電子メールを捨てて2倍の成果を上げる方法とは
生産性や効率化が叫ばれているのに、メールのせいで仕事が予定どおり進まないという人も多いのではないでしょうか。メールはどうしてもやり取りに時間がかかる上、スピーディさに欠けます。メールを送っても返事がすぐに返ってこない、そもそも相手が読んだかどうかもわからない。
このような煩雑なやりとりを減らすためには、メール以外にもさまざまなITツールを使い分けることがおすすめです。手間も時間も省け、生産性をアップさせるITツールの3つの活用方法を紹介します。
メールを捨てて生産性倍増①クラウドで同時作業
1つ目のITツールはクラウドです。クラウドはインターネット上でさまざまな情報共有ができます。これを利用すれば、ミーティングの議事録は、クラウド上に全員が同時に書き込めば、その場でできあがるので、改めて作る必要がなく、生産性が格段に向上します。このやり方は、プロジェクトを進めるときにも有効です。
ワードやパワーポイントは、同じ名前で保存してしまうと、誰がチェックしたかわからなくなってしまうので、名前を変更して保存し直したりして手間がかかります。これがGoogleドキュメントなら、メールで「資料をアップしたので、必要があればいつまでに修正してください」と、Googleドキュメントのリンクを添えて関係者に流しておけば、各自修正を入れることができます。
またハングアウトで話しながら行えば、すぐに完成することができます。進捗管理も全員が共有ファイルにアップしてそれを確認できます。こうした生産性を倍増させるITツールは、マイクロソフトのOffice 365や、アップルのiCloudでも利用可能です。無料で利用できるITツールもあるので、ぜひ導入を検討してみてください。
メールを捨てて生産性倍増②日程調整にはカレンダーの共有
2つ目のITツールはカレンダーの共有ソフトです。メールのやりとりのうち、かなりの割合を占めるのは日程調整です。たとえばITツールの一つ、Googleカレンダーを共有すると、ミーティングの予定が入力され、クリックすると参加メンバーと会議のアジェンダが確認できます。
さらに事前配布資料もアップされているので、わざわざ印刷する必要もなく、コストもかかりません。そこまで準備ができていれば、ミーティングの当日はいきなり本題に入って議論を深めることができ、生産性が格段にアップします。
カレンダーを共有すれば、部下もその時間に合わせて相談しにいくことができ、全体のスピード感が上がります。「いつ空いていますか？」と部下が頻繁に聞くようなら、上司が部下の時間を奪っている証拠です。空いている時間を明確に「見える化」し、共有することで、チームや会社全体のスケジュールも把握しやすくなり、さらに生産性が向上します。
メールを捨てて生産性倍増③リアルタイムがスピード感を生む
3つ目のITツールはSkypeやチャットワークなど、リアルタイムで会話・チャットができるソフトです。メールは1往復するだけで1日、場合によっては数日待たなければなりません。
一方、メンバーが一堂に会するオンラインチャットなら、対話しながら意見を集約できるので、バラバラに作業をしていると何日もかかることでも、時間を決めて関係者全員が集まれば、一気に結論まで出すことができ、生産性が向上できます。
今はITツールを駆使すればオンラインでいつでもどこでもつながれるので、時間さえ決めてしまえば1カ所に集まる必要はありません。メールは、いったん持ち帰って検討してから返事をするが、チャットはその場で全部解決します。このスピード感の違いが、生産性を向上し、さまざまな仕事の面で生きてくるのです。
ITツールを駆使して生産性をアップしよう
メールも大切な連絡手段の１つですが、並行してさまざまなITツールを利用することで、効率化を図り生産性を向上することができます。働き方改革で効率化を図りたい企業や、顧客ともっとスピーディな対応をしたい企業は、ぜひ導入を検討してみてください。
働き方改革で1番大切なことは、PDCAサイクル（計画・実行・評価・改善）を日々回し「習慣化」すること。オススメの手法は「日報」です。
日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、「日報のテンプレート機能」や、「Googleカレンダーとの連携機能」など、 毎日たった5分で仕事のレベルが確実に高まります。
①行動を振り返り、修正できる
うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。
書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。
gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。
②情報の横展開ができる
メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。
また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。
上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる
みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。
また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。
「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。
チームワークが良くなる
各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。
そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。
③競争心に火がつく
日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。
メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。
実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。
④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！
スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。
さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。
仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。
⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる
日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。
そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。
でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。
2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。
