事故報告書の書き方を解説！【例文・無料テンプレート付き】

最終更新日：2025年5月12日

本記事では、職場で発生した事故の原因究明と再発防止に不可欠な「事故報告書」の作成方法について、具体例を交えながら詳しく解説しています。事故報告書は、単なる記録文書ではなく、組織の安全文化を醸成し、類似事故を未然に防ぐための重要なツールです。
本記事では、事故報告書の目的と重要性から始まり、作成時の5つのポイント、必須記載項目の詳細、そして実際の文例まで、実務で即座に活用できる情報を網羅的にご紹介しています。

また、事故報告をより効率的に行うための日報アプリgamba!の活用方法についても、実際の導入企業の成功事例とともに解説します。さらに、無料のテンプレートダウンロードもご用意していますので、本記事を参考に、効果的な事故報告書の作成と職場の安全性向上にお役立てください。

事故報告書とは
事故報告書の目的と重要性
事故報告書作成の5つのポイント
事故報告書の記入項目
報告書作成時の3つの注意点
gamba!で報告書作成をする3つのメリット
具体的な事故報告書の文章例
事故報告書に関するQ&A
日報アプリgamba!を利用した事故報告書の事例
まとめ

事故報告書とは

事故報告書は、職場で起きた事故の詳細を記録し、原因を分析し、再発防止策を立案するためのドキュメントです。事故報告書は、事故の再発防止や職場の安全性向上に貢献します。

事故報告書の目的と重要性

事故報告書は労働安全衛生管理の基盤となるツールです。事故の発生状況や原因を正確に記録し分析することで、再発防止策の立案と実施が可能になります。また、報告書の共有により組織全体の安全意識が向上し、類似事故の予防にも効果を発揮します。これにより、職場の安全性向上と事故の未然防止につながります。

詳細な事故情報を共有するため

事故報告書を作成する第一の目的は、発生した事故の詳細情報を正確かつ包括的に記録し、組織内で共有することです。事故の発生日時、場所、関係者、被害状況、対応内容などを体系的に記録することで、組織全体が同じ認識を持つことができます。また、時間の経過とともに記憶が曖昧になることを防ぎ、後日の検証や分析においても正確な情報を参照できるようになります。さらに、事故情報の共有は、類似部署や関連業務を行う部門への水平展開を可能にし、組織全体のリスクマネジメント能力の向上にも寄与します。

事故の再発防止

事故報告書のもう一つの重要な目的は、事故の原因を分析し、効果的な再発防止策を立案・実施することです。詳細な事故記録から根本原因を特定し、同様の事故が再び起こらないよう具体的な改善策を策定します。これには、作業手順の見直し、設備の改良、安全教育の強化などが含まれます。また、報告書は法的責任の明確化や保険請求の根拠資料としても機能し、組織の透明性と説明責任を果たす上でも重要な役割を担います。定期的な振り返りと改善により、組織の安全意識の向上と事故ゼロの職場環境構築を目指します。

事故報告書作成の5つのポイント

ポイント1：即座に記録を開始する

事故発生後は、記憶が鮮明なうちに速やかに記録を開始することが重要です。時間の経過とともに記憶は曖昧になり、重要な詳細が失われる可能性があるためです。事故発生から24時間以内の初期報告書作成を目指し、必要に応じて後日詳細を追記する方式を採用することも効果的です。また、現場の写真撮影や関係者への聞き取りも早期に実施し、客観的な証拠を確保することが大切です。スマートフォンやタブレットを活用して現場で直接入力できる環境を整備することで、より迅速かつ正確な報告書作成が可能になります。

ポイント2：5W1Hを明確にする

効果的な事故報告書には、5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように）の要素を明確に記載することが不可欠です。特に「When（いつ）」は具体的な日時まで、「Where（どこで）」は建物名や階数、部屋番号まで詳細に記録します。「Who（誰が）」では関係者全員の氏名と役割を、「What（何を）」では事故の内容と被害状況を、「Why（なぜ）」では推定される原因を、「How（どのように）」では事故の経緯と対応を具体的に記述します。これらの情報を網羅的に記載することで、第三者でも状況を正確に把握できる報告書となります。

ポイント3：客観的事実と推測を区別する

報告書作成において最も重要なのは、観察された客観的事実と個人の推測や憶測を明確に区別することです。事実は「機械の温度が通常時より20度高い状態だった」のように具体的な数値や状態で記載し、推測は「高温が原因と推測される」のように明確に推測であることを示します。主観的な表現（「激しく」「かなり」など）は避け、計測可能な数値や具体的な状況描写に置き換えます。また、複数の関係者からの証言がある場合は、それぞれの視点を区別して記載し、事実関係の整合性を確認することも重要です。

