こんにちは。gamba!カスタマーサクセスです。

新入社員の研修として日報を書かせている会社は多いかと思います。
日報は、一日の終わりに自分を見つめなおせる絶好の機会です。新入社員が慣れない仕事を終えて、伝えたいこと、頑張ったことを一生懸命まとめます。

しかしながら、日報に初めて触れる新入社員は何を書けば良いのか、何のために日報を書くのかいまいち理解していないかもしれません。

日報は振り返りの習慣を身につけ、自己改善のスキルが身に付くツールですが、その意義や書き方を理解して初めて効果を発揮します。

そこでこの記事では、新入社員研修にフォーカスした日報の書き方についてご紹介します。

新入社員が日報を書く目的・メリット

新入社員にとって日報を書くメリットをご紹介します。

振り返りの習慣を身につけられる

日報はその日の業務を振り返ることで、次の活動へと活かす活動を行います。
日報という形で1日を振り返ることで、日々自分の活動を俯瞰する機会を身につけます。
この活動は社会人が基本動作をして行なっているPDCAサイクルを明文化したもので、日報を行うことで、自己改善のスキルを身につけることができるのです。

上司からのフィードバックを得て成長できる

日報では提出した日報に対してフィードバックが上司から与えられます。自分より広い視野を持つ第三者からの視点を得ることによって、自分の活動を別の角度から見る機会になります。
フィードバックを通してより広い視野を持つことができます。

自身の活動をアピールできる

自身の成長だけでなく、自分の活動を報告することによって、会社に自分の活動や、パーソナリティを知ってもらうチャンスになります。特に所感欄は自分の活動のアピールとして書くことで、上司から「この新入社員はこんなビジョンを持っているのか」といった形で知ってもらうきっかけになります。

新人向けの日報の書き方

テンプレートを用意する

自由に書くスタイルでは、書き手によって差が出ます。書くべき項目を決め、テンプレートで設定してあげると良いでしょう。新人も何を書けばよいか迷うことはありませんし、しっかり書かせることができます。

新入社員向けの日報テンプレート

新人向けの日報のポイント

新人の所感や意見を記入する

自分なりの考察、調べてみたこと、顧客動向など、気づいた点を書かせましょう。所感を書かせることの効果は、以下があります。

1. 気軽にアイデアや改善提案を発信できる
2. 先輩からのアドバイスが得られる
3. 主体性のある社員を育てることができる

毎日日報を書き続けると、表現力の引き出しが増えて、文章力がつきます。事実や考えを言語化できないと、顧客への提案もできません。

実践を通じて得た学びをもとに、どうしたら次はうまくいくのかを自分で考えさせることで、主体性を持たせることができます。とはいえ、これらは新入社員が1人で行うのではありません。上司や教育担当者と一緒に振り返ることが重要です。

上司が心掛けたいポイント

日報にポジティブなコメントを

経験が少ない新入社員は、ちょっとしたアドバイスや情報に、仕事をうまく進めるきっかけを求めています。ぜひ、毎日の日報にコメントしてあげましょう。『ありがとう』『よくやった』『助かるよ』と励ましの言葉をかけたり、一緒に改善策を考えるのもいいでしょう。

できるかぎりポジティブなコメントを返しましょう。日報の内容がイキイキとしているかは、上司が適確なコメントをつけて、タイミング良く本人にフィードバックしているかどうかにかかっています。

ミスなど失敗の記述があれば、落ち込んだ気持ちで書いたに違いありません。正直に書いたことに対し、「書いてもらって助かった、嬉しかった」と感謝の気持ちを書いて伝えましょう。

日報を通じてコミュニケーションを図る

「日報＝部下が上司に報告する」という一方通行のものだと思っていませんか？大切なのは、日報を通じてコミュニケーションを図ること。

仕事内容や気づいた点を日報として報告してもらい、さらに、そこに上司がコメントをつけていくというような形にすると、自然なコミュニケーションをとることができます。

そうすることで、「上司はちゃんと自分を見てくれている」と安心し、承認欲求も満たされます。日頃からきちんとコミュニケーションが取れていれば、アドバイスも素直に聞き入れられるようになります。

コロナ時代の新人教育には日報がおすすめ

新人との関係構築は、一朝一夕にできるものではありません。辛抱強くコミュニケーションをする必要があります。

一昔前ならば、飲みに行ってプライベートの相談などをしながら関係構築をしたもの。しかし最近はコロナの影響で接触の機会ははばかられる事が推奨されています。そこでオススメなのが、日報を活用したコミュニケーションです。

業務内容や気づいた点を日報として報告してもらい、さらに、そこに上司がコメントをつけていく形にすると、自然なコミュニケーションをとっていくことができます。業務報告にコミュニケーションをのせる仕組みです。

最初から新人のマインドを捉えようとすると、めんどくさいと思われてしまいかねません。しかし、業務の報告という文脈の上にコミュニケーションを載せることができれば、自然と情報のやり取りを産むことができるのです。

新入社員教育に欠かせない日報アプリとは

最後に弊社の日報アプリgamba!をご紹介させてください。
日報アプリは、新入社員と上司、および他のチームメンバーをつなげる大切なコミュニケーションツールです。
上手に活用し、新人を育成しましょう。

gamba!は、コミュニケーションを取りながら毎日の行動を振り返ることで、
新入社員だけだけでなく、教育担当者も成長することができます。   

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株式会社gamba

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