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PDCAサイクルをうまく回すポイントを解説

2016年12月29日

PDCAとは、Plan(計画)→Do(実行)→Check(点検・評価)→Action(改善)の頭文字をとったもので、業務を円滑に進める手法の一つ。そしてPDCAサイクルとは、A(改善)が終わったらまたP(計画)に戻る、という流れを繰り返し行うことを指します。

「PDCAサイクルを回せ!」と言っても、なかなか成果は出ないもの。それは、押さえるべきポイントに気付いていないからです。PDCAサイクルをうまく回すためには、どのようなポイントを踏まえる必要があるか解説します。

PDCAの画像

PDCAとは① 計画を評価し改善すべき点を浮かび上がらせるツール

分かっているけど成果が上がらない。PDCAを実践していて感じたことはありませんか?PDCAとは、生産管理や品質管理の現場で多く用いられていますが、実は事務作業などにも活用することができます。

しかし、やり方を間違えるとただ手間が掛かるだけのものに。違いは何でしょうか?それは、PDCAの本質を理解しないまま、やってしまっているからです。PDCAとは、「計画を評価し改善すべき点を浮かび上がらせるツール」です。

「計画を立てるのは苦手だから簡単にして、実行で頑張ろう」とか、「評価よりも改善に力を入れよう」などというのはもってのほか。PDCAのどのプロセスにおいても全力で考えて行動ことでそれぞれの工程に意味が出てきます。こういう趣旨、使い方をするツールだということを踏まえましょう。

計画を評価し改善する画像

PDCAとは② 部下の仕事の生産性を高め成長を促すツール

正しくPDCAを回すことができるようになると、効率よく計画~改善までを行えるようになり、結果、生産性が高まります。また、リーダーとして必須スキルであるPDCA手法を身に付けることは、部下への指導力も高まったことにもなります。PDCAとは、「部下の生産性を高め成長を促すツール」なのです。

では、部下にPDCAのポイントを伝える時に、どのように説明すると効果的か? PDCAのポイントは「P(計画)」。PDCAとは、計画の立て方で失敗も成功もするもの、といえます。計画には具体的な目標と行動計画を設定する必要があり、これを決めるためには詳細な現状把握が必要です。

多くの人の失敗は、この現状把握を適当に終わらせてしまうために起きています。「これでもか!」というほど現状把握を行い、それに基づき達成できるが簡単ではない目標と、行動計画を立てるよう、部下に指導しましょう。

 部下の仕事の生産性を高め成長を促す画像

PDCAとは③ 自分の行動を改善し生産性を高めるツール

仕事をしていると、自分では客観的に自分を見ているつもりでも、その実主観的にしか捉えることができていない、なんてことがよくあります。PDCAとは、そんな問題も解決してくれます。PDCAを使うと数値として結果が出るため、客観的に物事を見れるようになります。

「頑張っているのに結果が出ない」「これ以上改善案が浮かばない」ということも、なぜ目標と結果のギャップが起こったのか、何が足りなかったのか、もっとよくするためにはどうすればいいのか、を深く考えることにより、解決策を導き出すことができるようになります。

客観的に物事を見ることができる、ということは、今現在の自分の悪い所を把握し、改善できる、ということ。それは自己の生産性の向上につながります。PDCAとは、「自分の行動を改善し生産性を高める」ツールである、ともいえます。

自分の行動を改善する画像

PDCAサイクルを回して仕事のできる上司になろう まとめ

実際に自身の仕事においてPDCAサイクルを回す、回し続けるのは簡単ではないかもしれません。特に冷静な現状把握(分析)は、慣れるようになるまでに自分自身にストレスが掛かかるでしょう。しかし適切な現状把握を行い、適度に難易度のある計画を立てることこそが、最も他の人と差が出る部分に。

スパイラルアップ(改善活動の繰り返しによる継続的な向上)は、PDCA全てのプロセスを真剣に行うことによる結果なのです。すぐに結果を実感するのが難しくても、日々の仕事における心構え(気持ち)は「必ずできるようになる。」と思って取り組んでください。

PDCAで一番大切なことは、日々地道にサイクルを回し「習慣化」することと言えます。習慣化させるためのおすすめの手法は、「日報」でPDCAサイクルを回すこと。

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、PDCAサイクルが回しやすいテンプレートが標準で設定されているだけではなく、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日々の業務の中でPDCAサイクルを回し、業務の改善を行うための機能が満載です。

仕事のできる上司の画像

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