業績は数字を使った「日報の書き方」で決まる!!
日報は、明日行う業務を決めたり、進捗状況を知るための重要な報告書。しかし、何をどう行って、どの程度進んだのかを数値で進捗を記入しないとただの日記になりかねません。
日報は、数値できちんと進捗状況を把握することが、業績改善や目標達成につながります。日報を質の高い、だれでも見やすいものにするコツがあります。
日報を書くときに大事なこと
どの職種でも共通して書く大事なことは、以下になります。
- 今日の目標や対する目標を決める
- その目標に対して今日はどのような仕事をして
- どこまで仕事は進んだのか
- 明日以降の予定をきめる
- 困ったことや課題はどんなことか
だれが見てもわかりやすくするには箇条書きを使い、簡潔に記入しましょう。
進行状況や、目標達成率を数字で表す
仕事を進めていくうえで、ただ、こういう仕事をしていたという日報を書いていたのでは、どこまでどのように進んでいるのかがわかりません。業績や、進行度、日報を出す人の努力成果を表すには、必ず数字を使いましょう。
例えば、
というものと、
というもの。
後者●は商品ページの編集を30点まで行ったという、明確な結果が見えます。明確な結果が現れると、次回の目標や、課題を定めるのにも役立ち、業務の効率を上げることになります。
日報を部下に書いてもらうコツ
日報を書きやすくするために、テンプレートを用意してください。日報を面倒なものにしないことが大切です。
リーダーは日報が提出された時点で確認し、進捗状況をチェックし、コメントを入れて返すことをすることが必要です。リーダーが日報を見てフィードバックを返すことにより、部下が日報を書かなければいけないと意識し始めます。
リーダーは必ず日報は出された時点で確認し、チェックを入れましょう。また、リーダーが定期的なフィードバックを部署ごとに行うことは、チームの業績を伸ばすことにつながり、一丸として目標に近づけることとなります。
日報アプリを使ってみよう
働き方改革が叫ばれる昨今、コミュニケーションを活性化し、情報共有をよりスムーズにしたいと考える企業が増え、日報アプリを活用する企業が急速に増えています。
日報をアプリで管理することでどんな効用があるのでしょうか。今回は、人気の日報アプリ「gamba!」でできる5つのことをご紹介します。
①行動を振り返り、修正できる
うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。
書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。
gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。
②情報の横展開ができる
メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。
また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。
上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる
みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。
また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。
「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。
チームワークが良くなる
各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。
そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。
③競争心に火がつく
日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。
メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。
実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。
④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！
スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。
さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。
仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。
⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる
日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。
そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。
でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。
残業を減らして人件費を抑える日報アプリを導入しよう
外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。残業を減らして、生産性を高められれば、アプリの導入コストの何倍ものリターンが返ってきます。
日報アプリgamba!なら一人あたり月800円とリーズナブル。 便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を全て一掃することができます。
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