新入社員教育 日報の活用ガイド

新人の失敗は上司の責任!ミスをさせない4つの新人教育とは

2020年8月11日

新人のころは、誰しもが仕事でミスや失敗をしてしまうもの。しかし、新人のせいだけにしてしまっていいのでしょうか。

上司やリーダーの指導方法や、運営の仕方に問題はないのでしょうか。新人がミスをしないようにするにはどうすればいいのでしょうか。ミスを事前に防ぐために、上司が身に着けたい新人教育を紹介します。

①ミスをした原因を探る

新人はまだまだ会社のことは知らないことばかりで、仕事のミスをしてしまうのはある意味当然のこと。ただし、それを新人のせいだけにしてはいけません。

上司の伝え方に問題はなかったか、新人への仕事の配分に偏りはなかったか、しっかりと新人が理解できるよう教育したうえで、教育する側の目線でも振り返ってみてみましょう。

しっかりとミスをした原因を探り、リカバーするという指導方法が大切。新人のミスは当然のことであり、それは必ずしも新人が悪いというわけではありません。言い換えれば、上司の教育方法に問題がある場合もあるということを念頭にいれておきましょう。

②適度に休憩を与える

人間の集中力を持続させる最高時間は1時間といわれています。つまり、それ以上継続して仕事をさせてしまうと、逆にミスが起こりやすいといえます。

新人のころは特になかなか上手に休憩をとれなかったりしがち。モーレツに机やパソコンに向かって仕事するだけが、業務ではありません。しっかりと仕事ができる体力、態勢を整えて初めて成果を出せるものです。

まずは、上司自信が休憩に誘ってあげたり、声掛けをしてあげるなどといった教育を心がけましょう。それによって新人も、適度な休憩をとることの大切さを知ることができ、集中力の低下を抑える効果も得られます。

③あいまいな言動や反応を正す

新人の中には仕事に夢や希望を抱いている方もいるでしょう。そういった人たちは周囲に認めてもらおうと、上司から伝えられた情報や知識を、しっかりと自分の中で整理する前に行動をしてしまいがち。

今何をするべきか、これから何をしていくのかをまず聞いてみましょう。そこでもし、新人からあいまいな答えが返ってきたら、一度立ち止まらせて、もう一度考え見るように促すことも、新人教育として大切なこと。

一つの目標に向かって進むとき、あいまいで漠然としたタスクを抱え、具体化せずに突っ走る癖をつけてしまってはこの先が不安でなりません。そういった部分は、新人教育のうちに正しておくようにしましょう。

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④故意にプレッシャーをかけすぎない

新人教育に限らず、人間はプレッシャーを与えられると、普段では簡単にできていることすら失敗してしまうことがあります。特に、上司からの評価が気になる新人には、このプレッシャーに注意をしましょう。

上司からは背中を押す程度のプレッシャーにとどめ、過度に相手を追い込むのはミスの元になり、全くいい方向には進みません。過度に相手を追い込んでしまっては、上司自らが新人にミスをさせているのと同じようなもの。

思い切って仕事をする勇気を与える、というような背中を押す程度のプレッシャーにとどめ、新人のミスを頻発させない教育が、よい会社を作っていくのです。

日報を使った新人教育とは

新人を教育するのにオススメなのが日報です。

日報の書き方のコツ

新入社員を育成するには、どうやって進めればよいかを自分で考えさせ(Plan)自分で行動し(Do)振り返り(Check)次に活かす(Act)という、いわゆるPDCAサイクルを回せるテンプレートを設定すると良いでしょう。

こうして毎日日報を書き続けると、表現力の引き出しが増えて、文章力がつきます。事実や考えを言語化できないと、顧客への提案もできません。実践を通じて得た学びをもとに、どうしたら次はうまくいくのかを自分で考えさせることで、主体性を持たせることができます。

とはいえ、これらは1人で行うのではありません。上司と一緒に振り返ることが重要です。

PDCAサイクルを回す日報テンプレート

 

日報を通じてコミュニケーションを図る

「日報=部下が上司に報告する」という一方通行のものにするのではありません。大切なのは日報を通じてコミュニケーションを図ること。読み手(上司)が求めている情報は、あなたがどのようなPDCAを回しているのか、業務の進捗はどうなっているのか、なにか困っていることはないか、ということです。

そういった情報を記載することで、上司がコミュニケーションをとりやすい環境が整い、マネジメントしやすい職場環境になります。

 

日報で心理状態が見える

毎日日報を書いていると定型化してきます。ただ、ちょっとした心理的変化を日報に記載することで日々、内容の異なる日報を作成できるようになります。その文化があなたの会社に浸透すれば、心理的変化から退職リスクなど上司が察知しやすくなり、より良いマネジメント、会社運営の役に立ちます。

理想的なのは、チームや職場の全員で日報を共有すること。みんなで業務の進み具合を確認するだけでなく、コミュニケーションを円滑にし、抱えている悩みなどの内面的なケアーも可能になります。

まとめ

日報は、共有することでマネジメントの武器になります。さらに、情報共有のしやすさや社内コミュニケーションとして活用するなら、デジタル化したほうが効果的です。

日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい形の日報を、ますは無料でお試しください。

 

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