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モチベーションを上げる!日報のフィードバックの書き方

2018年1月11日

チームの成長やメンバーのモチベーション向上を促すには、リーダーによる日報への適切なフィードバックが欠かせません。リーダーが一番やってはいけないことは、部下が書いた日報をそのまま放置してしまうこと。

せっかく書いた日報が誰にも読まれていないと感じてしまうと、日報という仕組み自体が運用できなくなります。日報は書く側だけでなく、読む側も日々継続することで価値が生まれます。

日報に一言コメントをフィードバックするだけで、部下は自分の書いたことをリーダーがきちんと受け止めていること、さらには自分がチームの一員として成果に貢献できていると感じることができます。

「お疲れさまでした!」「いいね!」のような簡単なフィードバックを返すだけでは、本質的なチームの問題解決やモチベーションを上げることにはつながりません。では、どのようなフィードバックを返していけばいいのでしょうか。

日報のフィードバックの画像

「ダメ出し」フィードバックはモチベーションを破壊する

一番やってはいけないフィードバックは「ダメ出し」。本人だけでなく、そのようなフィードバックを見ていた他の部下にも伝搬し、チーム全体のモチベーションが停滞してしまいます。

たくましく育って欲しいと思ってのフィードバックかもしれませんが、「よし、やってやる!」と奮発するだけの気概を一方的に相手に求めても空回りしてしまいかねません。

また、一方的な指示を出すというのも避けましょう。「もっとこういう提案をして。」「アポイントを取る時にはこの点を気をつけて。」部下は、何も考えずに言われたことを無批判にその通りにやろうとします。

そのような一方的なやり方が繰り返されると、部下は指示がないから何もしない、自分で物を考えようとしなくなってしまいます。

また、何か問題が起きた場合も、リーダーの指示が悪いと責任を転嫁するようになってしまいます。

モチベーションを破壊する画像

モチベーションを上げるフィードバックは「共感する」

では、「ダメ出し」ではないフィードバックとはなんでしょうか。フィードバックで重要なことは、本人自身による気づきを促すこと。その第一歩は、部下の成果に共感することです。

「素晴らしい成果ですね。お客様も喜んだでしょうね。」「さすが山田くんですね。そのやり方はとてもいいと思います。」

これらのフィードバックによって、部下は自分の行動や態度、成果をリーダーが認めてくれているという安心感を持ち、モチベーションが上がります。

もし仮に、何か具体的な指示を与えなければいけないのだとしても、このような「共感」があるかないかで、部下がそれを素直に受け入れられるかがまったく異なってきます。

モチベーションを上げる画像

「質問する」ことで成長を促すフィードバック

部下の仕事に共感した上で、「質問する」ことで相手の気づきと成長を促します。なぜ「質問」なのでしょうか。それは、「答えは相手の中にある」から。

いくら「こうしたほうがいい」「それはダメだ」といったところで、本人がそれに気づいて納得し、やり方を変えなければ意味がありません。

質問をすることで相手に考えるきっかけを与え、自分で問題に気づき、自分の意思で成長するよう促すことが大切です。

部下の成長を促す質問の仕方には大きく2つ。

1つめは、行動の結果や未来への気づきを与える質問です。たとえば、「いまのまま順調にいけば目標は達成できそうですか?」「もし課題があるとしたら何を改善すればいいと思いますか?」

2つめは、自分自身の内面への気づきを与える質問。たとえば、「なぜそう思うのですか?」「お客様はどう感じていると思いますか?」「このプロジェクトの成功のポイントは何だと思いますか?」

相手の中に新たな視点が生まれ、それまで見えなかったもの、気づかなかったことに気づくことができるようになります。

質問をすることの真のねらいは、単に疑問点を指摘することではなく、相手の成長を促すことにあります。

質問する画像

モチベーションを上げる日報アプリはこちら

日報アプリを導入して部下のモチベーションを上げる

部下の日報に対するフィードバックをほんの少し工夫するだけで、部下は自ら大きく成長します。今回は、人気の日報アプリgamba!を紹介します。

全体

①行動を振り返り、修正できる

うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。

gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。

テンプレート

 

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

 

③競争心に火がつく

日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。

メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

バーなし

 

④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。

チャット

 

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。

そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。

カレンダー

さっそく無料トライアルを試してみよう

外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。

日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を全て一掃することができます。

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