで、手軽にタスク管理ができます。Googleカレンダーとの連携も可能。

おすすめポイント

• 音声入力で素早く登録
• ウィジェット対応で常に確認可能
• 複数デバイスで同期

注意点

無料版は機能制限があります。

Habitica

特徴

タスクや習慣を「RPG風」で管理。やるべきことをクリアするとキャラクターが成長し、モチベーション維持に最適です。

おすすめポイント

• ゲーム感覚で楽しく習慣化
• チームで冒険も可能
• 目標達成の達成感が強い

注意点

個人用途での遊び心に満ちた要素が強く、業務管理には不向きです。

ZenDay

特徴

予定が時間軸に沿って流れる、3DタイムラインUI。優先度や時間の使い方を視覚的に理解でき、時間管理の感覚が身につきます。

おすすめポイント

• 独自UIでスケジュールを体感
• タスクの時間配分がしやすい
• アラーム・通知機能も搭載

注意点

iOSには対応していません。

Notion

特徴

ページや表を自由に組み合わせ、自分だけのスケジュール＆タスク管理環境を構築。テンプレートも多彩で自由度が抜群。

おすすめポイント

• 情報・予定・目標をすべて一元化
• 使い方次第で多機能に進化
• 習慣化やメモ管理にも最適

注意点

操作に慣れるまで時間がかかり、初心者にはやや難解です。

Evernote

特徴

ノートと予定を連携して、会議や授業、タスクの記録を一括管理。Googleカレンダーと連携可能で、メモと予定の同期が簡単です。

おすすめポイント

• 画像・音声・PDFも記録OK
• カレンダーとノートの同時表示
• 多デバイスでリアルタイム同期

注意点

無料プランは同期デバイス2台まで。本格的に利用するには有料版を推奨します。

スケジュール管理アプリおすすめ12選【ビジネス向け】

ビジネスツールは単価が高くなりがちですが、生産性向上や情報共有のスムーズさを考えると十分な投資価値があります。

Google Workspace（Googleカレンダー）

Googleカレンダーは基本無料で使用できますが、ビジネス用途ではGoogle Workspaceを契約することでさまざまな機能を使うことができます。

おすすめポイント

• 表示の柔軟性: 月、週、日の表示形式を簡単に切り替えることができます。
• イベントの自動反映: グーグルに登録したイベントや予約情報が自動的にカレンダーに反映されます。
• Todoリストの管理: Todoリストの作成や閲覧が簡単にできます。
• 目標設定: カレンダーに独自の目標を設定して管理することができます。
• 価格と課金: アプリは無料で、課金や追加の購入は不要です​。GoogleWorkspaceを契約することで、組織での利用をより便利にする機能を利用できます。

こんな組織におすすめ

• コラボレーションを重視する組織: Googleカレンダーは、チーム間のスケジュール共有や会議の計画に最適です。
• リモートワークの多い組織: どこからでもアクセスでき、リモートでの作業をスムーズに進めます。
• 効率性を求める組織: 自動イベント更新や簡単な目標設定機能により、時間管理を効率化します。

注意点

タスクや進捗の可視化は弱め。他ツールとの併用が必要です。

gamba!

gambaは、チームの生産性とコミュニケーションを強化するための日報アプリです。Googleカレンダーと連携する機能が搭載されており、カレンダーの予定を日報にコピーすることができます。メンバー同士の予定を日報という形で共有できるので、「誰が、どんな動きをしているのか」がお互い把握しやすくなります。

その日の振り返りとして、当日の予定と結果を共有することもできます。コメントも簡単にできるので、フィードバックや励ましの言葉を送るといった使い方もできます。
スケジュール管理の観点から見ると、gamba!は以下の特徴とおすすめポイントがあります。

特徴

1. 進捗の可視化: 個人とチームのタスク進捗をリアルタイムで確認できます。
2. シームレスなコミュニケーション: コメントやリアクション機能を通じて、スケジュールやタスクに関するフィードバックが容易です。

おすすめポイント

• チームの透明性: 全員のスケジュールと優先事項が一目でわかるため、チーム内の透明性が向上します。
• 生産性の向上: タスクの進捗状況を常に把握し、必要に応じてリソースを再配分することで、チームの生産性を向上させます。