ポイント4：写真や図面を活用する

文章だけでは伝わりにくい情報を補完するため、写真や図面を積極的に活用することが重要です。事故現場の全体像、被害箇所の詳細、設備の配置図、作業者の位置関係などを視覚的に示すことで、より正確な状況把握が可能になります。写真撮影時は、広角での全体像と被害箇所のクローズアップの両方を撮影し、必要に応じて矢印や説明文を追加します。また、時系列での変化を示す場合は、複数の写真を並べて比較できるようにすることも効果的です。デジタル機器を活用することで、高画質な画像を報告書に簡単に組み込むことができます。

ポイント5：再発防止策は具体的に記載する

再発防止策は抽象的な表現を避け、実行可能な具体的内容を記載することが重要です。「注意を払う」「気をつける」といった曖昧な表現ではなく、「作業前チェックリストを作成し、2名体制で確認する」「警告表示を蛍光色で3箇所に設置する」など、誰が・いつ・どのように実施するかを明確にします。また、短期的対策と長期的対策を区別し、それぞれの実施時期と責任者を明記します。対策の効果測定方法も併せて記載し、PDCAサイクルを確実に回すための仕組みを構築することで、継続的な改善につなげることができます。

事故報告書の記入項目

事故報告書には、事故の発生から対応、再発防止までの一連の流れを正確に記録する必要があります。本章では、報告書に記載すべき具体的な項目と、それぞれの記入方法について詳しく解説します。

基本情報の記入

発生日時、場所、報告者名などの基本情報は報告書の土台となります。日付は年月日に加え発生時刻まで正確に記入し、場所は建物名や階数、部屋番号など具体的に特定できる情報を記載します。報告者は実際に現場を確認した人物の氏名と所属部署を明記します。これらの情報は事後の検証や分析の際に重要な役割を果たします。

【記入例】
発生日時：2024年3月15日　14時35分
発生場所：第二工場　3階　機械加工室（部屋番号：3-201）
報告者：山田太郎（製造部　第一課）

事故の概要

事故の内容を第三者が理解できるよう、5W1Hの要素を含めて簡潔に記述します。特に「何が」「どのように」発生したのかを明確にし、事故の規模や影響範囲についても具体的な数値を用いて説明します。写真や図面があれば添付し、視覚的な情報も提供することで、状況をより正確に伝えることができます。

【記入例】
旋盤加工中、切削工具が破損し、破片が飛散。作業者1名が右手に軽傷を負った。機械は緊急停止し、生産ラインが約2時間停止。

被害状況の詳細

人的被害、物的被害、その他の損害について具体的に記載します。負傷者がいる場合は、氏名、年齢、負傷の程度、治療の要否などを明記します。設備や機器の損傷がある場合は、その範囲と程度、修理や交換の必要性を記載します。また、業務への影響や納期遅延などの二次的な影響についても言及します。

【記入例】
人的被害：佐藤次郎（35歳）右手親指に2cm程度の裂傷、応急処置後、病院にて3針縫合
物的損害：切削工具1本破損（交換費用約5万円）、防護カバーに一部変形

事故発生時の状況

事故が発生した際の作業内容、天候、照明条件、機器の稼働状態など、環境要因を詳しく記述します。関係者の位置関係や動きも時系列で整理し、事故に至るまでの経緯を第三者が理解できるよう具体的に記載します。その際、推測や憶測は避け、事実に基づいた記述を心がけます。

【記入例】
作業内容：アルミ合金の旋盤加工（直径50mm、長さ200mm）
機械設定：回転数1200rpm、送り速度0.2mm/回転
作業開始から約30分経過時に異常音とともに工具が破損

初期対応の内容

事故発生後の対応について、時系列順に詳細を記載します。応急処置や上司への報告など、取られた措置とその時刻を明確に記録します。また、対応に関わった人員の氏名や役割も併せて記載し、組織としての対応プロセスを明確にします。

【記入例】
14:35 事故発生、機械を緊急停止
14:37 負傷者の応急処置開始（止血処置）
14:40 上司（課長）へ第一報、救急車要請
14:45 工場長へ報告、現場保全の指示

原因分析

事故の直接原因と間接原因を多角的に分析します。人的要因（作業手順の誤り、確認不足など）、設備的要因（機器の不具合、メンテナンス不足など）、管理的要因（マニュアルの不備、教育訓練の不足など）の観点から詳細に検討し、それぞれの要因の関連性も考察します。

【記入例】
直接原因：切削工具の摩耗による破損
間接原因：工具交換基準の不明確さ、日常点検項目への未記載
根本原因：工具管理システムの不備、作業者への教育不足

再発防止対策

分析された原因に対する具体的な対策を提案します。即時対応が必要な緊急対策と、中長期的に実施する恒久対策を区分して記載します。各対策について、実施時期、担当者、必要な予算、期待される効果を明確にし、実現可能性の高い実効性のある提案を心がけます。

