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メールの日報は時代遅れ!いますぐ日報アプリを導入すべき3つの理由とは?

2017年1月24日

日報はメールで提出すれば十分、専用アプリなんて必要ない!と思っていませんか?確かに、メールはとても手軽で、便利なツールです。しかし、実際に日報をメールで運用してみると、さまざまな問題点がでてきます。

せっかく日報といういい仕組みが、メールというツールを選択してしまったがためにうまくいかされず、挫折してしまったという事例は枚挙にいとまがありません。日報という仕組みを一度導入して失敗してしまったという経験は、組織の中で大きなトラウマになりかねないのです。日報アプリは、メールにはないさまざまなリットがたくさんあります。今回は日報アプリを導入すべき理由について紹介します。

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メール日報がダメな理由① メール受信ボックスが日報であふれてしまう

「メールの受信ボックスが日報であふれかえってしまう」。そんな経験をしたことはないでしょうか。日報提出用のメーリングリストを設置して、そこに日報を提出する、という運用をする場合を考えてみてください。

たとえば社員100人の会社では、毎日100通のメールがメーリングリストに送られ、全社員のメールボックスに届きます。日報のメールに誰かが返信を送ると、それがさらに全社員にメーリングリストで送られます。これを何度か繰り返したら、どうなるかお分かりですよね?

あっというまにメールボックスが日報であふれてしまいます。取引先からの重要なメールが埋もれてしまうリスクも高まります。そういったリスクを避けるために、ほとんどの社員はメールの振り分け設定で、日報をゴミ箱に流し込むようになります。結果、誰も読まない日報のメールの山が築かれることになります。たとえ日報にいいことが書かれていても、社員が誰も目を通さないことになってしまいかねません。

メール日報がダメな理由② 誰が読んだかどうかがわからない

メールでの日報報告には、誰が読んだかわからないという欠点があります。日報を提出した社員からすれば、本当に社長はこの日報に目を通してくれたのだろうか?と不安になります。メールに対して返信するなど、日報にきちんとしたレスポンスを返すことができれば理想です。

しかし社員が100人いたとしたら、その全ての日報にレスポンスを返すことは現実的ではありません。日報は読まれている実感が無ければ、提出する意欲が低下します。最低限「読んでいるよ」ということが、本人に伝わる仕組みが必要です。

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メール日報がダメな理由③ 提出状況を一覧できない

提出状況を一覧で管理できないのも問題です。メールの提出状況を集計するのはとても面倒です。日報をまとめて週末に一週間分提出する社員や、そもそも日報を出さない社員をチェックして、逐一ひとりひとりに提出を指示を出すのは現実的ではありません。

日報アプリを使えば提出状況を一覧で確認できます。これだけでも、日報アプリを導入する価値は十分あります。日報をきっちりと提出する社員がいないことは、真面目に日報を書いている社員からすれば、大きな不公平感を感じることになります。日報を書くことは仕事の一部だと決めた以上、ルールをきちんと守られなければいけません。日報の提出洩れに対して、提出を促すためにも、提出状況を一覧で確認することが必要です。

まとめ 日報報告はメールではなく専用アプリを導入しよう

メールでは日報を充分に管理することができません。メールの日報は、あきらかに時代遅れです。メールボックスが日報であふれてしまうと、社員のメール受診ボックスの管理が煩雑になります。日報を誰が読んだか分からなければ、社員は日報を提出する意欲が低下します。

進捗状況を一覧できなければ、日報の報告漏れを、即座に指導することができません。メールは便利なツールですが、社員数が多い場合、日報報告に使うべきものではありません。専用の日報アプリならこのような不便もなく、一発で提出状況を確認できる機能が搭載されています。ぜひ、いますぐ日報共有アプリgamba!をお試しください。

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