中小企業経営者必見！日報の導入が成功する3つのカギとは？
多くの中小企業経営者が、日報で現場を見える化したいと考えている一方で、導入に失敗するケースがたくさんあります。
日報の書き方を指導するだけでは、うまく導入することはできません。どのように運用するのかまで、しっかりと考える必要があります。
日報を成功させるカギは3つ。経営幹部が本気度を示すこと、目的と内容を現場レベルで共有すること、そしてマネージャー層に日報へのフィードバックを徹底すること。
日報の導入に欠かせない、これら3つのカギについて、詳しくお伝えします。
目次
日報の導入成功のカギ① 経営幹部が本気度を示す
日報の導入成功で一番重要なことは、経営者自身の本気度をコミットすること。日報を導入することで、会社をどう良くしたいのか、何を達成するのか、これらを明確にしましょう。
企業の業績拡大とともに社員が増え、仕事の量はどんどん拡大し複雑になり、取り組むべき課題も増えます。
業績が伸びる一方で、経営者からは社内で何が起き、社員がどんな問題に取り組んでいるのか、わからなくなっていきます。意思の統一が、ますます困難になってしまいます。
企業規模が拡大した場合、日報の導入が成功には欠かせません。ただ書き方を指導するだけではいけません。わかりやすい言葉で、経営幹部が自ら現場に説明することが必要です。経営幹部の本気度を社員に示しましょう。
日報の導入成功のカギ② 目的と内容を現場レベルで共有する
日報の導入を成功させるためには、日報の目的や書くべき内容を、現場レベルで共有することも欠かせません。書くべき内容が曖昧だと、現場の見える化は達成できません。
書くべき内容が統一されていなければ、管理が煩雑に。社員も日報を書くことに悩み無駄に時間を浪費してしまいます。そして書くべき内容を共有する際に、もう一つ理解させるべきことがあります。
それは日報を書く目的です。目的を理解していなければ、内容について間違った解釈を持つ社員がでてきます。しかし目的と内容の両方を理解しておけば、正しい内容の日報が報告されます。
日報は行動を管理するためのものではなく、目標を達成するためのものであることも、理解させましょう。
日報の導入成功のカギ③ マネージャー層に日報へのフィードバックを徹底する
日報を導入し、現場に定着させる上で重要なことは、日報へのフィードバックです。現場のマネージャー層が、日々の社員の日報にきちんと向き合い、フィードバックする姿勢を示してもらう必要があります。
日報が適切に社員へフィードバックできれば、社員の管理ができるだけでなく、社員の持つ課題が解消されて、行動がスムーズになるからです。
マネージャー層には社員の日報へフィードバックすることの重要性を伝えることが欠かせません。日報の導入を成功させるには、社員の日報にどのようなフィードバックを返すべきか、一つ一つ伝えていきましょう。
中小企業経営者必見！日報の導入が成功するカギ まとめ
まずは経営幹部が本気になることが、営業日報の導入を成功させる第一歩です。本気度を示して、現場と目的と内容を共有し、マネージャー層の日報へのフィードバックを徹底させましょう。
日報は、今日の作業を事務的に書くだけのためのものでもありません。事実は簡潔に伝えつつ、今日一日の仕事の中から得た気づきや学びを振り返ることで、より仕事のレベルを高めるツールです。
ここでは、目標管理もできる人気の日報アプリgamba!をご紹介します。
①日報で振り返り、成功体験を積み上げる
うまくいったことは、そのやり方をどんどん繰り返していけばさらに大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があるのです。
また、書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。
gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やすことはありません。報告漏れも防ぎます。
②情報の横展開ができる
メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。
上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる
みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。
「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。
チームワークが良くなる
各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。
そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。
③競争心に火がつく
日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。
メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。
実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。
④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！
スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。
さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。
仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。
⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる
日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。
そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。
でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。
gamba!で日報を成功させよう
外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。
日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を一掃できます。
日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。
2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。