LINE WORKS

LINE WORKSは、企業のコミュニケーションと協業を強化する多機能プラットフォームです。
日本では圧倒的な普及率を誇るLINEの使い勝手はそのままに、ビジネスに必要な機能を複数搭載しています。スケジュール管理機能は、個人やチームの生産性を向上させるための中核的な要素です。

特徴

1. 統合スケジュール管理: 個人とチームのカレンダーを一元管理し、スケジュールの調整や会議の設定を簡素化します。同僚の可用性も簡単に確認できます。
2. 多様なコミュニケーションツール: チャット、Eメール、ビデオ会議機能を提供し、スケジュールやプロジェクトに関する即時のコミュニケーションを可能にします。
3. モバイル対応: スマートフォンやタブレットからでも全機能にアクセスでき、外出先でもスケジュール管理が可能です。

おすすめポイント

• 高度な調整機能: 会議のスケジューリングや重要な期限の設定時に、チームメンバー間の調整を容易にします。自動通知機能により、全員が最新の情報を保持できます。
• 透明性と協力の促進: スケジュールの共有と透明性により、プロジェクトの進行状況が一目でわかり、必要な場合には迅速な支援やフィードバックが可能です。
• セキュリティ: 企業情報を保護するための高度なセキュリティ機能を備えています。

注意点

タスク進捗や工程管理には不向き。予定共有中心の用途向きです。

Asana

Asanaは、ビジネスプロセスを合理化し、チーム間の協力を促進する包括的なプロジェクト管理とコミュニケーションプラットフォームです。このツールは、タスクの割り当て、進捗の追跡、デッドラインの管理、そして即時コミュニケーションをサポートし、組織の効率性と生産性を向上させるために設計されています。

特徴

1. 詳細なタイムライン: プロジェクトの各フェーズを明確に示すタイムラインで、全体の流れを把握。
2. カスタマイズ可能な優先順位: タスクに独自の優先順位を設定し、チームの注意を重要な作業に集中。

おすすめポイント

• 明確な期限設定: 期限が迫ると自動的に通知し、遅延を未然に防ぐ。
• 拡張性: 多くのアプリやツールとの統合が可能。

こんなチームにおすすめ

• 複雑なプロジェクトを管理するチーム: 多くの移動部分を持つプロジェクトを追跡する必要がある。
• リモートで協力するチーム: デジタル空間での透明な作業管理が必要なチーム。

注意点

慣れるまで操作が複雑。初心者は学習コストに注意です。

Microsoft To do (Microsoft 365)

Microsoft To Doは、タスクを簡単に作成、共有、管理できるアプリで、個人の日常の仕事から大規模なチームプロジェクトまで、あらゆる作業の効率を高めることを目的としています。このアプリケーションは、優れた視覚的整理ツールを提供し、ユーザーが重要なタスクに集中できるようにする一方で、チーム内の透明性と協力を促進します。

特徴

1. リスト作成: 日常のタスクやプロジェクト関連の作業をリスト化。
2. デバイス間の同期: 異なるデバイス間でタスクを同期。

おすすめポイント

• 統合されたスマートリスト: 期限や優先度に基づいてタスクを自動整理。
• カスタマイズ可能: リストやタスクに個性を加えるカスタマイズオプション。

こんなチームにおすすめ

• 多忙なプロフェッショナル: 個々のタスクを効率的に管理する必要があるチーム。
• フレキシブルな作業環境を持つチーム: さまざまなデバイスからアクセスする必要があるチーム。

注意点

予定の俯瞰には別アプリが必要です。

サイボウズOffice

主な特徴

1. 使い勝手を追求した基本機能
   • 日本のビジネスにおける使い勝手を追求した機能が満載で、社内の情報共有やコミュニケーションを円滑にする機能をワンパッケージで提供しています。
2. いつでもどこでも使いやすい
   • パソコン、タブレット、スマートフォンなど、様々なデバイスに対応しており、高いセキュリティを担保しつつ、社外からも簡単にアクセスできます。
3. 手頃な価格で気軽に始められる
   • 1ユーザー月額500円（税別）から、最低5ユーザーで利用できます。また、30日間無料で、すべての機能をお試しできます。

