日報の書き方 日報の活用ガイド

エクセルの日報は非効率!今すぐ見直すべき5つの理由とは?

2019年3月5日

「エクセル(Excel) 日報」でGoogle検索すると、たくさんのエクセル日報テンプレートが出てきます。

どこも「このエクセルテンプレートを使えば効率的な日報作成ができ、生産性が上がります!」と謳っていますが、本当にそうでしょうか?

ここでは、エクセルの日報がもたらす5つのデメリットについて、部下と上司の両方の目線から考えてみます。

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部下目線のデメリット

①会社に戻らないと日報が書けない

エクセルの日報は、記入や提出のために、わざわざ営業先から会社へ戻らなけばならない、という方も多いのではないでしょうか。

会社に戻ってPCを立ち上げ、日報フォルダを開いて内容を入力。さらに、それをメールで送信するという方も多いはず。

メールに「何月何日 日報」とタイトルを書いて、宛先を入力し、「お疲れ様です。本日の日報を送ります。よろしくお願いします。」のような文章を入力して送信する。

一つ一つは小さな作業ですが、積もり積もって大きな時間の無駄に。この非効率さが、残業を生む温床になっているのです。

「日報を書くことが大好き!」という営業マンは、恐らくいません。自分が営業マンだった頃を思い出してください。優秀な営業マンほど、日報を書く時間があれば営業に費やしたいと感じていたはずです。

日報をエクセルで入力するのが嫌な部下の画像

②誰のために日報を書いているのか分からない

上司が読んでいるか分からない

日報で何か有益な情報を報告したとき、上司から褒められたことはありますか?

ただでさえ、日報を面倒だと感じている営業マン。何の反応も無ければ、「何のために書いているのだろう?」と疑問を感じます。

そもそも、エクセルの日報は、誰がファイルを開いたのかの履歴が残りません。つまり、自分の日報が果たして上司の目に触れたのかどうかさえ、わからないのです。

これでは、せっかく苦労して日報を書いても「誰かの役に立っている」という実感を持つことが困難です。

上司がコメントしても気づきにくい

「じゃあ、上司がコメントすればいいの?」と思いますよね。でもエクセルの日報は、上司がコメントをしたとしても、書いたことをメールや口頭で伝えなければ、部下にはわかりません。

コミュニケーションが取りづらいというのも、エクセルの日報の特徴です。

 

 

上司目線のデメリット

①部下別にエクセルを開いて日報を確認するのが面倒

あなたの日報共有フォルダは、このようにエクセルファイルであふれていませんか?

エクセル日報は「ファイルを1つずつ開いて閉じる」をメンバーの分だけ繰り返さないと、内容が分かりません。メンバーが増えるほど大変です。いざ日報にコメントしようと思ったら、相手がファイルを開いたままで、読み取り専用になっていた、なんてこともあるでしょう。

また、日報を読む人=上司のみというケースも多いもの。部下としても、日報を読む相手が上司だけだとモチベーションを保つのが難しく、コピペで適当に済ますということになりかねません。

日報のエクセルファイル

 

②過去の日報が検索できない

さらに大きなエクセルファイルの問題は、「検索できない」ということです。

  • 「A社の案件の進捗状況はどうなっていたっけ?」
  • 「このまえ書いていたB社の情報はどこだっけ?」

最初はエクセルファイルを開いて探していたものの見つからず、結局、本人に聞くことになります。聞かれた部下は「この前の日報に書いたじゃないか」と不満に思うでしょう。

これでは、活用できない無駄な情報が積み上がるだけの日報になります。上司にとっても、部下にとっても、一体なんのための日報なのかわからなくなります。

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③外出先で日報が確認できない 

社内でしか使えないエクセル

日報のエクセルファイルは、社内のイントラネットからしか開けないという方も多いでしょう。しかしこれだけスマートフォンが普及しているにも関わらず、仕事で活用できないというのは大きな損失です。

