「エクセル(Excel)  日報」でGoogle検索すると、たくさんのエクセル日報テンプレートが出てきます。どこも「このエクセルのテンプレートを使えば効率的な日報作成ができ、生産性が上がります！」と謳っていますが、本当にそうでしょうか？

ここでは、エクセルの日報がもたらすデメリットと、どうすれば効率化するかについて解説します。

エクセル日報のデメリット

部下目線のデメリット

①会社に戻らないと日報が書けない

エクセルの日報は、「入力や提出のためにわざわざ営業先から会社へ戻らなけばならない」という方も多いのではないでしょうか。

会社に戻ってPCを立ち上げ、日報フォルダを開いて内容を入力。さらにメールで「何月何日 日報」とタイトルを書き、宛先を入力し、「お疲れ様です。本日の日報を送ります。よろしくお願いします。」のような文章を入力して送信する。

一つ一つは小さな作業ですが、積もり積もって大きな時間の無駄に。この非効率さが、残業を生む温床になっています。おそらく、「日報を書くことが大好き！」という社員は少ないでしょう。自分が営業マンだった頃を思い出してください。優秀な営業マンほど、日報を書く時間があれば営業に費やしたいと感じていたでしょう。

②上司が読んでいるか分からない

日報で何か有益な情報を報告したとき、上司から褒められたことはありますか？ただでさえ、日報を面倒だと感じているのに、何の反応も無ければ、「何のために書いているのだろう？」と疑問を感じます。

そもそも、エクセルの日報は誰がファイルを開いたのかの履歴が残りません。つまり、自分の日報が果たして上司の目に触れたのかどうかさえ、わからないのです。これでは、せっかく苦労して日報を書いても「誰かの役に立っている」という実感を持つことが困難です。

「じゃあ、上司がコメントすればいいの？」と思いますよね。でもエクセルの日報は、上司がコメントをしたとしても、書いたことをメールや口頭で伝えなければ、部下にはわかりません。コミュニケーションが取りづらいというのも、エクセルの日報の特徴です。

上司目線のデメリット

①日報を確認するのが面倒

あなたの日報フォルダは、このようにエクセルファイルであふれていませんか？

エクセル日報は「ファイルを1つずつ開いて閉じる」をメンバーの分だけ繰り返さないと、内容が分かりません。メンバーが増えるほど大変です。いざ日報にコメントしようと思ったら、相手がファイルを開いたままで、読み取り専用になっていた、なんてこともあるでしょう。

また、日報を読む人＝上司のみというケースも多いもの。部下としても、日報を読む相手が上司だけだとモチベーションを保つのが難しく、コピペで適当に済ます…ということになりかねません。

②過去の日報が検索できない

さらに大きなエクセルファイルの問題は、「検索できない」ということです。

• 「A社の案件の進捗状況はどうなっていたっけ？」
• 「このまえ書いていたB社の情報はどこだっけ？」

最初はエクセルファイルを開いて探していたものの見つからず、結局、本人に聞くことになります。聞かれた部下は「この前の日報に書いたじゃないか」と不満に思うでしょう。

これでは、活用できない無駄な情報が積み上がるだけの日報になります。上司にとっても、部下にとっても、一体なんのための日報なのかわからなくなります。

③外出先で日報が確認できない 

日報のエクセルファイルは、社内のイントラネットからしか開けないという方も多いでしょう。しかしこれだけスマートフォンが普及しているにも関わらず、仕事で活用できないというのは大きな損失です。

スマホで使いやすい日報とは？

人手不足の昨今、上司自身もプレイヤーとして業務をこなししつつ、部下のマネジメントもしなければならない、というプレイングマネジャーが増えています。

さらに労働時間の短縮や有給休暇取得の義務化により、これからは時間当たりの成果を求められる時代になりました。そんな中、部下のマネジメントの要である日報をタイムリーに確認できないというのは、大きな痛手です。

これからは、マネジメントをいかに効率良く行うかが、ビジネスを成功に導く決め手となります。そこでオススメなのが、エクセル日報のデメリットを解消した日報アプリです。

脱エクセル日報！進化するクラウド日報

これまでは、日報を確認するのは上司や管理職でした。しかしクラウド型の日報なら、社員全員が日報を閲覧することができ、自由にコメントを書くことができます。

ここでは、日報アプリgamba!（ガンバ)を例に、日報をアプリで運用するメリットについてご紹介します。

日報アプリの特徴

外出先でカンタン日報提出！

gamba!はスマートフォンやタブレット端末にも対応。通勤や移動中に日報が作成できれば、わざわざ会社に戻って疲れた体で残業する必要性もなくなり、業務効率も上がります。日報を書くために会社へ戻ることがなくなるため、移動時間や残業時間の削減もできます。

日報アプリgamba!

リアルタイムなやりとりで行動改善スピードを上げる

gamba!の日報はFacebookのように時系列でUPされ、コメントができるようになっています。リアルタイムに進捗状況を把握できるので、上司はミーティングを待たずに、具体的な指示を部下に出すことができます。

一方、タイムリーなアドバイスを受けた部下は、業務の見直しをスピーディーに行えます。激励の言葉や商談を成功に導く的確なアドバイスができれば、部下のモチベーションもアップするでしょう。

ノウハウは属人化しがちですが、日報で成功例や失敗例、競合の動きをを共有できれば、それらの情報を踏まえた案件アプローチをチームで検討することが可能になります。

セールストークのレベルを高めれば、より顧客の課題に適した提案を行える営業チームへと成長させることができます。ノウハウや好事例を共有できる環境は、会社の成長にも繋がります。

日報アプリのコメント機能

検索機能で読みたいものをすぐにピックアップ

期間や人物を指定して検索したり、キーワード検索ができるため、過去の日報が簡単に探せます。

例えば、自分の日報だけを表示させれば、週報や月報がスムーズに作成できます。また、「あの案件どうなってるんだっけ？」と思った時、案件名や顧客名で検索することもできます。異動や退職の業務引継時にも、キーパソーンは誰で、過去にどのような商談があったのかが把握でき、スムーズに引き継ぎを行えます。

日報アプリの検索機能

まとめ

業務を効率化する日報アプリ

最後に、弊社の「日報アプリgamba!」をご紹介させてください。

株式会社gamba

2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。