【コメントが大事】OJTがうまくいく！日報で新人教育をする3つのコツ
中小企業の場合、大企業のように時間とお金をかけた余裕のある新人教育はできません。簡単な研修は実施しても、その後は現場任せというのが実情です。そのため、新入社員が早期に離職したり、なかなか育たないという問題を常に抱えることになるのです。
中小企業が新入社員に求めることは「即戦力」。どうすれば、早く会社の一員としての責任感をもって仕事に取り組む新人を育てることができるのでしょうか。
カギとなるのはコミュニケーションを通じた信頼関係。それを育むのに最適なのが「日報」です。今回は、日報で実践的な新人教育をするコツについて解説します。
令和版いまどき新入社員の特徴
指示されたこと以上はやらない
いまどきの新入社員は、受け身の傾向があります。そのため、指示されたことを”ほどほどのレベル”で卒なくこなします。この”ほどほどのレベル”というのが曲者です。
彼らは『人より評価されるよう、がむしゃら頑張って評価された』という体験をしてきていません。考え尽くしたり、力の限りやりきることが苦手です。そのため、「こんな感じでいいかな」と自分基準で終わらせてしまうことがあります。そのため、「素直で返事は良いけど、言ったことしかやらないんだよな…」と愚痴の一つも言いたくなるのです。
報連相が苦手
そんないまどきの新入社員は、報連相がスムーズにできない傾向があります。
- 「何も言ってこないから順調なんだろうな」と思っていたら実際は躓いていた…
- ネットで検索して独自のやり方で進めてしまっていた…
なんてことも。この背景には、なんでも検索して自分では深く考えない癖がついていることにあります。ネットで検索するのが当たり前の彼らは、表面的な知識は豊富です。そのため自分は物知りだと思い込んでおり、人の意見を聞かずに自分の解釈で物事を考えます。
- 「こうじゃないんだよなぁ」
- 「なんで理解できないかなぁ…オレの説明不足なのか？」
と上司や先輩がモヤモヤとするのはこのためです。
自分を認めてくれる人にだけ心を開く
SNSと共に育ったいまどきの新入社員は、対面コミュニケーションがぐんと減りました。そのため、言いにくいことはメールで済ませるなどして、苦手な人との関係構築を避けることが容易くなりました。
一方で、何でも言える相手には「褒められたい、感謝されたい」といった承認欲求が強く、一生懸命貢献しようとします。つまり、「本当は人と深く繋がりたい…、でも怖くてできない…」という気持ちの板挟みになっています。
では、そんな新入社員にどのような教育をすればよいのでしょうか？日報を用いた実践術をご紹介します。
日報で新人教育をする３つのコツ
①気づきと行動を促す日報テンプレートを用意する
自発的な社員に育てる日報テンプレート
新入社員には、PDCAサイクルを回せるテンプレートを設定すると良いでしょう。
- どうやって進めればよいかを自分で考え（Plan）
- 自分で行動し（Do）
- 振り返り（Check)
- 次に活かす（Act）
これなら、新入社員でもカンタンにPDCAを回す習慣が身につきます。
言語化力も身につく
毎日日報を書き続けると、表現力の引き出しが増えて、文章力がつきます。事実や考えを言語化できないと、顧客への提案もできません。とはいえ、これらは新入社員が1人で行うのではありません。上司や教育担当者と一緒に振り返ることが重要です。
②ポジティブなコメントを返す
新人の日報には、できるかぎりポジティブなコメントを返しましょう。
新入社員のモチベーションが上がるコメント例
- 「正確で丁寧な資料だね。任せて正解だったよ！」
- 「君のサポートには感謝してるよ、ありがとう！」
- 「期待以上の結果だよ。これからもよろしく頼むよ！」
日報の内容がイキイキとしているかは、上司が適確なコメントをしているかにかかっています。
失敗の理由にきちんと向き合う
問題があったときに、新入社員が素直に報告や相談できる信頼関係が大切です。
「報告してくれてありがとう。何かあった？」と聞いてあげましょう。その後で必要なアドバイスを加え、勇気づけて動けるようにしてあげるのです。そうすると、新人は「明日も頑張ろう！」と思えます。
日報は、部下が上司に報告する一方通行のものではありません。大切なのは、日報を通じてコミュニケーションを図ることです。
③日報を共有して不安や悩みを把握する
日報はみんなで共有するのが理想
日報は新人とOJTだけでなく、その上の上司など、みんなで共有しましょう。業務の進み具合を確認するだけでなく、コミュニケーションを円滑にします。
もし、OJTと新人との関係に不具合が生じた状況をそのままにしておくと、新入社員は退職を考えるきっかけになります。しかし日報を共有することで、
- OJTがしっかり教育できているか
- 周りはフォローしているか
- 新入社員のモチベーションが下がっていないか
など、常に確認することができます。日報を書かせることで、教育体制のチェックや評価もできるのです。
先輩の日報を読むことも勉強
先輩の日報を読ませると、PDCAがどのようなものかイメージできます。また、「あ、こんな書き方もあるんだ」「この書き方はわかりやすいな」と、読み手を意識した日報が書けるようになります。
コロナ時代の新人教育には日報がおすすめ
新人との関係構築は、一朝一夕にできるものではありません。辛抱強くコミュニケーションをする必要があります。
一昔前ならば、飲みに行ってプライベートの相談などをしながら関係構築をしたもの。しかし最近はコロナの影響で接触の機会ははばかられる事が推奨されています。そこでオススメなのが、日報を活用したコミュニケーションです。
業務内容や気づいた点を日報として報告してもらい、さらに、そこに上司がコメントをつけていく形にすると、自然なコミュニケーションをとっていくことができます。業務報告にコミュニケーションをのせる仕組みです。
最初から新人のマインドを捉えようとすると、めんどくさいと思われてしまいかねません。しかし、業務の報告という文脈の上にコミュニケーションを載せることができれば、自然と情報のやり取りを産むことができるのです。
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