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PDCAサイクルをうまく回すポイントを解説

2016年12月29日

PDCAとは、Plan(計画)→Do(実行)→Check(点検・評価)→Action(改善)の頭文字をとったもので、業務を円滑に進める手法の一つ。

そしてPDCAサイクルとは、A(改善)が終わったらまたP(計画)に戻る、という流れを繰り返し行うことを指します。

「PDCAサイクルを回せ!」と言っても、なかなか成果は出ないもの。それは、押さえるべきポイントに気付いていないからです。

PDCAサイクルをうまく回すためには、どのようなポイントを踏まえる必要があるか解説します。

PDCAの画像

PDCAとは① 計画を評価し改善すべき点を浮かび上がらせるツール

分かっているけど成果が上がらない。PDCAを実践していて感じたことはありませんか?PDCAとは、生産管理や品質管理の現場で多く用いられていますが、実は事務作業などにも活用することができます。

しかし、やり方を間違えるとただ手間が掛かるだけのものに。違いは何でしょうか?それは、PDCAの本質を理解しないまま、やってしまっているからです。PDCAとは、「計画を評価し改善すべき点を浮かび上がらせるツール」です。

「計画を立てるのは苦手だから簡単にして、実行で頑張ろう」とか、「評価よりも改善に力を入れよう」などというのはもってのほか。

PDCAのどのプロセスにおいても全力で考えて行動ことでそれぞれの工程に意味が出てきます。こういう趣旨、使い方をするツールだということを踏まえましょう。

計画を評価し改善する画像

PDCAとは② 部下の仕事の生産性を高め成長を促すツール

正しくPDCAを回すことができるようになると、効率よく計画~改善までを行えるようになり、結果、生産性が高まります。

また、リーダーとして必須スキルであるPDCA手法を身に付けることは、部下への指導力も高まったことにもなります。PDCAとは、「部下の生産性を高め成長を促すツール」なのです。

PDCAのポイントは「P(計画)」。PDCAとは、計画の立て方で失敗も成功もするもの、といえます。計画には具体的な目標と行動計画を設定する必要があり、これを決めるためには詳細な現状把握が必要です。

多くの人の失敗は、この現状把握を適当に終わらせてしまうために起きています。「これでもか!」というほど現状把握を行い、それに基づき達成できるが簡単ではない目標と、行動計画を立てるよう、部下に指導しましょう。

 部下の仕事の生産性を高め成長を促す画像

PDCAとは③ 自分の行動を改善し生産性を高めるツール

仕事をしていると、自分では客観的に自分を見ているつもりでも、実際は主観的にしか捉えることができていない、なんてことがよくあります。しかし、PDCAを使うと数値として結果が出るため、客観的に物事を見れるようになります。

「頑張っているのに結果が出ない」「これ以上改善案が浮かばない」ということも、なぜ目標と結果のギャップが起こったのか、何が足りなかったのか、もっとよくするためにはどうすればいいのか、を深く考えることにより、解決策を導き出すことができるようになります。

客観的に物事を見ることができる、ということは、今現在の自分の悪い所を把握し、改善できる、ということ。それは自己の生産性の向上につながります。

PDCAとは、「自分の行動を改善し生産性を高める」ツールである、ともいえます。

自分の行動を改善する画像

日報共有アプリgamba!はPDCAサイクルをどう変えるのか?

一番大切なことは、日々地道にサイクルを回し「習慣化」することです。習慣化させるためのおすすめの手法は「日報」。

国内最大級の登録実績を誇る日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、PDCAサイクルが回しやすいテンプレートが標準設定されているだけではなく、部門や、役職に応じたテンプレート設定がカンタンにできるなど、日々の業務でPDCAサイクルを回し、改善を行うための機能が満載です。

gamba!を使うと何が変わるのか、目標達成するチームづくりにどう貢献するのか紹介します。

テンプレートの共通化でチームの振り返りを仕組み化できる

日報に何を書くかで、チームの成果は違ってきます。どんな振り返りを促すかは、上司の腕の見せ所。

gamba!なら、ノウハウ満載の日報テンプレートが用意されていています。これらをベースに、オリジナルのテンプレートを作ってみましょう。

すべての投稿_

 

目標と実績の見える化で競争心を高める

gamba!のKPI管理機能を使うと、契約獲得件数や売上など、実績の推移をワンクリックでグラフ化できます。何件契約を獲得したのか、いくら売り上げたのか、日報と一緒に報告するだけで、グラフを更新。部下のモチベーションも上がります!

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情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。これでは情報の共有ができません。日報は共有することに意味があります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

困っていることを共有することで、みんなからアドバイスやコメントがもらえるので、問題解決まで出来るようになります。また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかまでわかるようになります。そうすると、周囲も積極的にフォローができるので、連携がよくなります。

情報共有が活性化され「気付き、考える文化」が育つ

常に考えながら仕事をする癖がつき、部下のアイデアを常時拾い上げることができます。

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どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベターです。

チャット

Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる大きな要因です。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!部下の1日のスケジュールも把握できます。

Googleカレンダーの画像

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PDCAサイクルを回す日報を活用しよう

日報はPDCAサイクルを確実に実行するためのツールです。gamba!には、日報を書くだけでPDCAを仕組み化するたくさんの便利機能が満載です。

外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を全て一掃することができます。

いまなら15日間無料のトライアルを実施中 日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

 

会社様に応じた効果的な使い方を相談できる「オンライン無料相談」を開催しています。

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