長時間労働を撲滅しつつ目標達成する日報の書き方とは？
最大手広告代理店の入社1年目だった女性社員が昨年末に自殺するという悲しい事件がありました。みなさんもまだ記憶に新しいところではないでしょうか。この女性は、亡くなる前の10月には105時間にわたる残業をしていたと報道されています。
研究によれば、人間の脳は朝起きてから13時間しか集中力が持ちません。それを過ぎると、集中力は酒酔い運転と同じレベルまで落ちてしまうといわれています。長時間労働に依存した仕事の進め方は、経営者にとっても決して合理的なものとはいえません。
しかし、長時間働いてもらうことで人材不足を補い、それによって売上や利益をなんとか出してきたやりかたを変えることに、不安を感じる経営者もたくさんいます。定時の業務時間内で今までと同じ、あるいはそれ以上の成果を出せる方法はあるのでしょうか？
目次
なぜ、中小企業に長時間労働が蔓延するのか？
中小企業に長時間労働が蔓延する要因は、下記の5つです。
- 従業員の時間あたりの生産性が低い
- 残業代が生活給になっている
- 上司や同僚が残っているので、帰りにくい
- 業務上どうしても帰れない状況を会社が作ってしまっている
- 緊急性の高い仕事が急に入り、その対応をする必要が発生したため
整理すると、①②は従業員個人に起因する問題、③④は、社内の文化、体制の問題、⑤は主に外的要因による問題と分けることができます。
どうすれば、長時間労働をなくせるのか？
上記の5つの要因を一つ一つ、詳しく吟味してみましょう。
①従業員の時間あたりの生産性が低い
これは、求められている仕事を遂行するために必要な十分なスキル・能力が社員個人に十分に備わっていない、もしくは社員が意図的に手を抜いているという理由から生まれるものです。
対策としては、社員個人の能力を正確に把握すること、そしてその能力に少しストレッチが必要なレベルの仕事内容や目標を与えることで解決できます。さらに、個人の能力と業務成果をできるだけ正確に把握することで、精一杯やっているのか、そうでないのかを判断することができます。
日報を活用し、どの仕事にどれだけの時間を要するのか、また他のメンバーがやった時との比較を行うことで、上記を把握し、改善することが可能です。
②残業代が生活給になっている
これは、能力以上の給与を従業員が望んでしまっているか、もしくは能力に見合った給与が支払われていない場合に発生します。もちろん、給与以外にもその仕事行うモチベーションを持って仕事に取り組んでいる場合もありますので、それらを含めた対価を設定できているかどうかがポイントです。
「自社の基準では、この仕事にはこの給与なんだ！」「ウチではこの給与しか払えない！」というのは、このご時世通じない話です。他社の給与水準の情報や、新たな転職の誘惑が溢れかえっている現代において、仕事と給与が妥当かどうかはむしろ社員の方が多くの判断基準を持っているといえます。
もし他社と比較して相対的に自社の給与の方が低いのであれば、それでも自社で働くべき意義(給与以外の就業条件、福利厚生、ビジョン、持ち株制度、就業環境等)を明確に社員に示せるかどうかが重要になります。
日報によって上記の問題を全て解決することはできませんが、「社員の成長を日々、日報を通じてフォローし、成長を促す仕組みがある」ということは他社と比較して就業環境の優位性を出せる要素になるかと思います。
③上司や同僚が残っているので帰りにくい
これは、組織文化的な、特に従来型の日本企業に多く見られる問題です。「同じ部署であれば、仕事があってもなくてもみんなで同じ時間に帰る」という文化は、組織の労働生産性を著しく損ねる要因です。
自分の仕事が終わったら帰宅する、という当たり前のことが当たり前にできる文化を気づくしかありません。多くの場合、上司が率先して定時帰宅するなどの改革が必要です。これを防ぐには、管理職にも日報を書いてもらうことで、部署全てのメンバーの労働内容を見える化することです。
④業務上どうしても帰れない状況を会社が作ってしまっている
以前問題になった、いわゆる「ワンオペ」等がその代表的なものでしょう。業務上、社員が帰れない状況や、休みや休憩が取れない状態を作らないと経営が立ち行かないのは、そもそもその会社の「ビジネスモデル」がこの時代に合っていないか、もしくは経営者の経営スキルに問題があるかのどちらかです。
全ての部署において、同じ状況であるならばビジネスモデル、もしくは経営者を変える必要がありますが、一部の部署で起こっている問題であれば、日報を共有することで、たとえ経営者が気づかなかったとしても、他の役員や幹部が問題を早期発見できるようになり、改善を打つタイミングが速くなります。
⑤緊急性の高い仕事が急に入り、その対応をする必要が発生したため
この状況が一番回避が難しいかもしれません。しかしながら頻度が低ければ突発性が高く回避しにくいと言えますが、これがもし頻繁に起き、状態化しているようであればそのような状況にならないように事前に対策を打っておく必要があります。
これも、日報でどのような問題が日々起こっているか、それに対して仕組みで改善することができないかを考え体制を修正することは、経営者やマネージャーが行う大事な仕事です。
どうすれば、定時勤務で目標達成できるのか？
なぜ、長時間勤務が発生するか、どうすれば長時間労働をなくすことができるかについて、解説をさせていただきましたが、最後は「どうやって定時勤務で目標を達成させるか？」について考えてみましょう。
目標を定量化し、日々の目標にまで落とし込み、毎日真剣に追いかけ活動を結果が出るように修正するという日次のPDCAを回し続けることにあります。
多くの企業が年度に立てた目標を四半期、月次まで落とし込み、メンバーの役割に応じてKPIを設定するというところまでは実施されていると思いますが、そのKPIを日次まで落とし込み、日次のPDCAを回すというところまで徹底されていないケースは多いのではないでしょうか。
月次の目標達成は、1日の成果の積み重ねであり、その積み重ねなしに月次の成果が生まれることはありません。ただ、月次の目標を日次ベースにまで落とし込んでも、それを毎日追いかけて日々小さな改善を行っていくということは、なかなか簡単ではありません。
とても地味な活動が必要です。日々の小さな改善は、大きな成果に一見繋がらなく見えます。ですが、1週間の成果は、毎日の改善の5日間の集積であり、1ヶ月の成果は20日間の改善の集積でしかありません。
日報アプリを使って目標達成の仕組みを作ろう
長時間労働を撲滅しつつ目標を達成するカギは、目標を定量化し、日々の目標にまで落とし込み、毎日真剣に追いかけ活動を結果が出るように修正するという、日次のPDCAを回し続けることにあります。
「うまくいったことを仕組み化させる」、「うまくいっていないことをうまくいくように修正する」、「気づきを共有し、再現性を高める」の3つを実践できれば、チームは必ず目標を達成できます。
日々の仕事を振り返るために最適なツールが「日報」です。今回は国内最大級の登録実績を誇る日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」をご紹介。gamba!を使うと何が変わるのか、目標達成するチームづくりにどう貢献するのか解説します。
①行動を振り返り、修正できる
うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。
書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。
gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。
②情報の横展開ができる
メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。
また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。
上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる
みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。
また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。
「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。
チームワークが良くなる
各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。
そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。
③競争心に火がつく
日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。
メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。
実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。
④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！
スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。
さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。
仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。
⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる
日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。
そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。
でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。
いますぐ日報アプリを試してみよう
日報共有アプリgamba!には、目標達成を実現するためのツールが満載です。
外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。
日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を一掃できます。
日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。
会社様に応じた効果的な使い方を相談できる「オンライン無料相談」を開催しています。
2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。