【記入例】
緊急対策：全切削工具の一斉点検（3/16実施、製造部）
恒久対策：工具管理システムの導入（4月末まで、生産技術部、予算50万円）
　　　　　作業者向け安全教育の実施（毎月1回、安全管理部）

フォローアップ計画

提案された再発防止対策の実施状況を確認するための計画を記載します。具体的なチェック項目、確認時期、確認方法、責任者を明記し、PDCAサイクルを確実に回す仕組みを構築します。定期的な見直しと改善の機会も設定し、継続的な安全管理の向上につなげます。

【記入例】
1ヶ月後：対策実施状況の確認（製造部長）
3ヶ月後：効果測定と改善点の抽出（安全委員会）
6ヶ月後：システム全体の見直しと更新（工場長承認）

事故報告書のテンプレートはこちら

下記に必要事項を入力の上、ダウンロードをして下さい。

報告書作成時の3つの注意点

事故報告書の作成には、特に重要な3つのポイントがあります。まず、主観的な推測を避け、客観的な事実のみを記録することが不可欠です。次に、事故発生から対応までの流れを時系列で正確に整理することで、状況の把握と分析が容易になります。さらに、専門用語と一般用語を適切に使い分け、誰が読んでも理解できる明確な表現を心がけることが重要です。これらの点に注意を払うことで、より効果的な報告書を作成することができます。

客観的な事実の記載方法

事故報告書では、「～と思われる」「～のように見えた」といった主観的な表現は避け、「～を確認した」「～の状態だった」など、観察可能な事実を記載します。例えば、「機械が激しく振動していた」ではなく、「機械の振動が通常時の2倍の数値を示していた」というように、具体的な数値や観察事実に基づいて記述します。

時系列での整理のコツ

時系列での記録は、時間と行動を明確に結びつけて記載します。「9:15 異常音を確認」「9:17 設備の緊急停止を実施」「9:20 管理者に第一報」など、具体的な時刻とともに各行動を記録します。また、重要な判断や対応については、その理由や状況も併せて記載することで、より正確な状況把握が可能になります。

適切な言葉遣いのポイント

報告書では、社内の専門用語を使用する場合は必ず注釈を付け、第三者でも理解できるように配慮します。また、「すぐに」「かなり」などの曖昧な表現は避け、「5分以内」「約30%増加」など、具体的な数値を用います。さらに、敬語を適切に使用し、ビジネス文書としての品格を保つことも重要です。

gamba!で報告書作成をする3つのメリット

テンプレート機能の活用

gamba!のテンプレート機能を使用することで、事故報告書の作成が大幅に効率化されます。必要な項目があらかじめ設定されたテンプレートにより、記載漏れを防ぎ、統一されたフォーマットで報告書を作成できます。また、カスタマイズ可能なテンプレートは、業種や部署に応じた項目の追加・削除ができるため、現場のニーズに合わせた最適な報告書フォーマットを構築できます。これにより、迷わず必要情報を入力でき、作成時間の短縮と品質の向上を実現します。

スマートフォンに対応

gamba!は、AndroidとiOSの両方に対応した専用アプリを提供しており、現場からすぐに事故報告が可能です。パソコンの前に戻る必要がなく、事故発生直後の重要な情報を、記憶が鮮明なうちに記録できます。また、オフライン環境でも入力が可能で、通信環境が復旧次第自動的に同期されるため、どのような現場でも確実に報告書を作成できます。スマートフォンのカメラ機能と連動し、現場写真の撮影・添付も簡単に行えるため、より詳細で正確な報告が実現できます。

画像や動画の添付が無制限

gamba!では、画像や動画を無制限に添付できるため、文章だけでは伝えきれない現場の状況を視覚的に共有できます。事故現場の全体像、被害箇所の詳細、作業環境の状態など、複数のアングルから撮影した画像を添付することで、より正確な状況把握が可能になります。また、事故の瞬間や対応過程を動画で記録することで、時系列での変化や動きを含んだ情報共有ができます。これにより、報告書の説得力が向上し、原因分析や再発防止策の検討にも大きく貢献します。

実際の活用事例と成果

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具体的な取り組みと成果については、インタビュー記事をご覧ください。
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具体的な事故報告書の文章例

以下に、具体的な事故報告書の文章例をご紹介します。

文章例：工場での機械の故障

基本情報

発生日時：2024年7月20日（金）15:00
発生場所：第一工場　プレス加工エリア（A-3区画）
報告者：田中一郎（製造部第二課課長）
作成日：2024年7月20日 18:30

