営業マンの日報の成功のカギは経営者のコミットにあり
営業日報には、その日の営業の進捗状況の共有や、営業先での新たな気づき、競合他社の情報共有など様々な役割があります。営業日報を営業チームで活用し、成果につなげるために、上司や経営者はどんな取り組みをすればいいでしょうか？
目次
営業日報の成功のカギ① 日報には素早いフィードバックを
一つ目のカギは素早いフィードバックを返すこと。上司や経営者が自分の報告にきちんと向き合ってくれるという姿勢を示すことが、営業日報を成功させる一番のカギです。何日も前の日報に返事を返しても、部下は動いてくれません。「そんなことあったかな」と、そもそも営業日報に書いたことを忘れてしまっています。
毎日作成する日報だからこそ、素早いレスポンスとフィードバッグが必要。漫然と目を通すだけでなく、成果を上げるために工夫できる点はないか、褒める点はないか、注意深く読み取ってください。
営業日報の成功のカギ② 定例会議の振り返りに使う
部内ミーティングで、日報をベースに振り返りの場を持つことも必要です。一週間、あるいは一ヶ月の中でどんなことがあったのか、日報を振り返ることでリアルな現場の状況が見えてきます。会議の場で日報を共有し、同僚同士で質問や意見が交わされることで、メンバーの書く日報の質も高まります。
営業日報は通常、一度提出してしまえば上司しか目を通しません。確認し判を押してしまった後は、見返すことがない場合もあります。そのような使い方では、毎日一生懸命書いている日報を活用できていません。
定例会議で営業がうまくいった日の日報を紹介したり、同僚の日報をお互いに読ませてみたりするというのもあり。日報を上司と部下の1対1のやり取りとして使うのではなく、多くの人と共有してみましょう。上司からだけのフィードバックでは気づかない、新たな気づきや可能性が生まれる可能性も。
営業日報の成功のカギ③ 関係部署の連携を促すツールにする
営業日報を、部署間の連携を促すツールにも積極的に使いましょう。日報で上がってきた内容を、製造やマーケティングなどの部署と共有することで、営業部門からのリアルな状況を関係部門に伝えることができます。
例えば、現場から1つの意見をほかの部署に通したいとき、証拠として意見の書かれた複数の営業日報を見せたり、「営業日報にこのようなコメントがあった」と進言してみましょう。縦割りの官僚的な組織からはイノベーションは生まれません。
顧客と直接接している営業現場からの情報は、製造やマーケティング部門にとっても有益なものであるはず。もし他に営業部署があれば、日報を見せ合うことも良い刺激になります。
工夫している点や成果を上げるために努力しているところを真似たり、苦労を分かち合うこともできます。営業日報を全社で活用し、自社の競争力を高めていきましょう。
日報アプリを使って目標達成の仕組みを作ろう
営業日報をどのように活用していくかによって、チームの成果が変わります。フィードバッグを行い、素早くレスポンスを返すこと、定例会議で利用し、振り返りを促すこと、関係部署との連携を密にすること、この3つのカギをおさえれば、確実に変化が表れます。
何気なく毎日書かせていた、またはチェックしていた営業日報の役割を見直し、チームとして、会社として、成果を上げるためのツールとして活用してはいかがでしょうか。
「うまくいったことを仕組み化させる」、「うまくいっていないことをうまくいくように修正する」、「気づきを共有し、再現性を高める」の3つを実践できれば、チームは必ず目標を達成できます。
日々の仕事を振り返るために最適なツールが「日報」です。今回は国内最大級の登録実績を誇る日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」をご紹介。gamba!を使うと何が変わるのか、目標達成するチームづくりにどう貢献するのか解説します。
①行動を振り返り、修正できる
うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。
書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。
gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。
②情報の横展開ができる
メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。
また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。
上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる
みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。
また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。
「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。
チームワークが良くなる
各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。
そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。
③競争心に火がつく
日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。
メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。
実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。
④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！
スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。
さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。
仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。
⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる
日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。
そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。
でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。
いますぐ日報アプリを試してみよう
日報共有アプリgamba!には、目標達成を実現するためのツールが満載です。
外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。
日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を一掃できます。
日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。
会社様に応じた効果的な使い方を相談できる「オンライン無料相談」を開催しています。
2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。