スマホでも使えたらタイムリーに日報が読める

人手不足の昨今、上司自身も1プレイヤーとして業務をこなししつつ、部下のマネジメントもしなければならない、というプレイングマネジャーが増えています。

さらに労働時間の短縮や有給休暇取得の義務化により、これからは時間当たりの成果を求められる時代になりました。そんな中、部下のマネジメントの要である日報をタイムリーに確認できないというのは、大きな痛手です。

これからは、マネジメントをいかに効率良く行うかが、ビジネスの成功に導く決め手となります。そこでオススメなのが、エクセル日報のデメリットを解消した日報アプリです。

プレイングマネジャーの画像

脱エクセル日報!進化するクラウド日報

これまでは、日報を確認するのは上司や管理職でした。しかしクラウド型の日報なら、社員全員が日報を閲覧することができ、自由にコメントを書くことができます。

ここでは、日報アプリgamba!(ガンバ)を例に、日報をアプリで運用するメリットについてご紹介します。

日報アプリの特徴

外出先でカンタン日報提出!

gamba!はスマートフォンやタブレット端末にも対応。通勤や移動中に日報が作成できれば、わざわざ会社に戻って疲れた体で残業する必要性もなくなり、業務効率も上がります。

また、日報を書くために会社へ戻ることがなくなるため、移動時間や残業時間の削減もできます。

リアルタイムなやりとりで行動改善スピードを上げる

gamba!の日報はFacebookのように時系列でUPされ、コメントができるようになっています。リアルタイムに進捗状況を把握できるので、上司はミーティングを待たずに、具体的な指示を部下に出すことができます。

一方、タイムリーなアドバイスを受けた部下は、業務の見直しをスピーディーに行えます。激励の言葉や商談を成功に導く的確なアドバイスができれば、部下のモチベーションもアップするでしょう。

営業ノウハウは属人化しがちですが、日報で成功例や失敗例、競合の動きをを共有できれば、それらの情報を踏まえた案件アプローチをチームで検討することが可能になります。

セールストークのレベルを高めれば、より顧客の課題に適した提案を行える営業チームへと成長させることができます。ノウハウや好事例を共有できる環境は、会社の成長にも繋がります

日報タイムラインの画像

 

日報検索で読みたいものをすぐにピックアップ

期間や人物を指定して検索したり、キーワード検索ができるため、過去の日報が簡単に探せます。

例えば、自分の日報だけを表示させれば、週報や月報がスムーズに作成できます。また、「あの案件どうなってるんだっけ?」と思った時、案件名や顧客名で検索することもできます。

異動や退職の業務引継時にも、キーパソーンは誰で、過去にどのような商談があったのかが把握でき、スムーズに引き継ぎを行えます。

日報を検索する画像

 

業務を効率化する!日報アプリgamba!(ガンバ)

日報アプリgamba! (ガンバ)は、日報で社内コミュニケーションを促進し、ノウハウを共有することで業務の効率化や課題解決をサポートします。

日報アプリの画像

  • 日報テンプレート機能:PDCAサイクルを回せるテンプレートで業務改善を習慣化
  • Googleカレンダー連携スケジュールの共有、管理で部下の動きを把握。
  • チャット機能急ぎの連絡に最適。スタンプ搭載でコミュケーションも活性化。
  • 目標管理機能:目標達成率をワンクリックでグラフ化
  • 日報提出状況一覧提出状況が一目瞭然。日報の定着を促します。


日報アプリを使う画像

効率良く日報運用をしよう

うまく行かせるヒントは日報で共有しましょう。他のメンバーがマネをすれば、チームみんなのスキルアップに繋がります。

また、問題を共有することで、誰かが協力を申し出てくれることもあるでしょう。日報アプリなら自然なノウハウの共有が進み、コミュニケーションが活発になります。

エクセルの日報でこれらのマネジメントをするのは大変です。日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい形の日報を、ますは無料でお試しください。

日報アプリで業務を効率化する画像


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