事故の概要 プレス機（型番：PR-2000X）の定期生産中に、金型の固定ボルトが破損し、上型が脱落。機械が緊急停止し、生産ラインが停止した。人的被害はなかったが、製品30個が不良品となり、復旧まで2時間を要した。

被害状況

人的被害：なし（作業者は安全な位置にいたため無事）
物的被害：
- 金型固定ボルト2本破損（交換費用：約3万円）
- 製品30個廃棄（損失額：約15万円）
- 金型軽微な変形（修理費用：約10万円）
業務影響：生産計画より120個の遅れ（翌日の休日出勤で対応）

事故発生時の状況

作業内容：アルミ板材のプレス加工作業
機械稼働状況：通常運転（ストローク数60回/分）
作業者：2名体制（機械操作1名、材料供給1名）
環境条件：室温28度、湿度65%、照明正常

原因分析

直接原因：金型固定ボルトの金属疲労による破損
間接原因：
1. ボルトの定期交換基準が未設定（使用開始から3年経過）
2. 日常点検でのボルト確認項目の不備
3. 振動測定による異常検知システムの未導入

再発防止策

緊急対策（実施済み）
- 全プレス機の固定ボルト一斉点検（7/21完了）
- 破損リスクの高いボルトの即時交換（5台分実施）
恒久対策
- ボルト交換基準の策定（6ヶ月または稼働時間1000時間）
- 日常点検項目への「ボルト緩み・亀裂確認」追加
- 振動センサーによる異常検知システムの導入（8月末予定）
- 作業者向け点検教育の実施（7月末実施予定）

フォローアップ計画

3ヶ月後：振動検知システムの効果測定（保全課）
1週間後：全機械の点検結果レビュー（製造部長）
1ヶ月後：新点検基準の運用状況確認（品質管理課）

事故報告書に関するQ&A

Q：事故報告はいつまでに行う必要がある？

A：事故報告のタイミングは、事故の重大性によって異なりますが、基本的には「即座に」が原則です。人身事故や重大な物損事故の場合は、発生直後に上司への口頭報告を行い、24時間以内に初期報告書を提出することが推奨されます。軽微な事故でも、3日以内には正式な報告書を作成・提出すべきです。初期報告では概要を速やかに共有し、詳細な分析や再発防止策は1週間程度で追記する形式が効果的です。また、法的な報告義務がある場合は、労働基準監督署への報告期限（重大災害は遅滞なく、それ以外は発生から1ヶ月以内）も考慮する必要があります。

Q：事故報告書は発見者が書くべき？

A：事故報告書の作成者は、必ずしも発見者である必要はありません。最も適切なのは、現場の状況を正確に把握し、事実関係を整理できる立場の人です。通常は、事故に関わった部署の責任者（係長や課長）が中心となって作成します。ただし、発見者や目撃者からの情報収集は不可欠であり、聞き取り調査を通じて報告書に反映させます。また、専門的な技術的判断が必要な場合は、技術者や安全管理責任者が作成に参加することもあります。重要なのは、客観的な視点で事実を記録できる人が中心となり、関係者全員の協力のもとで正確な報告書を完成させることです。

Q：事故報告書で原因不明な場合はどうしたらいいですか？

A：事故の原因が特定できない場合でも、報告書の作成は必要です。原因不明と記載するだけでなく、調査で判明した事実と可能性のある原因を列挙することが重要です。例えば、「原因は特定できないが、以下の要因が考えられる」として、複数の仮説を提示します。また、今後の調査計画（専門家による詳細調査、類似事例の調査など）も併せて記載します。さらに、原因が不明でも実施可能な暫定的な安全対策（作業手順の見直し、監視体制の強化など）を提案することで、同様の事故を予防できます。原因究明は継続的に行い、新たな情報が得られた時点で報告書を更新することも大切です。

日報アプリgamba!を利用した事故報告書の事例

日報アプリgamba!では、事故報告書を簡単に作成することができます。以下に、gamba!を利用した事故報告書の作成例をご紹介します。

上記のような形で、画像付きで分かりやすく事故報告書を作成することが可能です。

また、テンプレートを用いて作成できるため情報の漏れなども解消することができます。

興味を持っていただいた方は、ぜひ一度公式サイトを閲覧して見て下さい。

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まとめ

事故報告書は、職場の安全管理における重要なツールです。単なる記録としてではなく、事故の再発を防ぎ、職場全体の安全性を向上させるための貴重な情報源として活用することが大切です。本記事で解説した記入項目や注意点を参考に、より効果的な報告書作成に取り組んでいただければ幸いです。特に、客観的な事実の記載、時系列での整理、適切な言葉遣いを意識し、再発防止に向けた具体的な対策を提案することで、職場の安全文化の醸成につなげていきましょう。