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PDCAサイクルで成果の出るオススメ営業日報テンプレート

2018年1月22日

営業職に日報を書いてもらう上で重要なポイントは、「より成果が出るよう、どう個々の活動を修正していくか」にあります。

目標→結果(行動)→課題点の確認(評価)→改善という一連の流れを可視化することで、PDCAサイクルが最適化しやすい項目になっています。gamba!がオススメする営業部門の日報テンプレートをご紹介します。

PDCAサイクルで成果の出る組織を作るオススメ営業日報テンプレート

営業日報テンプレート例

こちらが、営業日報向けのテンプレート例です。

【今日の目標】
 
【今日の結果】
 
【良かった点とその要因】
 
【課題点とその要因および施策】
 
【連携事項】
 
【相談したいこと】
 
【競合情報】
 
【翌出社日の目標】
 
【翌出社日のスケジュール】
 

日報の記入例

実際にさきほどの営業日報テンプレートに従って、日報を記入した例がこちらです。

1.png

このような感じです。記入にあたっては、下記の点に留意してもらうとよいでしょう。

  1. 良かった点に関しては、「お客様に褒められた!」等ではなく、目標と結果に対する数値的なプラスのギャップ(目標3件に対して、結果4件)を記入し、再現性を高めるために、なぜそのプラスのギャップを生むことができたのかを振り返ってもらう。
  2. 翌出社日のスケジュールに関しては、タスクごとにできるだけ細かく入力したもらう。営業マンはアポや会議以外のスケジュールを確定せずに、「空いた時間で、できるだけやろう」と考えがちです。それによって、優先しなければならない業務(成果に結びつく業務)に十分な時間を取れないケースが散見されます。

もし、日報を社内で共有できるようなシステムを活用されているようであれば、連携事項を付け足すと、現場の営業マンから他の部門や、他の拠点に動いて欲しい情報を日々全社でできますので日報をさらに効果的に利用できます。

営業日報テンプレート例

営業マネージャーが見るべき6つのポイント

マネージャーが日報を読む際に、下記のポイントに留意することにより、メンバーが成果を出せる動きになっているかどうか、組織で動いた方が良いことはあるか、戦略、戦術を変える必要があるか等の判断を行いやすくなります。

  1. 目標が定量的になっているか?
  2. 良かった点に関しては、何が良かったのかを振り返っているか?
  3. 課題を解決するための施策は適切か?
  4. 相談したいことはあるか?
  5. 競合情報はあるか?
  6. 翌出社日のスケジュールは、目標が達成できる内容になっているか?

特に、4.相談したいこと、5.競合情報を見落とさないようにしましょう。相談したいことに対してコメントをしなかった場合、「言っても無駄だな。。」という印象をメンバーに与えてしまい、急激なモチベーションの低下を招きます。また、競合情報に関しても必ずチェックをし、戦略、戦術の修正が必要かどうかを判断していくようにしましょう。

日報共有アプリgamba!でPDCAサイクルを回そう

PDCAサイクルで一番大切なことは、日報で日々地道にサイクルを回し続け「習慣化」することが大切です。

日報共有アプリgamba!(ガンバ)には、部門や役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日々の業務の中でPDCAサイクルを回し、業務の改善を行うための機能が満載です。

全体

①行動を振り返り、修正できる

うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。

gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。

テンプレート

 

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

 

③競争心に火がつく

日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。

メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

バーなし

 

④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。

チャット

 

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。

そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。

カレンダー

日報を活用してPDCAサイクルを回そう

日報はPDCAサイクルを確実に実行するためのツールです。gamba!には、日報を書くだけでPDCAを仕組み化するたくさんの便利機能が満載です。

外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を全て一掃することができます。

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