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メールの日報は時代遅れ!いますぐ日報アプリを導入すべき5つの理由

2017年9月7日

いま、メールの日報から日報アプリに切り替える企業が増えています。でもアプリはコストが気になりますよね。

しかし、アプリにはメールにはないメリットがあります。なぜメールよりもアプリなのか、人気の日報アプリ「gamba!」を例に詳しく紹介していきます。

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メールの日報が不便な点

提出状況がわかりにくい

他のメールに日報が紛れてしまい、誰が提出して、誰が提出していないのか一目で分かりません。

外出先で日報を書けない

特に営業では会社に戻らないと日報が提出できないという状況は多くあります。帰社してPCを立ち上げ、メーラーを起動し、日報を打ち終わるまでに十数分はかかってしまいます。

これでは書く部下にとっても、戻ってくるのを待つ上司にとっても、時間の無駄。他にやるべき作業に充てたり、早帰りをすべきです。

1:1の連絡になりがちで、横のコミュニケーションが生まれにくい

転職理由の第一位にもなっているのが「職場の人間関係」。風通しがよく、居心地のいい雰囲気があれば、離職率もグッと減ることでしょう。

いますぐ日報アプリを導入すべき5つの理由

①外出先や移動中に書ける!読める!

日報アプリなら、外出先からスマートフォンで日報を書いて提出することができます。日報のためだけに、わざわざ帰社する必要がなくなり、残業の削減にも繋がります。

上司も部下の帰りを待つ必要がなくなります。電車で読んだり、サッと返事ができるので、移動時間が仕事時間に変わります。また、個別にメールを1通づつ開封するのと、まとまった状態で内容を把握できるのとでは、負担が全然違います。
どこでも日報

 

②提出状況が随時チェックできる

メールで日報を送ると他のメール紛れてしまい、誰が提出して、誰が提出していないのか一目で分かりません。でも日報アプリなら「提出状況一覧で、未提出の部下が一目で分かります。

提出状況一覧

また、指定した曜日・時刻に「今日の日報を投稿しましょう!」という通知を送ることで、日報の提出を促します。未提出の部下にいちいち「日報出して」と言う手間が省けるので、管理がラクになります。

 

③行動を振り返り、修正できる

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れていたりします。gamba!の日報アプリにはテンプレートが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れも防ぐことができます。

テンプレート

 

日報にコメントできる

褒める画像_png

いいところを褒めてあげると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

 

④情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。これでは情報の共有ができません。日報は共有することに意味があります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

困っていることを共有することで、みんなからアドバイスやコメントがもらえるので、問題解決まで出来るようになります。また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかまでわかるようになります。そうすると、周囲も積極的にフォローができるので、連携がよくなります。

情報共有が活性化され「気付き、考える文化」が育つ

常に考えながら仕事をする癖がつき、部下のアイデアを常時拾い上げることができます。

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⑤競争心に火がつく

日報アプリなら、日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績を見える化することで競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

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残業を減らして人件費も抑える!いますぐ日報アプリを導入しよう

外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を全て一掃することができます。

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