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リーダーが身につけたい生産性の高いチームの作り方

2018年1月21日

仕事ができる人ほど、自分がリーダーになった時、部下の仕事が思い通りに運ばないことに苛立ってしまいがち。そして「自分でやったほうが早い」と、ついメンバーの仕事を自分で行ってしまうことも。

それではチームの仕事の効率は上がりません。生産性の高いチームに育てるために、どのような点に注意すると良いのでしょうか。

リーダーの画像

生産性の高いチームの作り方①作業と時間のムダを徹底的に排除する

メールのやり取り一つとっても、すぐに返すことで無駄な待ち時間が減り、その分仕事が進みます。部下から仕事の完了を報告するメールが来たとします。特に問題がなかった場合、メールの返信は後回しになり、場合によっては返信をしないことも。

上司のあなたにしてみたら、問題がないから返信を後回しにしているのですが、部下は「何か問題があるのかも」とドキドキしながら返信を待っています。「了解」の一言でもいいので、すぐに返信をすることで、部下はすぐに次の仕事に取り組むことができます。

また、ミーティングを減らすことも、作業や時間の無駄を省くことにつながります。「そのミーティングは本当に必要なものかどうか」をよく考慮したうえで、行うか否かを決定しましょう。無駄なミーティングに時間を費やすくらいなら、それぞれの作業を進めるほうが効率的。

ほんの少しの時間も、積み重なると大きな時間になります。現在の仕事の取り組み方を見直し、無駄がないか精査しましょう。少しずつでも作業や時間の無駄を省くことで、生産性は高まります。

作業と時間のムダを徹底的に排除する画像

生産性の高いチームの作り方②報告には24時間以内に返信する

メールの返信待ちで、無駄な時間を費やす。返信を待つ必要のない報告の場合は良いのですが、返信次第で次の仕事の内容が変わるときは返信を待たなければならず、その間次の仕事が滞ってしまいます。

メールの返信はできるだけすぐにすることを、チームのメンバーに徹底させましょう。「24時間以内に」など、チーム内でルールを決めておくとより効果的。「たかがメール」と思われがちですが、多くのメンバーが関わる仕事では、このような小さな待ち時間の積み重ねが積み上がり、膨大な無駄な時間を生み出します。

24時間以内に返信する画像

生産性の高いチームの作り方③解決策は部下に考えさせる

部下の仕事のすべてを把握しなければ気が済まないというリーダーの方はいませんか?しかし、部下の仕事をすべて背負おうとしたら、自分の仕事が滞ってしまいます。「部下に任せるのは不安だ」と感じる方もいるかもしれませんが、チームの生産性を高めるためには、チーム内で仕事を分担し、効率的に仕事を進めることが大切です。

また仕事を任された部下の中には、すぐに「これはどうしたらいいですか?」と聞いてくる方がいます。しかし、問にいちいち上司が答えていたのでは、部下は自分で考えることをしなくなり、成長が望めません。

部下が「これはどうすればいいですか?」と解決策を聞きに来たときは、「君はどうしたらいいと思う?」と質問を返してみましょう。これを繰り返すうちに部下は自分で考えるくせがつき、上司に確認したいことがあるときは、「私はこう思うのですが、いかがでしょうか?」という言い方に変わります。

自分で考えるくせをつけることで、主体的に仕事に取り組むことができるようになります。メンバー一人一人が自分で考えて行動することができるようになると、チーム内の仕事がスムーズに進むようになります。

部下に考えさせる画像

生産性を高める日報アプリはこちら

仕事の効率化を図り、生産性の高いチームを目指そう

チームの生産性を上げるためには、効率の良い仕事のやり方を心がけることが大切です。そのためには、リーダーが1人で仕事を背負い込むのではなく、部下に上手く仕事を分担し取り組むことや、チーム内での仕事内容を見直し、無駄を省きましょう。

働き方の改善で1番大切なことは、日々地道にPDCAサイクルを回し続け「習慣化」すること。習慣化させるためのおすすめの手法は「日報」です。日報は、今日一日の仕事の中から得た気づきや学びを振り返ることで、より仕事のレベルを高めるツールです。

ここでは人気の日報共有アプリgamba!(ガンバ)をご紹介。チャットやgoogleカレンダー連携など、機能が満載です。

全体

①行動を振り返り、修正できる

うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。

gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。

テンプレート

 

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

 

③競争心に火がつく

日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。

メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

バーなし

 

④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。

チャット

 

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。

そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。

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