新入社員教育 日報の活用ガイド

新人教育がうまい上司とできない上司 3つの違いとは?

新人に仕事を覚えてもらうためには、上司であるみなさんの工夫が必要です。仕事の教え方一つで、新人が即戦力になるかどうかが決まるからです。

ではうまく仕事を教えるには、どんなポイントをおさえればよいのでしょうか。新人教育がうまい上司とできない上司、3つの違いについて解説します。

新人教育がうまい上司

新人教育ができない上司の特徴

新人教育が下手な上司は、以下のような特徴があります。

  • 頭ごなしに否定する
  • このくらいわかっているだろうと、基本を省いて説明する
  • やり方を見て覚えてもらう”背中で語る”教え方
  • 「聞く前にまず自分で考えろ」と「どうして聞かないんだよ」の二枚舌を使う

新人教育ができない人に共通するのは「自分本位」ということ。教え方の上手な人は、相手の理解度を確認しながら進めていきます。つまり「相手本位」なのです。

新人教育がうまい上司の特徴

①自身の経験則を交える

ただ理論を述べたところで、新人はすんなり受け取ることはできません。経験がないのでわからないからです。また、自分が上手くいったやり方を新人にやらせたところで、必ずしも上手くいくとは限りません。

ではどうしたら良いか。自身の経験則を交えて説明しましょう。どうして上手くいったのか?どうして失敗したのか?経験則を加えることで、説得力が増します。

記憶に残りながらも腹落ちして教わったことを従順にこなしていく事になるでしょう。新人が自分に置き換えて想像しやすくなると、実践に役立てることも容易になります。

ステップを追って教える画像

②失敗の理由にきちんと向き合う

依頼した作業に時間がかかった時、「この程度の仕事に時間かけるな!」と頭ごなしに注意してはいけません。

怒ってばかりいては、新人の自尊心も傷つき、「失敗して怒られたらどうしよう」と萎縮してミスを隠します。うまくやれなかった理由にきちんと向き合い、問題を解決しましょう。

「ありがとう!時間がかかったようだけど、何かあった?」と聞いてあげましょう。失敗したときに、新人が素直に報告や相談をできる信頼があることが大切です。

また、部下はどんなことを考えているのか、現状の知識はどのくらいか、どう考えれば相手に伝わりやすいのかを考えましょう。「こうした方がもっと伝わるかもな」と、新人の立場に立った目線で微調整をしていくことが重要です。

きちんと向き合う画像

③ステップを追って教える

「とりあえず自分でやって見て、わからなかったら聞きに来て。」

このように、聞かれたことにだけ答えるのでは、新人はいつまでたっても成長しません。仕事にはいくつもの工程があり、いま全体の中で何をしているのかを意識しなくては、仕事の全体像を把握できないからです。

さらに、ステップを踏んで教えることも大切です。「まずこれを覚えて、一人でこなせるようになってから次の工程へ進もう」という形で、一つずつ段階を追って教えましょう。

そして、「ここまでで、何か分からないことはある?」と聞いてあげましょう。そうすれば、何ができて何ができないかを把握しやすく、教える側も楽になります。

新人もステップごとに「今日はこれができた」「これを覚えられた」と、自信をつけることができるでしょう。

ステップを追って教える上司

新人との程よい距離感のコミュニケーションとは?

新人との関係構築は、一朝一夕にできるものではありません。辛抱強くコミュニケーションをしていかなくてはいけません。

一昔前ならば、飲みに行ってプライベートの相談などをしながら関係構築をしたものですが、最近はそういったコミュニケーション形成は嫌われるようになりました。そこでオススメなのが、日報を活用したコミュニケーションです。

仕事内容や気づいた点を日報として報告してもらい、さらに、そこに上司がコメントをつけていくというような形にすると、自然なコミュニケーションをとっていくことができます。業務報告にコミュニケーションをのせる仕組みです。

最初から新人のマインドを捉えようとすると、めんどくさいと思われてしまいかねません。しかし、業務の報告という文脈の上にコミュニケーションを載せることができれば、自然と情報のやり取りを産むことができるのです。

 

うまくいく新人日報のコツ

①テンプレートを用意する

gamba!の日報テンプレート機能

自由に書くスタイルでは、書き手によって差が出ます。

テンプレートを作り、書くべき項目を決めてあげると良いでしょう。テンプレートがあれば、新人も何を書けばよいか迷うことはありません。

②新人の所感や考えを記入させる

自分なりの考察、調べてみたこと、気づいた点などを自由に書かせましょう。

アイデアや業務改善の提案を発信できる環境にすることで、主体性のある社員を育てることができます。

 

 

日報を活用したコミュニケーションができるアプリ「gamba!(ガンバ)」

テンプレートを埋めるだけで、振り返りや行動修正ができる

gamba!は、職種や立場に応じて、日報テンプレートをカスタマイズすることができます。テンプレートに沿って今日1日を振り返れば、自然と正しい行動が身につき、習慣化します。

もし、ミスなどがあれば、落ち込んだ気持ちで書いたに違いありません。正直に書いたことに対し、「書いてもらって助かった、嬉しかった」と感謝の気持ちを書いて伝えましょう。

その後必要なアドバイスをして動けるようにしてあげると、新人は「ちゃんと見てもらえている」と自覚し、仕事に対するモチベーションがアップします。

gamba!の日報テンプレート

 

KPI管理で目標進捗を見える化! 新人の目標意識を高めてヤル気を促す。

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名刺交換の数でも構いません。まずは小さな目標を設定して、できることから始めましょう。新人のうちから数字を意識する習慣をつけておくことが大切です。

 

gamba!のKPI機能

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