サポート体制

• 導入前も導入後も充実のサポート
  • サイボウズ Officeは、導入前から導入後まで、さまざまな方法で利用できるサポートが充実しています。
• 豊富なセミナーメニュー
  • セミナー・勉強会も盛りだくさんで、サイボウズ Officeの快適な使い方を紹介しています。

サイボウズ Officeは、多くの業種で効果を発揮しており、具体的な導入事例もウェブサイトで紹介されています。例えば、外出先からもスマホを活用して商談スピードが上がった企業や、手間のかかる稟議決裁期間を3週間から3日に短縮した企業など、多くの成功事例が掲載されています。

注意点

PC利用が前提となっており、スマホアプリでは使用できない機能があります。

Mazrica

Mazricaは、営業支援ツール（SFA/CRM）で、そのコンセプトは「現場主義の営業支援」にあります。

特徴

1. 現場主義の営業支援
   • 現場ファーストでビジネスの成長を支援
   • ユーザーに選ばれるセールスプラットフォーム
2. 営業案件の成約に直結するマーケティングオートメーション
   • マーケティングと営業をシームレスに繋ぐ
   • 営業データを活用したマーケティング活動を支援
3. AIによる営業支援
   • AIが案件のリスク分析や類似案件をアドバイス
   • 進行中の営業案件のリスク分析や示唆を提供
4. リモートワークを支える機能
   • 直感的に共有できる案件ボード
   • 各担当の進捗状況を一目で確認
5. モバイルアプリでの簡単データ入力
   • OCR機能で名刺や議事録のスキャン、自動文字起こし
   • 現場の入力負荷を削減

おすすめポイント

1. CRM2.0入力自動化
   • AIとOCR機能による営業組織の成果最大化
   • 面倒なデータ入力をモバイルアプリからワンクリックで実現
2. シームレスな営業とマーケティングの連携
   • 営業案件とマーケティング活動の直結
   • データを活用したマーケティング支援
3. ユーザーフレンドリーなインターフェース
   • 使いやすさを最優先に設計
   • 現場のニーズに応える機能とデザイン

注意点

営業以外の業種では機能過多。一般的なスケジュール管理には不向きです。

Trello

特徴

タスクをカードで管理し、進捗をボード上で視覚的に確認。操作はドラッグ＆ドロップで直感的。小規模チームや個人に最適。

おすすめポイント

• 操作が簡単で習得が早い
• 期限・チェックリスト・添付機能も搭載
• Googleカレンダー等と連携可能

注意点

複数プロジェクトや工程管理には機能が不足。大規模運用には不向きです。

monday.com

特徴

スケジュール・タスク・人員の管理をひとつに集約。豊富なテンプレートとカスタマイズ性で、業種・規模問わず対応可能。

おすすめポイント

• 自動化・通知で業務を効率化
• チーム稼働状況を可視化
• 多言語対応＆外部連携が豊富

注意点

日本語に一部未対応の箇所あり。

JIRA

特徴

開発チーム向けに特化したプロジェクト＆タスク管理ツール。スプリントやバグ管理など、ITプロジェクトの工程を細かく管理可能。

おすすめポイント

• 開発業務に最適な構成
• スケジュール・リソース配分を詳細管理
• 高度な権限管理と通知機能

注意点

導入・運用がやや複雑で、専門知識が必要です。

Wrike

特徴

大規模プロジェクトに対応。スケジュール・リソース・コストを一元管理し、詳細なレポートや分析も可能。プロフェッショナル向けツール。

おすすめポイント

• 複数プロジェクトの同時進行が可視化
• 自動アラートやレポート機能が充実
• 外部ツール連携も豊富

注意点

高機能な分、設定・運用に時間がかかります。

スケジュール管理アプリを運用する際のコツ5つ

スケジュール管理アプリを企業や組織で利用して成果を上げたい方に向けたコツをご紹介します。

運用のコツ①：目的の共有

導入の目的が共有できれば、社員の協力も得やすくなります。関わるメンバー全てに目的を周知しましょう。「お客様への対応を迅速にするため」「無駄な会議調整の時間をなくし、本来の業務に集中するため」など、具体的な言葉で語りかけることが重要です。

運用のコツ②：ITが苦手な社員のフォロー

メンバースマートフォンやパソコンの操作に苦手意識を持つ方もいらっしゃるでしょう。基本的な操作を一緒に確認し、社内の問合せ先も決めておくと、質問のハードルが下がり、置いてけぼりになる人を減らすことができます。

