成功事例に学ぶ!日報アプリにできること&導入のコツ

2017年3月22日

働き方改革が叫ばれる昨今、社内SNSでコミュニケーションを活性化し、情報共有をよりスムーズにしたいと考える企業が増え、日報アプリを活用する企業も現れ始めています。今まで紙ベースで使用していた日報を、日報アプリでどうすればうまく活用できるでしょうか。詳しく解説します。

SNS型日報アプリの画像

日報アプリの導入のコツ①導入の目的を明確にする

定着させ、うまく活用するためには、まず導入の目的を明確にしましょう。社内での情報共有、コミュニケーションの活性化、事例やノウハウの共有などが挙げられます。従来、社内での情報共有には、エクセルや紙ベースで日報を作成して上司と日々の活動を共有する手法や、会議の場で活動報告する手法がありました。

しかし、せっかく日報を提出しても上司からのフィードバックがなかったり、他部門との情報共有が迅速に行われなかったり、情報の伝達漏れが出たりするなど、うまく情報共有のためのコミュニケーションが成立できないというケースも少なくありませんでした。

こうした問題を解決するための策として、日報アプリを導入する企業が増えています。しかし、利用者が目的について理解していないと、「何を書けばいいかわからない」「いつも同じ人が書いて感想文みたいになっている」「仕事で使うものだから下手なことは書けない」という投稿しづらい状況を作り出し、導入してもうまくいかなくなります。

まずは誰がどんな目的でどんな情報を共有したいのかをはっきりさせることが必要です。そして、それぞれの目標がきちんと達成できる仕組みづくりをしてください。目的に沿った仕組みであれば、自然発生的に情報共有が行われていくはずです。

日報アプリの導入のコツ②業務が「見える化」され、情報共有スピードが超高速化する

日報アプリは場所や時間、形式や部門にこだわらずに利用でき、毎日の活動報告が関係部門に拡散される仕組み。営業マンが日報を投稿すると、上司、部下、部門を越えて「見える化」され、情報共有スピードが超高速化します。憂鬱な長時間の会議や長い朝礼が必要なくなり、大幅な時間短縮が期待されます。

日報が投稿されるとPUSH通知され、アイコンバッジにも表示されるので、自分宛に投稿が届いたことが一目でわかります。その結果、上司からの既読返信率が大幅に向上します。部門を超えて情報が共有されるので顧客への対応が迅速になり、満足度向上にもつながります。

スピーディーで正確な状況把握が可能になり、改善や前進するための具体的なコミュニケーションが活発になります。こうしたスピーディーな対応は日報型社内SNSだからこそできることなのです。

見える化の画像

日報アプリの導入のコツ③素早いレスポンスが顧客満足度を高める

顧客から営業マンに質問があり、別部署のエンジニアに確認しないと回答できない場合を説明します。導入前は、質問を会社に戻ってから日報という形で上司に報告し、それを見た上司はエンジニアに相談するよう担当者にアドバイスします。

すると担当者はエンジニアとのスケジュールを調整し、空きのある3日後にミーティングを予定。そして翌日、ようやく顧客に資料を送るという流れでは、5日後にようやく顧客に回答できたことになります。これでは迅速に対応できたとは言えません。

しかし顧客からなら、商談が終わった時点で活動報告をスマートフォンアプリで入力すれば、商談情報や顧客情報が上司やエンジニアを含めた関係者全員のタイムラインに投稿されます。そのプッシュ通知を受け取ったエンジニアは、すぐに適切なアドバイスをタイムラインに書き込みます。そして、上司は自身がアポイントに同行するタイミングであると判断、担当営業マンに次の明確な打ち手を提示します。

上司の指示を受けた担当者は、顧客への回答とともに上司が次回同行したい旨を伝え、スケジュール調整依頼をすることで、次につながる具体的なアクションを起こすことができます。この「次の打ち手」につなげるまでの時間はわずか30分。日報アプリなら、案件を確実に前に進めながら、素早いレスポンスで顧客の要求に応えることができるのです。

顧客満足度を高める画像

日報アプリで効率化をはかろう

日報アプリは、リアルタイムで情報共有が可能なこと、それによりスピーディーな対応ができるというメリットがあります。しかし、今まで紙ベースで行っていたことを急にネット上で行うには抵抗がある人が多いのも事実。しっかりと導入目的を明確にし、活用できる仕組みづくりをすることで、業務の効率化をはかることができます。

導入前に会社の現状と照らし合わせ、活用方法を考えてください。働き方改革で1番大切なことは、PDCAサイクル(計画・実行・評価・改善)を日々回し「習慣化」すること。習慣化させるオススメの手法は「日報」です。毎日のことなので、できる限り手早く報告するのがベストです。かといって、事務的に書くだけのためのものではなく、簡潔に伝えつつ、今日一日の仕事の中から得た気づきや学びを振り返ることで、より仕事のレベルを高めるツールです。

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、「日報のテンプレート機能」や、「Googleカレンダーとの連携(コピペ)機能」など、毎日たった5分で素早く的確な日報を作成するための機能があります。 「毎日のたった5分」で仕事のレベルが確実に高まります。また、PDCAが回しやすいテンプレートが標準で設定されている他、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日々の業務の中でPDCAサイクルを回し、目標達成を行うための機能が満載です。

gambaの画像

  • 日報フォーマットをあらかじめ登録できるテンプレート機能

  • Googleカレンダーから簡単にその日の予定を日報にコピーできるカレンダー機能

  • 売上などの目標達成率を簡単に報告できるKPI管理機能

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