新入社員教育 日報の活用ガイド

新人教育がうまい上司とできない上司 3つの違いとは?

2020年10月8日
  • イマドキの新人は何を考えているかわからない…
  • ゆとり世代はダメだ…さとり世代は根性がない…
  • 採用したと思ったらすぐに辞めてしまう…

いつの時代も、教育担当者や上司の悩みは尽きないもの。

でもちょっと待ってください!
新人が育たないのは、もしかすると教て方に問題があるのかもしれません。

新人に仕事を覚えてもらうためには、上司であるみなさんの工夫が必要です。
仕事の教え方一つで、新人が即戦力になるかどうかが決まるからです

ではうまく仕事を教えるには、どんなポイントをおさえればよいのでしょうか。
新人教育がうまい上司とできない上司、3つの違いについて解説します。

新人教育がうまい上司

新人教育ができない上司 3つの特徴

新人教育が下手な上司は、以下のような特徴があります。
ちょっとでも思い当たることはありませんか?

①頭ごなしに否定する

たとえば、部下から「資料できました。どうでしょうか?」と言われて、
上司が「全然だめじゃないか!」とだけ返したとします。

これでは、部下は資料をどう修正すればいいのかわかりません。
前向きに改善する気になれないどころか、上司に対し反発心を抱いてしまうかもしれません。

望ましいのは、「内容はいいけど、文字が多くて読みづらいから減らしてみてくれる?」と
代案” を伝えてあげましょう。

もし、否定癖があることを自覚しているなら、簡単に解決できる方法があります。
それは、その場で即答せず、一度考えるための時間をとること。

相手の発言に違和感を感じたらすぐさま否定をするのではなく、
会話を終えて時間をあけたあとに改めて意見を述べるとよいでしょう。

ごめん。今忙しいからあとで!と言い、一度その場を離れるのです。
トイレでも構いません。一度冷静に考えられる場所で返答を考えれば、適切な返事ができます。

 

②このくらいわかっているだろうと、基本を省いて説明する

人を動かすためには、「WHY」→「HOW」→「WHAT」の順番が大切です。

「同じチームなんだから、目的は共有できているだろう」
「いちいち説明せずとも、きっと理解してくれているだろう」と思い込んでいませんか?

「WHY」の部分の説明を飛ばし、「HOW」や「WHAT」の部分だけを説明しても、
新人のモチベーションは上がりません。

なぜそれをやるべきなのか、そのことについてしっかり説明し、理解してもらうことに時間を割きましょう。

 

③”背中で語る”教え方

仕事をしている自分の姿を見せても、伝えられるのは仕事のやり方だけ。
大切なのは、その仕事にはどういう背景があって、どんな目的でやるのかをしっかりと伝えること
できる上司こそ言葉で語ります。

上司として大事なことは、人を行動させること。
そして、できる上司は部下に目標や使命感、成長の機会、活躍の場などを与え、
動かし、大きなチーム力を生み出して目標達成に導きます。

部下がついてくる時代は終わりました。
上司が部下に歩み寄って共に成長していくのです。

新人教育ができない人に共通するのは、自分本位ということ。
教え方の上手な人は、相手の理解度を確認しながら進めていきます。
つまり相手本位なのです。

新人教育がうまい上司 3つの特徴

①自身の経験則を交える

ただ理論を述べたところで、新人はすんなり受け取ることはできません。
経験がないのでわからないからです。

また、自分が上手くいったやり方を新人にやらせたところで、必ずしも上手くいくとは限りません。

ではどうしたら良いか。
自身の経験則を交えて説明しましょう。

どうして上手くいったのか?どうして失敗したのか?
経験則を加えることで、説得力が増します。

そうすることで記憶に残り、すとんと腹落ちします
素直に上司の話を聞くことができたら、教わったことを従順にこなしていくでしょう。
新人が自分に置き換えて想像しやすくなると、実践に役立てることも容易になります。

 

②失敗の理由にきちんと向き合う

依頼した作業に時間がかかった時、「この程度の仕事に時間かけるな!」と頭ごなしに注意してはいけません。
怒ってばかりいては、新人の自尊心も傷つき、「失敗して怒られたらどうしよう」と萎縮してミスを隠します。

うまくやれなかった理由に、きちんと向き合うことが大切です。
そんなときは、「ありがとう!時間がかかったようだけど、何かあった?」と聞いてあげましょう。
失敗したときに、新人が素直に報告や相談をできる信頼があることが大切です。

また、部下はどんなことを考えているのか、現状の知識はどのくらいか、
どう考えれば相手に伝わりやすいのかを考えましょう。

「こうした方がもっと伝わるかもな」と、新人の立場に立った目線で微調整をしていくことが重要です。

③ステップを追って教える

「とりあえず自分でやって見て、わからなかったら聞きに来て。」

このように、聞かれたことにだけ答えるのでは、新人はいつまでたっても成長しません。
いま全体の流れの中で何をしているのかを意識しなくては、仕事の全体像を把握できないからです。

さらに、ステップを踏んで教えることも大切です。
「まずこれを覚えて、一人でこなせるようになってから次の工程へ進もう」という形で、
一つずつ段階を追って教えましょう

そして、「ここまでで、何か分からないことはある?」と聞いてあげましょう。
そうすれば、何ができて何ができないかを把握しやすく、教える側も楽になります。
新人もステップごとに「今日はこれができた」「これを覚えられた」と、自信をつけることができるでしょう。

ステップを追って教える上司

新人との程よい距離感のコミュニケーションとは?

新人との関係構築は、一朝一夕にできるものではありません。
辛抱強くコミュニケーションをしていかなくてはいけません。

一昔前ならば、飲みに行ってプライベートの相談などをしながら関係構築をしたもの。
しかし最近はコロナの影響があるだけでなく、そういったコミュニケーション形成は嫌われるようになりました。
そこでオススメなのが、日報を活用したコミュニケーションです。

仕事内容や気づいた点を日報として報告してもらい、さらに、そこに上司がコメントをつけていく形にすると、
自然なコミュニケーションをとっていくことができます。
業務報告にコミュニケーションをのせる仕組みです。

最初から新人のマインドを捉えようとすると、めんどくさいと思われてしまいかねません。
しかし、業務の報告という文脈の上にコミュニケーションを載せることができれば、
自然と情報のやり取りを産むことができるのです。

うまくいく新人日報のコツ

①テンプレートを用意する

自由に書くスタイルでは、書き手によって差が出ます。
テンプレートを作り、書くべき項目を決めてあげると良いでしょう。
テンプレートがあれば、新人も何を書けばよいか迷うことはありません。

引用: 日報アプリgamba!

 

②新人の所感や考えを記入させる

自分なりの考察、調べてみたこと、気づいた点などを自由に書かせましょう。
アイデアや業務改善の提案を発信できる環境にすることで、主体性のある社員を育てることができます

まとめ

新入社員を即戦力にしたいなら、日報がオススメです。
コミュニケーションを取りながら毎日の行動を振り返ることで、
新入社員だけだけでなく、教育担当者も成長することができます。

あなたのチームでも、新入社員教育に日報を活用してみませんか?

いまなら日報アプリ15日間無料トライアルを実施していますので、試してみてはいかがでしょうか。

 

 
 

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