運用のコツ③：「みんなが使える」を重視する

ここまで紹介してきた通り、スケジュール管理アプリがたくさんありますが、機能が多すぎると、かえって社員は混乱してしまいます。必要な機能が揃っていて、かつメンバー全員が使えることを重視しましょう。大切なのはツール選びの段階から「自社にとって本当に必要な機能は何か」を見極めることです。多くの方がプライベートで使っているGoogleカレンダーなども、非常に優れたスケジュール管理ツールです。まずはこうした身近なツールから試してみるのも一つの手です。

運用のコツ④：定期的に調整する

ツールを導入しだけではなかなか社内に定着しません。大切なのは、導入後の「見直し」と「改善」です。例えば、導入から1ヶ月後、3ヶ月後といったタイミングで社員の声を吸い上げましょう。導入前には想定できなかった現場からの意見が出てくるはずです。こうした声を拾い上げ、運用ルールを柔軟にアップデートしていくことで自社によりフィットさせていくことができます。

運用のコツ⑤：スケジュール情報を会社の情報資産として認識する

スケジュールアプリを、単なる予定管理ツールで終わらせず、会社全体の活動を記録した「経営情報」として活用しましょう。
「どの業務にどれだけ時間がかかっているか」という工数管理や、「A社への訪問頻度と成果の関係」といった分析など経営の改善にも役立てられます。

スケジュール管理に失敗する原因

スケジュール管理は、プロジェクトの成功に不可欠な要素ですが、多くのチームが陥りがちな失敗要因が存在します。以下、いくつかのポイントを挙げてみましょう。

明確な目標の不在

スケジュール管理の失敗の一因として、明確な目標や期限が設定されていないことが挙げられます。目標がはっきりしていないと、チームメンバーは何を優先すべきか判断できず、結果としてプロジェクトが遅延する可能性があります。

コミュニケーションの不足

チーム内でのコミュニケーションが不足していると、メンバー間での認識のずれや、タスクの重複、遅れが発生しやすくなります。進捗の共有や、問題が発生した際の迅速な対応ができないことも、スケジュール管理の失敗に繋がります。

リソースの適切な配分の不在

プロジェクトやタスクに必要なリソースが適切に配分されていないと、スケジュールが遅れる要因となります。リソースの不足や、過剰なアサインは、メンバーの負担を増やし、結果的にプロジェクト全体の遅延を招く可能性があります。

ツールの不適切な利用

スケジュール管理ツールが適切に利用されていない、またはチームメンバーがツールの使用に慣れていない場合、状況やタスクの進捗が正確に把握できなくなります。これは、計画の見直しや調整が遅れ、最終的にスケジュールの遅延を招く可能性があります。

これらの要因を理解し、適切な対策を講じることで、スケジュール管理の失敗を未然に防ぎ、プロジェクトをスムーズに進行させることができます。

失敗しないスケジュール管理のコツ

明確な目標と優先順位の設定

プロジェクトやタスクに明確な目標を設定し、それに沿った優先順位を明確にします。

定期的なコミュニケーション

チーム内で定期的なミーティングを設け、進捗の共有や問題の共有を行います。

柔軟なスケジュール調整

予定通りに進まないことも多々あります。そのため、スケジュールは柔軟に調整可能なものであることが重要です。変更があった場合もスムーズに対応できるよう、余裕をもったスケジュールを心がけましょう。

適切なツールの利用

スケジュール管理ツールを活用し、タスクの進捗やリソースの配分を可視化します。メンバー間で情報を共有し、全員がプロジェクトの状況を把握できるようにします。

リソースの適切な配分

タスクに必要なリソースを適切に配分するように計画を立てます。特に、キーパーソンが多くのタスクを抱え込まないよう、均等に分散させることが重要です。

これらのコツを活かし、チーム全体で協力してスケジュール管理を行うことで、プロジェクトを成功に導く一石となります。

まとめ

アプリを選ぶ際は、自分の目的に合った機能を持つものを選ぶことが大切です。また、デザインやカスタマイズ性、料金体系もチェックポイントとなります。多くのアプリは無料版があるので、まずは無料版で試してみましょう。

監修：株式会社gamba

2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。運営ポリシー