gamba!活用術 目標達成するチームTOP

リーダー必見!チームが成功する日報の始め方

2016年8月14日

日報はリーダーや経営者にとって、手軽に始められて、とても便利な状況把握のツールです。たとえば、新しくチームを任されたリーダーがメンバーの進捗状況を把握する、営業チームの営業成績をてこ入れするために営業日報を書く、メンバーが増えて社内全体の状況の把握が難しくなってきた経営者が社員に日報を求めるなど。

しかし、「明日からみなさん全員、日報を提出してください」のようにトップダウンで指示を出しても、メンバーは期待通り動きをしてはくれません。

では、どのようにすれば、日報をスムーズに現場に導入することができるでしょうか。gamba!が過去4,000社の導入実績の中でわかったことを紹介します。

リーダー必見!チームが成功する日報の始め方

経営者やリーダーが日報で語りかける

gamba!を導入し日報の導入に成功した企業の多くは、日報を導入する際、経営者や部門の責任者、チームリーダーの方が自ら日報を始めています。

たとえば、あるお弁当工場様の事例では、社長自らがお店に出向き、お弁当を売っているお店の状況やお弁当をお買い上げになったお客様の様子をスマートフォンで写真を撮り、日報に添付してメンバーに共有しています。しかも、どんなお客様がなんといってお買い上げになっているのか、その時気付いたことを詳細に日報に書いています。

ある営業部門での事例では、リーダーに当たる部門長が自らの言葉で自分たちの営業目標について説明し、その目標を達成することがなぜ今必要なのか、どんなマインドでその目標を立てたのかなどを日報で、何度も繰り返しメンバーに語りかけています。

リーダーが日報を書くことで、リーダーの考えがメンバーに伝わります。朝礼や訓示のように口頭で伝えるのではなく、文章にすることで考えが正確に伝わり、記憶にも残りやすくなります。メンバーは、リーダーが考えている以上に、リーダーが何を考えているのか、何を重視しているのかを知りたがっています。

さらに日報をリーダー自身が書くことで、メンバーは必ず日報を読むという習慣ができます。そしてそれが、日報を自分も書かなければいけないという動機付けになります。

もちろん、経営者やリーダーが毎日日報を書く必要はありません。ですが、経営者やリーダーによる日報で情報発信を行うことは、成功の重要なカギになります。

メンバーの日報には必ずフィードバックを返す

もう一つのカギは、メンバーの日報へのフィードバックです。

日報を始めたら、メンバーの日報には必ずコメントするなどのフィードバックを返すようにしましょう。既読を残すだけでは分ではありません。日報を読んでそれを受け止めているということがメンバーにわかるよう、しっかり示します。

日報がうまくチームに根付かない一番の原因は、フィードバックが返ってこないから、というものです。読んでくれているのかどうかわからない、書いても書かなくても誰も何も言ってこない、という状況ではだれも日報を書こうとは思わないはずです。

日報に書いたことをリーダーが理解し評価している、経営者が読んで関心を持っているということを言葉で示すことが大切です。

リーダーがメンバーにフィードバックするコツは、「共感」と「質問」です。メンバーの仕事に対して関心を持ち、共通の話題を返すことで共感を示すことができます。さらに質問をすることで、メンバーは自分が気づかなかった視点から自分自身の仕事を振り返ることができるようになります。

ある営業部門のリーダーは、メンバーの日報に対して必ず一言コメントで「もっとこのお客様のために何が提案できることはないか?」など、メンバーの仕事のレベルを高めるような工夫を求めるフィードバックを与えているといいます。そうすることで、メンバー自身が新たな気づきを得られるだけでなく、他のメンバーもそのやり取りから触発され、より積極的にコミュニケーションが図られるようになります。

経営者やリーダーが積極的にメンバーにフィードバックを通じて、関わり合いを持つことがとても重要です。

絶対成功する日報のまとめ

日報がうまくチーム内に根付くかどうか、成功のカギはリーダー自身にあります。リーダーが積極的に情報を発信し、メンバーとの関わり合いを作ることで、メンバーからも日報が出てくるようになります。

日報によって必要な情報を正確に共有ができるチームができれば、チームは必ず成果を上げることができるようになります。ぜひ、今日から実践してみてください。


日報アプリgamba!の
詳しい資料を
いますぐ無料で入手!

すでに7,000社以上
実感した効果を無料体験!

いますぐ使える。15日間無料!

  • App Store
  • Android