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PDCAとは何か?初心者向けにわかりやすく解説

2016年12月27日

PDCAの意味は知っていても、実際にどのように実践して良いのかわからないという人も多いでしょう。そこで、PDCAとは何か、どのように職場で実践するかについて、初心者向けに、わかりやすく解説します。

PDCAの画像

新入社員必見!PDCAとは何か?

「PDCA」とは何か、端的に説明すると「改善活動」です。4つの単語の頭文字をとってつくられているので、具体的に説明します。

「Plan=計画」

目標を設定します。何を、誰に、なぜ、どのくらい、いつまでに・・・などをできれば数値を使って具体的に設定。

「Do=実行」

計画を実行。計画がしっかりと実行できているか、時間や数などで具体的に表す。

「Check=評価」

計画がきちんと実行できたか評価。その結果、良かったか悪かったか、それはなぜかの検証を行う。

「Action=改善」

検証の結果を踏まえてどのような改善を図るか考え、計画を継続するか、やめるか、どのように改善するかを決定。

「PDCAサイクル」や「PDCAを回す」とは、上記の活動を継続的に行うことを指します。それによって、仕事の精度が高まり続けます。

仕事の進め方の画像

目標達成するためのPDCAを理解しよう

例えば「ブログ記事の閲覧数をアップさせる」というプロジェクトの達成を目的としたPDCAは、下記のようなイメージです。

「Plan」

いつまでにどの位の閲覧数達成させるか、という目標とします。次に読者層をを考え、一日何記事書くのか、現在の閲覧数と目標の閲覧数との差を埋めるためにどのような内容を書けば良いのかを考えます。

「DO」

計画を元に、実際に記事を書く。

「Check」

期限内に目標の閲覧者数を達成できたかチェックし、達成できてない場合は、要因を考えます。達成できた場合も、「達成できた理由」を考えることが大切。「こうすれば、こううまくいく。」という成功要因を見える化し、今後も同様の結果が出せるよう再現性を高めるためです。

「Action」

検証で考えられた要因を、次の記事作成に活かすため、具体的に何をどう変えるかを決定。

上記のPDCAサイクルを回し続け、記事作成の精度を高め続けることによりプロジェクトの目標を達成させていきます。PDCAとは何かを理解し、実際の仕事の目標に向けてサイクルを回し続けることで、達成の精度は高まります。

プロジェクト達成に向けたPDCAの画像

ビジネス初心者が陥る「PDCAの問題」とは?

具体的な例を学んだところで、初心者が陥りがちなPDCAとは何かを見て行きましょう。

■実際にはPとDしかやっていない

Plan→Doを行なった後に、結果を分析して改善を行なった後に、新しいPlanにいかず「こうなるだろう」と自分自身の予測を元にDoしてしまうというもの。結果を分析して適切な改善を行わないので、これではPDCAサイクルが回らず仕事の精度向上は図れません。初心者が最も陥りやすいです。

■改善(A)ばかりを考えてしまう

せっかくDoをしても、Checkを十分行わない状態。Checkでしっかりと「うまくいった要因」「うまくいかなかった要因」を考えないと、精度の高い改善を行うことができません。成果を出すことを急ぎすぎず、しっかりと分析を行うことが大事です。

■計画(P)を作って安心してしまう

計画をつくることを重要視しすぎ、実行に至らないパターン。Planだけを考えていても、いつまでも結果は出てきません。失敗を恐れずに実行に移しましょう。失敗しがちなPDCAがわかれば、正しいPDCAサイクルを回すことができます。うまくいかない場合は上記のような現象に陥っていないか、自身のPDCAを見直してください。

PDCAの問題の画像

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PDCAサイクルを回せる日報共有アプリgamba!とは?

PDCAで1番大切なことは、日々地道にサイクルを回し続け「習慣化」すること。習慣化させるためのおすすめの手法は、「日報」でPDCAを回すことです。

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、国内最大級の登録実績を誇る日報共有アプリです。

PDCAが回しやすいテンプレートが標準で設定されているだけでなく、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日々の業務の中でPDCAサイクルを回し、業務の改善を行うための機能が満載です。

テンプレートの共通化でチームの振り返りを仕組み化できる

日報に何を書くかで、チームの成果は違ってきます。どんな振り返りを促すかは、上司の腕の見せ所。

gamba!なら、ノウハウ満載の日報テンプレートが用意されていています。これらをベースに、オリジナルのテンプレートを作ってみましょう。

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目標と実績の見える化で競争心を高める

gamba!のKPI管理機能を使うと、契約獲得件数や売上など、実績の推移をワンクリックでグラフ化できます。何件契約を獲得したのか、いくら売り上げたのか、日報と一緒に報告するだけで、グラフを更新。部下のモチベーションも上がります!

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情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。これでは情報の共有ができません。日報は共有することに意味があります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

困っていることを共有することで、みんなからアドバイスやコメントがもらえるので、問題解決まで出来るようになります。また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかまでわかるようになります。そうすると、周囲も積極的にフォローができるので、連携がよくなります。

情報共有が活性化され「気付き、考える文化」が育つ

常に考えながら仕事をする癖がつき、部下のアイデアを常時拾い上げることができます。

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Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる大きな要因です。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!部下の1日のスケジュールも把握できます。

Googleカレンダーの画像

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PDCAサイクルを回す日報を活用しよう

日報はPDCAサイクルを確実に実行するためのツールです。gamba!には、日報を書くだけでPDCAを仕組み化するたくさんの便利機能が満載です。

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