礼儀正しく感謝の気持ちを!上司への正しいメールの書き方
上司とのお付き合い、それはお仕事中だけとは限りません。お昼休みに一緒に食事をしに行ったりとか、飲み会でおごってもらったり、お祝い事をしてくれたりとありますよね。そういう時は、終わったあとにすぐにお礼は言ってるはずです。
しかし、ここでお礼メールを送信すれば、あなたの上司への評価が上がる可能性があります。ビジネスで上司宛にメールを送信することはもちろんあるでしょうが、今回は食事をご馳走になった後の、上司へのメールについて考えます。
目次
これはNG!上司へのメールで書いてはいけない言葉
まず、上司へのお礼メールでタブーとされている言葉があります。ビジネスではよく使用される、「取り急ぎ」という言葉は使用するべきではないでしょう。本来、この言葉を使用するときは、至急連絡をしないといけないケースだと考えられるからです。お礼をいうのに、至急連絡をしないといけないということはないです。
確かに、上司へ感謝をはやく伝えたいというあまり、この言葉を使いたくなるかもしれません。しかしそう書いてまで、メールを見てもらうというのは、上司にとってはマイナスポイント。上司からしたら、「取り急ぎ」と書いてあるから、仕事で重要な変更点でもあったのかと思うかもしれません。
そして、よくよく内容を読んだらこの間の件のお礼かとなり、急ぎの仕事じゃないのにこの表現はどうなんだろう、と思うでしょう。上司へのメールは、「表現の仕方」に気をつけて送信することが大事。
好かれる部下になろう!上司へのメールで書きたいフレーズ
では、上司へのメールで好かれる言葉。例えば、昨日、仕事が終わったあと、一緒に食事に行った際に上司が支払いを全てしてくれたとします。そういう場合は、「先ほどは、お疲れのところ食事をご一緒させていただき、ありがとうございました。目から鱗のお話ばかりで、とても勉強になりました。また、思いがけずごちそうになってしまい、本当にありがとうございました。」というような表現がオススメ。
ポイントは、まず最初に仕事が終わった後なので、「お疲れのところ」というところ。これを入れると、気づかいができていると思われる可能性が高くなります。また、上司が支払いを全てしてくれたので、「思いがけずごちそうになってしまい」というところが、支払いに対してのお礼言葉です。
おごってくれたので、この点はしっかりとメールには入れるべきです。「ありがとうございまいした」が2度あって少々くどい印象があるかもしれませんが、メールの文脈よりも、それだけ感謝をしていますという気持ちを伝えることの方が、上司に対するお礼メールに関してはおすすめ。(3回以上書くのは、さすがにくどいですので控えた方がいいですね。)
重要なのはTPO!上司へのメールのタイミング
メールはいつ、どこですれば効果的か、ここが重要なポイントです。まず、時間ですが携帯メールなら早めが良いでしょう。あまりに時間がたつと、メールの効果も薄れてしまいます。
上司が寝ているであろう時間には、送信しない方がベター。まだ寝ていないと思われる時間帯にメールをすれば、上司のいる場所等も問題ないでしょう。食事をご馳走になったお礼なら、食事が終わり、別れて少し経ったあとくらいのタイミングがベストですね。
また、携帯メールがわからない場合もあるでしょう。そのときは、翌日の朝に社内メールで送信しましょう。もし、上司が何人もいる状況の場合でも、社内一斉送信はNG。効果を考え、個別に、きちんと表現を考えてメールを出すように気をつけましょう。
礼儀正しく感謝の気持ちを!上司への正しいメールの書き方 まとめ
上司へのメールについてまとめますと、まず一番に「自分は上司に感謝している」ということを伝えることが大事。思っていても、行動や言葉に出さないと、上司は部下がどう思ってくれているのかわかりません。してもらったあとに、お礼を言わない人はほとんどいないと考えられますが、メールも送信する人は案外少ないので、逆に効果は高いです。
そして、最後はスピードです。「鉄は熱いうちに打て」ではないですが、上司の余韻が残っている間に、感謝の気持ちを伝えることで効果は高まります。メールは、表現に気をつけて、感謝をされる文章を送り、タイミングがばっちりならば、部下も上司も気分が良くなること間違いなしです。
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