デキる上司はここが違う！部下へのスマートな仕事の任せ方
仕事が忙しいと嘆いているあなた。その仕事は、本当にあなたがやるべき仕事でしょうか。部下に任せられる仕事もあるのではないでしょうか？仕事のスピードが速い「できる上司」ほど、仕事を上手く部下に割り振り、効率的に仕事を進めています。
部下に仕事を任せる際、どのようなことに気を付けると、効率よく仕事を進めることができるのでしょうか。3つのポイントを紹介しましょう。
目次
デキる上司のスマートな仕事の任せ方①「任せる」ことは「育てる」こと
上司であるあなたの一番大切な仕事は、「チームのリーダーとして全体の仕事の進捗具合を把握し、チームを動かす」ことです。しかし1人で仕事を抱え込んでしまっては、このもっとも重要な仕事ができなくなってしまいます。
また当然のことながら、いくつもの仕事を一人が抱え込むよりも、手分けをしておこなったほうが仕事が効率よく進みます。人の脳は、たくさんの仕事を同時にマルチタスクでこなすことには向いていません。
部下もまざまな仕事の経験を積むことで、スキルを上げることができ、成長につながります。仕事は1人で抱え込まず、部下と協力をして取り組むようにしましょう。
デキる上司のスマートな仕事の任せ方②「完成度」と「期限」を明確に伝える
一つの仕事に対する完成度は、人それぞれイメージが違います。そのため仕事の内容のみを伝えると、いざ完成した時に、「ここまでやらなくても良かったのに」とか、「もっとやって欲しかったのに」ということが起こります。
例えば、「調査をして結果をまとめなさい」と部下に命じたとします。あなたの中では「とりあえず結果だけわかればいいか」くらいの完成度しか求めていなかったのに、部下はパワーポイントにまとめ、高い完成度で報告をしました。
確かに仕事は完成度が高いほうがよいかもしれません。しかし、あらかじめ「結果だけ簡単にわかればいいよ」と完成度を伝えていたら、部下は無駄な時間をかけずに済んだかもしれません。
また、期限を明確にすることも重要です。優先順位がつけやすく、仕事に取り組みやすくなります。せっかく部下に仕事を任せるのですから、より効率よく仕事が進むようしっかりと仕事の内容を伝えるようにしましょう。
デキる上司のスマートな仕事の任せ方③「方向・進捗・期限」をきちんとチェックする
仕事のやり方や完成度を伝えていても、出来上がったものを見たら「自分が求めていたものとは違った」となると、場合によってはすべてやり直しをしてもらうことになります。
このようなことを未然に防ぐには、進捗状況をたびたび確認することが大切。仕事が正しい方向に進んでいなかったとしても、すぐに軌道修正を指示することができ、無駄なやり直しを避けることもできます。
特に経験の浅い部下は、仕事に対して自信が持てず、不安を抱えることがほとんどです。しかし進捗状況を確認し、そのつど上司に確認ができることで安心して仕事に取り組むことができます。
部下に仕事を任せ、さらなる業績アップを
「仕事が忙しすぎる」と感じている方は、一度自分の仕事を振り返ってみることをおすすめします。自分がやらなくてもよい仕事は上手く部下に任せ、上司として本当にやらなければならない業務に集中し、さらなる業績アップを目指しましょう。
部下の信頼を得続け、リーダーシップを発揮し続けるためには、部下の日報を日々よく読み、業務の中でPDCAサイクルを回す支援をし続けることが大切。日報共有アプリgamba!(ガンバ)には、日報でPDCAを習慣化させる機能や、上司のための支援機能が満載です。
①行動を振り返り、修正できる
うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。
書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。
gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。
②情報の横展開ができる
メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。
また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。
上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる
みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。
また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。
「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。
チームワークが良くなる
各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。
そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。
③競争心に火がつく
日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。
メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。
実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。
④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！
スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。
さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。
仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。
⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる
日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。
そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。
でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。
いますぐ日報アプリを試してみよう
外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。
日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を一掃できます。
日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。
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