Googleフォームを活用した日報の作成方法！作成の流れや事例を解説
Googleフォームは、手軽にアンケートやフォームを作成できる便利なツールですが、実は日報の作成や管理にも活用できます。この記事では、Googleフォームを使って効率的に日報を作成・管理する方法や具体的な活用例を紹介します。
日報を活用することで、チーム内のコミュニケーションやプロジェクトの進捗管理が向上し、業務効率が大幅にアップすることでしょう。それでは、具体例を解説しながら、Googleフォームでの日報の活用方法を見ていきましょう。
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目次
Googleフォームとはなにか
Googleフォームは、Googleが提供する無料のアンケートフォーム作成ツールです。専門知識は不要で、ドラッグ＆ドロップなどの簡単な操作で、問い合わせフォーム、アンケート、イベントの申込フォームなどを手軽に作成できます。
収集した回答は自動でスプレッドシートに集計されるため、データ分析も容易です。顧客満足度調査やセミナーの申し込み、社内アンケートなど、ビジネスの様々な場面で活用できる便利なツールです。
ビジネスシーンでのGoogleフォームの活用方法
Googleフォームはその手軽さと機能性から、ビジネスの様々な場面で活躍します。ここでは代表的な5つの活用方法を、導入のメリットと共にご紹介します。
1. 顧客満足度調査・市場調査
商品やサービスへの意見を収集。手軽に作成・配布でき、回答は自動集計されるため分析も容易です。外部委託よりコストを抑えられます。
2. セミナー・イベントの参加申し込み
セミナー等の参加者を募集。申込情報を一元管理し、定員管理も可能です。確認メールの自動送信設定で手間も削減できます（一部要連携）。
3. Webサイトの問い合わせ窓口
Webサイトに設置し、顧客からの質問や意見を受付。専門知識なしで簡単に設置でき、24時間受付が可能です。情報整理も効率化します。
4. 社内アンケート・意見収集
従業員満足度調査や業務改善アイデアを募集。匿名設定で本音を引き出しやすく、迅速な情報収集とペーパーレス化に貢献します。
5. 日報の提出・管理
従業員の日々の業務報告を収集・管理。統一フォーマットで報告を標準化し、提出状況をリアルタイムで把握できます。データ蓄積で振り返りも容易になり、ペーパーレス化にも貢献します。
Googleフォームのメリット
Googleフォームは、無料で簡単にアンケートやフォームを作成できるツールです。シンプルなインターフェイスで、初心者でも手軽に使い始めることができます。
また、Googleフォームで収集したデータは、Googleスプレッドシートと連携して管理することができるため、データの管理や分析が容易になります。
Googleフォームのデメリット
Googleフォームで日報を活用する際には、いくつかのデメリットも考慮する必要があります。以下に主なデメリットを挙げます。
- 日報のカスタマイズ
Googleフォームは簡単にフォームを作成できる反面、レイアウトやデザインのカスタマイズ性には限界があります。独自のデザインや機能を追加するのは難しいため、企業独自のニーズに応えられない場合があります。 - 過去の日報へのアクセス性
Googleフォームで収集されたデータは、スプレッドシートで一元管理されますが、過去のデータへのアクセスや検索が煩雑になることがあります。特定の日報をすぐに見つけることが難しくなる場合もあるため、データ管理の工夫が必要です。 - 日報に対するフィードバック
Googleフォームでの日報では、スプレッドシートでの管理のため日報へのフィードバックが難しくなります。コミュニケーション面に関しては、別ツールを利用するなどをお勧めします。
日報の重要性
日報は、一日の仕事の進捗や成果、問題点などをまとめた報告書です。日報を作成することで、自分自身のタスク管理や進捗確認がしやすくなります。
また、日報を共有することで、チーム内の情報共有やコミュニケーションが向上します。
Googleフォームで日報を作成する手順
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Googleフォームにアクセス
Googleフォームにアクセスして、「ログイン」からログインします。
https://workspace.google.com/intl/ja/products/forms/
新しいGoogleフォームの作成
①フォームの開始
Googleドライブの「新規」から、またはGoogleフォームのサイトで「空白のフォーム」を選択し、作成を開始します。
②基本情報の設定
フォームに管理しやすい「タイトル」と、必要に応じて「フォームの説明」を入力します。
③質問項目の作成
日報に必要な「日付」「氏名」「業務内容」「進捗状況」「課題」「所感」などの質問項目を、記述式や選択式など適切な形式で追加していきます。
Googleフォームの日報に必要な質問の設定・質問タイプの選択
日報に必要な質問タイプを設定する際に、質問タイプを選択することが重要です。例えば、日付を入力する項目には「日付」、自由に記述する項目には「記述式」や「段落」を選択しましょう。以下に設定の例を示します。
提出日時
- 概要：日報の記入日を記録
- 設定タイプ：「日付」または「日付と時刻」
- 特徴：
- 自動で現在の日時を入力可能
- 過去の日付も選択できるため、遅れての提出にも対応
- 必須項目として設定することを推奨
入力者名
- 概要：報告者の氏名を記録
- 設定タイプ：「テキスト（短文）」または「ドロップダウン」
- 特徴：
- ドロップダウンにすることで表記ゆれを防止
- メールアドレスと連携させることで、自動入力も可能
- 必須項目として設定することを推奨
