ストレスから脱却する仕事術4つのステップとは？
ストレスチェック制度が中小企業にも導入され、社員のストレス状況を可視化し、過度のストレスから社員を守る制度作りが進められています。しかし、制度に頼るだけでは意味がありません。ストレスから自分の身を守るためには、ストレッサーからの攻撃を受け流すことが重要です。
「鈍感力」や「スルースキル」という言葉が流行ったように、ストレスをいかにうまく受け流していくのかということも、大切なスキル。「業務山積」という最もストレスを受けやすい状況から脱却する簡単な方法を、4つのステップに分けて紹介します。
目次
ストレス脱却仕事術① 3分間プランニング
まずは明日すべきことを10件、3分間で付箋に書きだしてみるというものです。ポイントは3分以上かけないことです。逆に言うと、3分で書けるくらいざっくりと箇条書きでもいいので書き出すことが大切です。
これは「明日の業務のプランニング」が目的ではなく、「TODOを書き出すというアクションすること」が目的なので、プラニングには長い時間をかける必要はありません。
逆にプランニングに長い時間をかけてしまうと、その作業自体がストレスになりかねません。大事なことは、自分自身でやるべきことを考え、それを紙に洗い出して書くということです。
やらされ感のある仕事というのは、どうしてもストレスを感じてしまうものですが、自分からやりたいとか、やらねばと思ってやり始めたことに関しては、ストレス度合いは比較的小さく、意欲がわいてくるものです。
ストレス脱却仕事術② プランニングを仕分ける
書き出したTODOの中で、明日中に実施しなくてもいいもの、言い換えれば自分のビジネス目標の達成確度に影響を与えない付箋を選び、端によけてみましょう。
「業務が山積して何から手を付けていいかわからない」「やらなければならないことが山ほどあり、できるかどうかわからず不安だ」という状況では終わりが見えず、ストレスがたまる一方です。
このように、付箋にTODOを書き込み、それらのTODOを緊急度や重要度に分けて整理し、本当にすぐに着手しなければならないTODOがどれくらいあるのかを頭で把握するだけでもストレスから開放されるものです。
ストレス脱却仕事術③ 優先順位をつける
仕分け作業の次のアクションは、目標達成に影響がある順で優先順位をつけ、午前と午後に割り振るようにしましょう。目安としては、この作業に2分ほどかけることです。
最初の付箋に書き出すアクションの3分間に加えて計5分で、翌日のアクションの優先順位を立てることができ、明日の業務の見通しもつくため、今日一日仕事を終えて帰ってから明日にかけての憂鬱な気持ちを軽減することができ、ストレスから解放される効果をもたらします。
明日やることが漠然としていて、「とにかくやることいっぱい」状態の気持ちで帰るとストレスを感じ、家にいてもリラックスはできませんよね。明日の見通しを立てるということは、その日帰社してからリフレッシュするためにも大変有効的な方法なのです。
ストレス脱却仕事術④ 反復行動でマインド変化
明日中に実施しなくても良いと思われるアクションを、悩みの俎上から外す作業に慣れてくると、意識から排除することができるようになります。
「ストレス解消のためには、気にしないこと！」「おおらかになること」という人は多いが、このようなマインドをいきなり変えることはなかなかできないものです。
まずは実施することをパーツ分解して、「優先順位の低いものをはじく」というスキルを覚えることが第一ステップです。それを日々反復していくことで、行動が変わるようになります。
行動が変われば、自ずとマインドは変わっていく相乗効果が生まれます。自分の体と頭を使って演習し、反復して行動をまずは変えて行くことこそ、マインドを望ましい方向に変化させる一番の近道なのです。
たった5分の仕事術がストレス軽減のカギとなる
今回紹介した仕事の整理法は、行動にすればたったの5分でできること。大切なのは、ストレスチェック制度によって会社が何か変わるというような期待だけでなく、自分自身でどのようにストレスと向き合っていくのか、不要なストレスはどのようにして排除していくのかということです。ぜひ、毎日の帰社前の日課にしてみてください。
働き方の改善で1番大切なことは、日々地道にPDCAサイクルを回し続け「習慣化」することです。習慣化させるためのおすすめの手法は「日報」です。日報は、今日一日の仕事の中から得た気づきや学びを振り返ることで、より仕事のレベルを高めるツールです。
ここでは人気の日報共有アプリgamba!(ガンバ)をご紹介。チャットやgoogleカレンダー連携など、機能が満載です。
①行動を振り返り、修正できる
うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。
書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。
gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。
②情報の横展開ができる
メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。
また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。
上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる
みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。
また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。
「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。
チームワークが良くなる
各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。
そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。
③競争心に火がつく
日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。
メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。
実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。
④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！
スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。
さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。
仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。
⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる
日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。
そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。
でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。
2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。
