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部下の4つのタイプ別残業を減らして成果を高める方法

2017年2月4日

社員の健康管理や人件費抑制のために、残業や長時間労働の抑制が強く求められる時代になりました。過労死の問題やワーク・ライフ・バランスの見直しが叫ばれる中、政府も「働き方改革実現会議」を開き、残業は全業種、月60時間までとする方針を固めつつあります。しかし、人手不足で一人当たりの仕事量は増大する中、部下の残業時間を抑制するにはどうしたらいいでしょうか。

一律に残業をカットするのではなく、部下のタイプに応じた残業を減らす方法を考える必要があります。ぜひこのヒントから、いつも残業をしている部下はどのタイプなのかを見極め、残業を減らす対策を考えてみてください。

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部下のタイプ別残業を減らす方法① 業務キャパシティオーバー

1つ目は本人の能力を超えた業務量がある場合です。特に、仕事ができ、つい他の人の仕事まで面倒を見てしまうタイプの人や、1つの仕事をこなすのに時間がかかってしまうタイプなどがあげられます。対策は業務分散と指導による本人の能力向上を行うことです。

部下の仕事の進捗状況を把握し、なぜ残業になってしまうのかを本人と一緒に考えるのです。必要性に疑問のある仕事をなくしたり、効率よいやり方がないかを本人と一緒に考えることが必要です。業務量を書き出して「見える化」することも有効です。

これを行うことによって、知らず知らずのうちに「この人にだけ仕事が偏っていた」ということが一目でわかります。チームで行い、業務量を分散させ、残業を全員でしないように考えていくのがよい方法です。

部下のタイプ別残業を減らす方法② 夜型人間

2つ目は夜になるとエンジンがかかる部下の場合です。午前中に弱く、ついだらだらと仕事をしてしまい、暗くなるにつれて仕事がはかどってきて、結果残業に集中して仕事を行うタイプです。このタイプへの対策は自発的に習慣を変えるよう仕向ける指導をすることが必要です。

「日中に仕事を終わらせられるようにするためにはどうしたらいい?」といった質問を投げかけて、本人の意識を自発的に変えていくしかありません。生活スタイルや仕事に対する見直せば、残業をしなくてもよくなります。また、一日のうちで「〇時までにこれを終わらせてほしい」といった細かく具体的な目標を設定するのもよい方法です。

部下のタイプ別残業を減らす方法③ 仕事大好き人間

3つ目は仕事が大好きでついのめり込んでしまう場合です。理想を追い求めて、1つの仕事につい時間をかけすぎてしまったり、のめりこんでしまいやめ時がわからなくなってしまい残業になってしまうタイプです。

こうした部下は仕事に対する意識は高いので、「就業時間の中で、残業をせず生産性の高い仕事をするにはどうしたらよいか」という課題に取り組ませると、俄然力を発揮してくれます。「仕事の効率化をはかるためには、どのような工夫をすればいい?」と問いかけるのも有効です。残業を抑制してくれるだけでなく、会社全体の仕事の効率アップにも貢献してくれます。

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部下のタイプ別残業を減らす方法④ 残業代稼ぎ

4つ目は残業代を欲しいがためにだらだらと会社に居残ってしまう場合です。このタイプははなから残業をすることを決めているので、仕事の効率も悪く、いつまでたっても仕事に対するモチベーションも上がりません。

こうした部下は残業上限を決め、その中で終わらないようならば、重要な仕事から外す可能性もあることを告げると有効です。いきなりの通告では部下も不満が出ますので、上司と部下が互いに納得のいくよう、話し合って行うのがよいです。

残業を抑制するのも上司の大切な仕事

残業を減らすことは、社員の心身の健康を維持し、ひいては仕事の効率アップにもつながります。「24時間働けますか」という時代から、現在は「仕事も生活もバランスよく行う」という時代へと変化してきています。部下の残業を見直し、是正していくことは上司の大切な仕事です。

残業の抑制で困ったときは、ぜひ部下がどのタイプに当てはまるのかを考え、対策を考えてみてください。部下の信頼を得続け、リーダーシップを発揮し続けるためには、部下の日報を日々よく読み、業務の中でPDCAサイクルを支援し続けることが大切です。

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、PDCAが回しやすいテンプレートが標準で設定されているだけではなく、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日報でPDCAを習慣化させるための機能や上司のための支援機能が満載です。

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