業務内容
- 概要：実施した業務の詳細を記録
- 設定タイプ：「テキスト（長文）」
- 特徴：
- 複数行の入力が可能
- 文字数制限を設定可能
- 必須項目として設定することを推奨
業務時間
- 概要：業務の開始時刻と終了時刻を記録
- 設定タイプ：「時刻」または「テキスト（短文）」
- 特徴：
- 時刻形式を統一できる
- 入力形式のバリデーションが可能
- 必須項目として設定することを推奨
業務区分
- 概要：実施した業務のカテゴリを分類
- 設定タイプ：「チェックボックス」または「ドロップダウン」
- 特徴：
- 複数選択が必要な場合はチェックボックス
- 単一選択の場合はドロップダウン
- データ集計時の分析が容易になる
進捗状況
- 概要：タスクの進捗度を記録
- 設定タイプ：「リニアスケール」または「ドロップダウン」
- 特徴：
- 数値での進捗管理が可能
- 選択肢を限定できる
- データの可視化が容易
特記事項・課題
- 概要：注意点や課題、次回への引き継ぎ事項を記録
- 設定タイプ：「テキスト（長文）」
- 特徴：
- 自由記述形式
- 必要に応じて任意項目として設定可能
- 文字数制限の設定が可能
添付ファイル
- 概要：関連資料や成果物を添付
- 設定タイプ：「ファイルのアップロード」
- 特徴：
- ファイル容量制限の設定が可能
- 受け付けるファイル形式の制限が可能
- 任意項目として設定することを推奨
Googleフォームの日報作成のコツと設定
必須項目の設定・デザインの調整
日報で必ず回答してほしい質問には、右下の「必須」をオンにしておきましょう。これにより、回答者が必須項目を埋めずにフォームを送信することができなくなります。
デザインの変更方法
テーマの変更
- 右上の「カラーパレット」アイコンをクリック
- 以下の要素をカスタマイズ可能：
- ヘッダー画像の追加・変更
- テーマカラーの選択
- 背景色の選択
- フォントスタイルの選択
- 「カスタム」を選択すると、より詳細な色の指定が可能
ヘッダーのカスタマイズ
- タイトルの編集
- フォームタイトルをクリックして文言を変更
- フォントサイズは自動で調整
- ヘッダー画像の設定
- 「画像を追加」をクリック
- 以下の方法で画像を追加可能：
- アップロード
- Googleフォトから選択
- URLで指定
- Googleドライブから選択
- 画像を検索
- 画像の配置とサイズを調整可能
セクション分けとレイアウト
- セクションの追加
- 右側のツールバーから「セクションを追加」を選択
- セクションごとに見出しと説明文を設定可能
- 質問の配置
- ドラッグ&ドロップで質問の順序を変更
- 「質問を複製」で同じ形式の質問を素早く追加
- 「質問を移動」で別セクションへの移動が可能
- レイアウトオプション
- 複数の質問を1行に配置可能
- グリッド形式での質問配置
- セクションごとのページ分け
Googleフォームの確認
- プレビューで確認
- 右上の「目のマーク」をクリックして表示確認
- スマホ表示も確認
- テスト入力
- 実際に回答を入力してみる
- 必須項目の動作確認
- 送信後のデータを確認
- 共有設定
- 実際に使用する人が開けるか確認
収集した日報の分析
- 基本的な確認方法
- フォームの「回答」タブで、自動作成される集計グラフを確認できます
- 回答者数や選択式の質問は、自動でグラフ化されています
- 詳細分析（スプレッドシート活用）
- 「回答をスプレッドシートで表示」から、全データを表形式で確認
- 簡単な集計例：
- 日別の業務時間合計
- 業務カテゴリごとの件数
- チーム別の進捗状況
- グラフでの可視化
- スプレッドシートの「グラフを挿入」機能で作成可能
- おすすめの分析：
- 業務内容の割合（円グラフ）
- 時間の推移（折れ線グラフ）
- 担当者別の業務量（棒グラフ）
特別な技術は必要なく、基本的な操作で業務の可視化と分析が可能です。
具体的な日報の作成例
営業日報
営業日報は、営業担当者がその日の訪問先や成約状況、顧客からの要望などをまとめたものです。Googleフォームで営業日報を作成することで、営業チーム全体の情報共有が効率的に行えます。
下記が、営業日報を作成する一例となります。
- Googleフォームを開き、「新しいフォーム」をクリックします。
- フォームのタイトルに「営業日報」と入力し、説明文に「営業活動の進捗状況や成果、顧客からの要望などをまとめる日報」と記載します。
次に、営業日報に必要な質問項目を追加しましょう。
- 氏名（記述式） – 営業担当者の氏名を入力します。必須項目に設定。
- 日付（日付） – 日報の作成日を入力します。必須項目に設定。
- 訪問先企業名（段落） – その日に訪問した企業名を入力します。必須項目に設定。
- 訪問先担当者名（段落） – 訪問先の担当者名を入力します。必須項目に設定。
- 訪問内容（段落） – 訪問の目的や内容を詳細に記載します。必須項目に設定。
- 顧客からの要望・問題点（段落） – 顧客からの要望や問題点を記載します。
- 備考（段落） – その他の情報や報告事項があれば記載します。
まとめ
Googleフォームを活用して日報を作成することで、効率的な情報共有やタスク管理が可能になります。日報のテンプレート作成や回答データの管理方法をマスターし、チーム内のコミュニケーションやプロジェクト進捗を向上させましょう。
また、フィードバックなどコミュニケーションとして日報を活用したい場合は日報アプリをお勧めします。日報専用アプリのため、テンプレートが無制限に作れたり管理が圧倒的にしやすくなります。
興味がある方は、下記記事を参照してみて下さい。
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