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生産性を高める仕事術〜3つの大原則とは?

2018年1月22日

労働時間を短縮し、残業を削減しようという取り組みをおこなう企業が増えてきています。ただ労働時間を短くすればいいというわけではありません。時間を短縮することと、これまでと同様の成果を上げることが両立できなければ意味がありません。

成果を保ちつつ労働時間を短縮するためには、生産性を向上することが必要です。では生産性を高めるためにはどのようなことに留意すると良いのでしょうか。

生産性を高める画像

生産性を高める仕事術① 退社時間を守る

仕事の内容のわりに締め切りまで期間が長いと、つい「まだ時間があるから大丈夫」と思ってしまいがちです。結局、仕上がるまでに、締め切りギリギリまでかかってしまうということはよくあることです。締め切りに余裕を持たせることで、仕事の完成度を上げることができると考えがちです。

しかし実際には、無駄に時間をかけるだけで、仕事の完成度アップにはつながらないことが多いものです。仕事の生産性を上げるためには、時間を効率的に使うことが大切です。そのために、まずは退社時間を守るところから始めてみましょう。

「いつでも残業OK」になってしまうと、仕事が片付かなくても「残業すればいいや」と思ってしまい、ついだらだらと仕事に取り組んでしまいます。しかし「退社時間までしか仕事ができない」と思うと、集中して仕事に取り組むようになります。集中しても仕事が終わらない時には、効率よく仕事を終えられるよう、考えながら取り組むようになります。

 退社時間を守る画像

生産性を高める仕事術② 休息を十分に取り集中して取り組む

生産性を高めるためには、集中して仕事に取り組むことが重要です。そのためには集中して取り組める態勢を整えなければなりません。例えば寝不足の状態で仕事に取り組んでいても、なかなか集中できません。仕事に集中して取り組むためには、十分な睡眠時間を確保することが必要です。

また、「時間が惜しいから」と休憩時間を取らずに仕事をすると、集中力が下がりかえって仕事の効率が悪くなります。仕事は長時間すればよいというものではありません。

集中できないまま仕事をしても、生産性の高い仕事はできません。仕事に集中し、生産性を高めるためには、休息をしっかりとり常に万全な状態で仕事に挑むことが大切なのです。

仕事はだらだらと長時間取り組むのではなく、時間を決めて集中して取り組み、適度に休憩を挟みましょう。また退社時間を守り、休息の時間やリフレッシュの時間を十分にとるようにしましょう。

集中して取り組む画像

生産性を高める仕事術③ 完璧主義をやめる

完璧主義の方は、どんな小さな仕事にも「完璧」を求めてしまいます。もちろん仕事の完成度は高いに越したことはありませんが、常に完璧を求めていては時間ばかりかかってしまい仕事の生産性は高まりません。また完璧主義の方は、他人に仕事を任せることができない方が多いのも特徴です。

「自分の理想通りに仕事が仕上がらないと気に入らない」「人に任せて失敗されるのが不安」などと考えてしまうためです。仕事の生産性を高めるためには、「完璧主義」は改めましょう。すべてに完璧を求めるのではなく、仕事に優先順位をつけ、力を入れるところと抜くところのメリハリをつけて仕事に取り組むことが大切です。

また1人で仕事を抱え込んでしまっては、仕事は効率よく進みません。相手の得意分野などを見極め上手に分担して取り組むことで、効率化を図ることができ、生産性は高まります。

完璧主義をやめる画像

生産性を高める日報アプリはこちら

仕事の取り組み方を見直して労働時間の短縮と成果を両立

生産性を高めるためには、仕事に効率よく取り組むことが重要です。そのためには仕事に集中することや、仕事を上手く分担すること、完璧にこだわらないことなどが大切。仕事の生産性が高まると、短い時間で成果を出せるようになり、労働時間が減るという良い循環が生まれます。

労働時間を減らすためには、単に時間だけを削減するのではなく、仕事の取り組み方そのものを見直す必要があるのです。

ここでは業務の効率化にオススメな、今話題の日報アプリgamba!(ガンバ)をご紹介。PDCAが回しやすいテンプレートが標準設定され、日報でPDCAを習慣化させる機能が満載です。

全体

①行動を振り返り、修正できる

うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。

gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。

テンプレート

 

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

 

③競争心に火がつく

日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。

メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

バーなし

 

④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。

チャット

 

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。

そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。

カレンダー

 
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