新入社員教育 日報の活用ガイド

OJTがうまくいく!日報で実践的な新人教育をする3つのコツ

2020年8月7日

中小企業の場合、大企業のように時間とお金をかけた余裕のある新人教育はできません。簡単な研修は実施しても、その後は現場任せというのが実情です。そのため、新入社員が早期に離職したり、なかなか育たないという問題を常に抱えることになるのです。

中小企業が新入社員に求めることは「即戦力」。どうすれば、早く会社の一員としての責任感をもって仕事に取り組む新人を育てることができるのでしょうか。カギとなるのはコミュニケーションを通じた信頼関係。それを育むのに最適なのが「日報」です。

今回は、日報で実践的な新人教育をするコツについて解説します。

①気づきと行動を促す日報テンプレート

学んだことだけを書かせるのはNGです。自走できる新人として育てるには、自ら振り返る習慣を身につけさせましょう。

PDCAサイクルを回す日報テンプレート

このテンプレートは、どうやって進めればよいかを自分で考え(Plan)、自分で行動し(Do)。振り返り(Check。、次に活かす(Act)という、いわゆるPDCAサイクルを回せるテンプレートです。新入社員でもカンタンにPDCAを回す習慣が身につきます。

毎日日報を書き続けると、表現力の引き出しが増えて、文章力がつきます。事実や考えを言語化できないと、顧客への提案もできません。実践を通じて得た学びをもとに、どうしたら次はうまくいくのかを自分で考えさせることで、主体性を持たせることができます。

とはいえ、これらは新入社員が1人で行うのではありません。上司や教育担当者と一緒に振り返ることが重要です。

 

②努力過程の見える化で自信をつけさせる

「まずこれを覚えて、一人でこなせるようになってから次へ進もう」という形で、一段ずつステップを追って教えましょう。その過程を日報に残すことで、ステップごとに「今日はこれができた」「これを覚えられた」と自信をつけることができます。

また、教える側としても、どこまで教えたか把握ができます。早く一人前になってもらうには、自信をつけさせることが有効です。

 

③日報を共有して不安や悩みを把握する

日報は新人とOJTだけでなく、その上の上司など、みんなで共有しましょう。業務の進み具合を確認するだけでなく、コミュニケーションを円滑にし、抱えている悩みなどの内面的なケアーも可能になります。

新人の早期離職で一番多いのが「上司についていけない」という理由。もし、OJTと新人との関係に不具合が生じた状況をそのままにしておくと、新人は「自分はこの会社に合わない」という思いが強くなり、退職を考えるきっかけになります。

しかし日報を共有することで、「OJTがしっかり教育できているか」「周りはフォローしているか」「新人のモチベーションが下がっていないか」常に確認することができます。日報を書かせることで、教育体制のチェックや評価もできるのです。

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上司が新人の日報にすべき2つのポイント

日報は、読む側の管理者にも多くのメリットがあります。

①ポジティブなコメントを返す

新人の日報には、できるかぎりポジティブなコメントを返しましょう。日報の内容がイキイキとしているかは、上司が適確なコメントをしているかにかかっています。

ミスをしてしまったなどの記述があれば、落ち込んだ気持ちで書いたに違いありません。正直に書いたことに対し、「書いてもらって助かった、嬉しかった」と感謝の気持ちを書いて伝えましょう。

その後必要なアドバイスを加え、本人を勇気づけ、動けるようにしてあげると、新人は「明日も頑張ろう!」と思えます。「日報=部下が上司に報告する」という一方通行のものにするのではありません。大切なのは日報を通じてコミュニケーションを図ることです。

 

②先輩の日報を読ませる

先輩の日報を読ませると、PDCA、いわゆる計画、実行、検証、改善がどのようなものかイメージできます。また、「あ、こんな書き方もあるんだ」「この書き方はわかりやすいな」と、読み手を意識した日報が書けるようになります。

さらに、他部署の日報を読ませるのも効果あり。どんな仕事をしていて、どんな課題があるということが感じられ、会社を俯瞰して眺めることができます。

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まとめ

日報は新入社員と上司、および他のチームメンバーをつなげる大切なコミュニケーションツールです。上手に活用し、新人を育成しましょう。

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